File20:DocuWorks+「トレイ2」

共有フォルダに格納されたファイルは、どのように周知していますか?

社内で電子回覧や各種申請業務を電子で行っている方も多くいらっしゃることと思います。
その際、共有フォルダにファイルを格納したあと、必要な方へ周知されていないとお困りになることはございませんか?または、格納連絡を都度メールで行っている方も多いのではないでしょうか?




DocuWorks トレイ2は、電子文書の受け渡しがスムーズに行えるDocuWorksのオプションソフトウェアです。

■新着文書をウインドウや音、アイコンでお知らせ

新しい文書がトレイに入ると、「新着お知らせ画面」ウインドウのポップアップと音で通知します。
また、トレイガジェットには「NEW」と表示される新着アイコンが表示され、新着文書が通知されます。


■トレイ内のDocuWorks文書をサムネール表示

トレイガジェットをダブルクリックすると、トレイ内の文書をサムネール表示で確認することができます。サムネール表示をさらにダブルクリックすると、文書を開き内容を確認することができます。

DocuWorks+「トレイ2」の実際の運用例

DocuWorksとトレイ2を使った実際の運用例をご紹介します。


【運用例1】ペーパーレスファクス受信時に、新着ファクスをお知らせ




ファクスはペーパーレスで受信し、DocuWorks文書に変換され、指定フォルダへ格納されます。
フォルダに格納されると、トレイが新着通知を表示しますので、新着ファクスをすぐに確認することができます。


【運用例2】各種申請、書類の受け渡し




サーバーに、日報や残業申請、稟議書や見積りなど、書類別のフォルダを用意しておきます。
作成者は書類を該当のフォルダへ格納します。すると、トレイガジェットや新着文書のお知らせウインドウにより、次工程の担当者へ書類が格納されたことが通知されます。

これまでは書類を格納したら、メールに格納書類を添付して送信したり、電話などで格納連絡を入れたりしていたことが不要になります。
メールの読み忘れ、不在時になかなか電話が繋がらない・・・などといったことが改善されます。


【運用例3】回覧文書、連絡事項の受渡し




サーバーに個人別フォルダを用意します。
例えばAさんが不在時に電話が入り、伝言を預かりました。これまでは手書きのメモを机の上に置き、伝言を伝えていましたが、今ではDW文書に伝言内容を書き、それをAさんのトレイに格納します。
すると、Aさんのトレイガジェットや新着文書のお知らせウインドウが通知をします。

Aさんが他フロアであったり席が離れたりしていると、メモを持って移動していたものが、席にいながら出来る作業へ変わります。

また回覧文書も同様です。
これまでは紙文書で回覧していた文書を電子にし、サーバーの回覧フォルダへ入れておけば、各自の回覧トイレが通知をし、見たいときに、いつでも、回覧文書を閲覧することができますので、不在の方で回覧が止まってしまう・・・ということもありません。


【運用例4】受発注業務書類の配布




サーバーに担当部門別フォルダを用意します。
受発注担当者にファクスが届いたら、担当部門のトレイに入れるだけで配布完了です。

配布先の担当者が処理を進めるとトレイからファイルが移動されます。
ファイルが移動されたことも確認できるので、処理が進んでいることを確認することができます。
また、格納文書量も視覚的に確認できるので、処理の滞りなどの確認もできます。


DocuWorks+「トレイ2」で効率的な電子化運用を促進

電子化を進めていきたいけどまずはどうしたらいいの?と頭を抱えてる方も多くいらっしゃると思います。

私たちがまずお勧めしたいのは、

「何を電子化したいのかを決めること」

漠然と電子化したいという気持ちから進めていくと、なかなか社内に浸透せず、電子化が定着しないという結果に至る事もございます。

まだ使い方に慣れていないソフトウエアを使うのは大変なことです。
ですが、このソフトウエアを使わなければ処理ができない、という書類があると、はじめは慣れないながらもなんとか書類を処理し、そして少しずつ操作に慣れていきます。

いきなり、あれもこれもと電子化進めてしまうと、実際に操作される方の頭はパンク寸前。

まずは無理なく進められるように、1、2種類の電子化運用する書類を決めていただき、そこからはじめられることをお勧めいたします。

富士ゼロックスが提供するDocuWorksとトレイ2で、電子化運用の促進をお手伝いできれば幸いです。


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