DocuWorksCITY お客様事例集

公立大学法人 公立千歳科学技術大学様

DocuWorks+Working Folderによるペーパーレス会議を通じて
ユーザーの意識や働き方の改革を促進!!

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学校概要 

         
学校名 公立大学法人 公立千歳科学技術大学
理事長・学長 川瀬 正明
電話番号 0123-27-6001
所在地 千歳市美々758番地65
開校 1998年 学校法人千歳科学技術大学 開学
2019年 公立大学法人 公立千歳科学技術大学 開学
ホームページ https://www.chitose.ac.jp/
地図

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今回お話を伺った方

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・情報メディア課 課長 博士(理工学) 大河内 佳浩 様

目次

 

DocuWorksを導入した経緯を教えてください

 

ペーパーレス化を進めるべきだという当時の理事長の方針の中で、総務課としてどうしたらペーパーレス化を進められるかを検討していました。会議録や会議資料をポータルシステム上にPDFで掲載をしていましたが、会議資料作成は紙での作業で、教務課で印刷したものにゴム印でページ付けをしてホチキス止めをして作成をしていました。これが非常に手間であること、また差し替え発生時の印刷の無駄等も発生しており、この作成作業をペーパーレス化することが出来ないかと考えていました。

また会議資料作成だけでなく、どうせやるならと特定の会議もペーパーレス化してしまおうということでDocuWorksやWorking Folderを使ったペーパーレスの仕組みを導入致しました。
現在は、「教授会」「事務局調整会議」「企画運営会議」の3つの会議体でこの仕組みを利用しています。
これにより、会議資料のとりまとめ担当者の「作業時間の削減」だけでなく、会議資料の「二重保管の抑止」や「会議時間の短縮」という改善効果が出ております。

●大河内様の実際のDocuWorksの画面

フォルダ体系

 

具体的な使用方法を教えてください

 

【活用シーン1】会議資料の取り纏め作業の効率化

DocuWorks導入前までの会議資料の取り纏め作業は、集めた会議資料を紙に印刷し、ゴム印で1枚1枚ページ付けをしてホチキス止めをしておりました。例えば資料の一番多い「教授会」ですと、1回の会議で約70枚の資料を人数分印刷しページ付けをしてホチキス止めをしていました。この作業に非常に工数を取られており手間に感じていました。
また、差し替えが発生した場合にさらに工数を取られてしまったり、無駄な印刷が発生してしまうこともありました。

導入前

差し替え作業もDocuWorks上で簡単に実施出来ますので、以前と比べると作業工数も短くなり、紙に印刷する必要もなくなりました。

導入後

【活用シーン2】ペーパーレス会議の実施

DocuWorksで取り纏めた会議資料は、Working Folderにアップロードして各会議体の参加者へ配布しています。参加者の端末やOSはバラバラで、デスクトップPCやノートPC、iPadやAndoroid等のタブレット等、様々な端末に対応したアプリケーションが用意されておりますので、端末を選ぶことなく活用が出来ています。
配布された会議資料は各自でダウンロードをし、DocuWorks Viewer Lightを使って閲覧をします。導入当初は、資料に書き込みをしたいという要望もありましたが、データ以外に紙で配布している「議案目次」に書き込みをしているようです。導入当初は、色々と操作面で苦労した部分もありますが、操作にも慣れてくると全く問題なく活用しています。

 

資料配布

WF画面

【活用シーン3】Working Folderのその他の活用方法

Working Folderを会議資料の配布以外にも活用出来るシーンがあるのではないか、ということでデータ共有も出来る旨を各ユーザーへアナウンスしたところ、例えばデータ量が大きくメールに添付できないような論文用の高精細写真のやり取りに利用したり、パソコンの中にあるデータのバックアップとして利用している方もいるようです。
Working Folderを利用していく中で、先生方に新たな発想が生まれ、様々な利用シーンで活用していただいています。

データ受け渡し

また、本学では文部科学省 ナノテクノロジープラットフォーム事業を行っております。学外の関係者と情報共有をするのにもWorking Folderを利用しています。以前は無料のクラウド型ストレージサービスを利用していましたが、Working Folderはセキュリティが高く、関係者しか利用が出来ないようアクセス権を設定できるほか、操作ログも記録されるので安心です。
また、教育連携している他校から資料を提出してもらう時や、データを共有する際にもWorking Folderを使っています。

 

導入後の変化について教えてください

 

導入することで変わったのは意識です。導入当初は「紙の無い会議への不安」や「クラウドサービスへの不安」が各利用者の中にあったと思います。しかし、紙に印刷してしまうと管理が非常に大変です。これまでは過去の議事録を教務課の他に各課でコピーを保管していました。今では、Working Folder上に過去分も保管していますので、これまでのような二重管理が無くなりました。二重管理が無くなると、紙が無くなりますので保管スペースが削減されました。紙保管が無くなるとセキュリティリスクが軽減されます。紙である必要が無くなると場所にとらわれないで業務を行うことが出来ます。「ペーパーレス環境」「クラウドサービスの活用」はまさに働き方改革に繋がっています。

その他、会議資料取り纏めから配布までの流れが効率化されたことにより、会議資料の提出が前日の受付でも当日の会議までに資料配布が間に合うようになりました。これまでの紙運用であれば会議の3日前までに資料の提出をお願いしていましたので、取り纏めから配布までの作業がかなり効率的に行われていると実感しています。
しかし一方で、紙運用と同じように3日前までの提出ということで運用を行えば、参加者への資料配布が早くなり、事前に資料を確認する時間も増えます。質問があれば会議開催の前にメールで質問をすることも出来ます。
会議が始まると、「〇〇について質問を受けて××と回答をしました」という報告の場とすることで会議時間の大幅な削減が見込めます。

そういった点を踏まえて、紙から電子への意識改革は達成できたと思いますが、電子にすることで効率的な会議の意識改革は今後の課題かなと思います。

 

今後について教えてください

 

今後は電子決裁を実施したいと思っています。紙でのワークフローは時間もかかりがちです。また、決裁後の申請書をファイリングすることで保管スペースを確保する必要があります。元データが紙である必要のないものは積極的に電子化していきたいと考えておりますがまだまだハードルは高そうです。

 

編集後記

 

2019年12月に初めて千歳科学技術大学様へ取材で訪問させていただきました。
「DocuWorksとWorking Folderをペーパーレス会議でかなり使い込んでいただいている」というお話は事前に伺っていたのですが、いざ実際にお話を伺うと、ペーパーレス会議だけでなくそこから発展させて色々なことに利用していただいていることがとても嬉しく思いました。
ペーパーレス会議の仕組みは、作業効率向上によりこれまで以上のスピードで事前準備が可能となります。生み出された時間を前倒しで活用していくことで、会議自体の時間も大幅削減が見込めるのではないか、という大河内様のお考えは、昨今の働き方改革のお手本となるモデルなのではないかととても勉強になりました。

今後は電子決裁を導入していきたいということでしたので、導入後またどういった形で皆様の意識が変わり、働き方が変わっていったのかをまた改めてお話を伺わせていただければと思っております。

この度はお忙しい中詳しくお話をお聞かせいただきまして、ありがとうございました。

(取材:北海道DocuWorks倶楽部 小田切 悠)

 

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