Apeos PEMaster® 2.3 特長

Apeos PEMaster Evidence Manager 2.3

ドキュメントスペース、コラボスペース、ワークフローの3つの機能が連携し、各業務のコミュニケーションプロセスを記録。文書・証跡を管理をするソフトウェア。

ドキュメントスペース

エビデンスを一元的に記録管理

数千万に及ぶ全社規模の文書や証憑などの記録を、多彩な管理体系やアクセス権設定、検索機能を利用して管理できます。また、Apeos PEMaster PDCA Managerとの連携により内部統制に関わる活動の証跡を、さらにApeos PEMaster Evidence Trackerとの連携により複数の業務プロセスにまたがる活動の証跡までを、一元的に管理できます。

アクセス権を細やかに設定可能

閲覧、ダウンロード、印刷などにアクセス権を詳細に設定できるほか、版や履歴の管理から修正・変更の過程の把握も容易にできます。

アクセス権表示の画面

属性検索、全文検索を標準装備

文書に付与された文字列、日付など、文書中のテキストを対象に全文検索が行えます。

検索設定の画面

ドキュメントライフサイクルを支援

企業の文書管理規程に従い「ドキュメントライフサイクル」を設定すれば、文書の公開や削除、担当者へのメール通知などが自動で行えます。また「作成」「閲覧」「廃棄」などの状態に応じたアクセス権の自動制御も可能。文書を外部メディアに退避するアーカイブ保存機能も装備するなど、作成から廃棄までトータルにサポートします。

ドキュメントライフサイクルを支援

分類ビュー機能注1 で自在に文書管理

文書の属性を利用した分類ビュー機能により、文書の管理体系や利用シーンに合わせて、階層表示を自在に変更できます。文書の種類や作成者などの属性をキーに文書群の階層構造を変えることで、複数の異なる視点から文書が管理できます。また、文書を分類フォルダーに登録するだけで、指定した属性が自動的に付与されるので、文書登録作業もスムーズに行えます。

同じ文書群も指定条件で見せ方を変えて分類

  • 注1オプション。

コラボスペース

"曖昧"だったプロセスも明確化

コラボレーション機能により、従来、明確に定義できなかった"人と人とのコミュニケーション"のプロセスも可視化が可能となりました。手順を分析することで、情報共有やプロセスの改善に役立てられます。

コラボレーション機能

コミュニケーションの履歴を管理

コラボレーションスペースのタスク内で行われた打ち合わせや問い合わせ、作成した文書などを管理できます。問い合わせややり取りを表示することで人と人とのやり取りが業務プロセスとして明確になり、改善可能になりました。

総合リスクマネジメントタスク管理画面

  • 注記コラボスペースはオプション。

ワークフロー

ワークフローをグラフィカルに作成・管理

回覧や合議、条件分岐、差し戻しなどの業務プロセスをグラフィカルに作成・管理できます。ワークフロー内の各ステップで、ドキュメント添付、コメント入力、否決/承認判断などを設定可能。ドキュメントスペースやコラボスペースからワークフローを起動し、承認回覧を行ったうえでドキュメントスペースに登録することも可能です。

ワークフロー定義の管理画面

業務プロセスを円滑化する機能が充実

  • ワークフロー管理
    ワークフロー定義は、権限のあるユーザーだけが作成・管理できます。起動テンプレートの作成で部門別の担当者を設定可能。作成したワークフローは事前に定義チェックしたり、リハーサルを行えます。利用期限や新規バージョンへの変更日指定もでき、ワークフローの維持管理が容易になります。
  • メール通知
    処理依頼通知や指定期限での督促通知を、担当者へ自動的にメール送信できます。
  • 文書添付
    クライアントのデスクトップデータをワークフローにドラッグ&ドロップで添付、削除、差し替え、追加できます。ドキュメントスペースやコラボスペースからワークフローを起動すると自動的に文書が添付されます。
  • 進捗管理・代理承認
    進捗状況をワークフロー上からグラフィカルに確認できます。進捗管理者の設定でメンバーの処理状況を確認したり、代行者の設定で不在中の代理承認も可能になります。

進捗管理・代理承認

  • 注記ワークフローはオプション。

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