DocuWorks® 9 特長

多彩なワークフロー

文書の収集・加工から、PDF変換、文書の確認・承認、文書の受け渡し、文書の保管まで、多彩なワークフローをサポートします。

文書の受け渡し

文書の受け渡し

ファクス受信文書を直接DocuWorksに転送

富士ゼロックス製の複合機注1 で受信したファクス文書やスキャンした紙文書を、自席のDocuWorksに自動転送します。トレイに紙文書をのせる感覚で文書の受け渡しができる「DocuWorks トレイ 2注2 」を組み合わせれば、文書の受信を視覚的に察知できます。

  • DocuWorks トレイ 2
    トレイを活用した紙文書の受け渡しをPC環境で再現しました。新着文書はアイコンやポップアップ画面などで知らせてくれるので、見落としません。

DocuWorks トレイ 2

DocuWorksから直接ファクス送信

DocuWorks Deskから直接ファクス送信ができます。複合機まで移動する手間がないうえ、ファクス送信のためにファクス文書をプリントする必要がなく用紙の削減にも貢献します。

DocuWorksから直接ファクス送信

PDFからのハンドリングもスムーズ

PDFからのハンドリングもスムーズ

  1. PDFからDocuWorks文書に変換注3
    ドラッグ&ドロップで簡単にDocuWorksに変換できます。
  2. PDFを開かずにプレビューで確認できる
  3. PDFのまま「束ねる」「ばらす」「回転」
    PDFのまま、文書を回転したり、ページを入れ替えたりできます。
  4. 用途に応じたPDFが生成できる
    パスワード付きPDFや、透かし入りPDFなど、用途に応じたPDFが簡単に生成できます。
  • 注1親展ボックスを保有するApeosPort-III / DocuCentre-IIIシリーズ以降の複合機。
  • 注2別売ソフトウェア。
  • 注3セキュリティー付きPDFなど、プレビュー表示やDocuWorks文書への変換ができないPDFもあります。

文書の収集・加工

お仕事スペース

お仕事スペースは、ユーザーがより快適に作業できるよう、自分だけのポータブルな電子の机という概念に基づいて用意した新機能です。従来のDocuWorksよりも、文書の収集や整理、フォルダーへのアクセスや外部との共有といった使い勝手を大幅に改善します。

フォルダへのアクセスや外部との共有

DocuWorksから直接ファクス送信

  • 文書を集める
    ユーザーフォルダーやリンクフォルダーだけでなく、Windowsのエクスプローラーからも簡単にお仕事スペースに文書をコピーできます。
  • 編集する
    お仕事スペースの文書は、DocuWorks Deskから直接開いて編集できます。

編集する

  • 同期する注1
    アイコンをクリックするだけで、お仕事スペースのすべての文書注2 がクラウド上に保存できます。

同期する

  • 他の端末から閲覧/編集する
    クラウドに同期したお仕事スペースの文書は、他の端末のDocuWorks上からもアクセスできます。
  • 保管・整理する
    お仕事スペースの文書を片付けたり、集める前の保存先を探したりできます。

保管・整理する

ふでばこ

よく使う機能や最近使った機能をすぐに呼び出せる「ふでばこ」を用意しました。ふでばこはマウス近くにポップアップ表示されるので、編集中、ツールバーまでマウスを移動させずに済み、作業を中断させません。

ふでばこ

  • 注1お仕事スペースを同期するには、別途Working Folderの契約が必要です。
  • 注2お仕事スペースのサブフォルダ―は同期されません。

拡張された便利な文書加工

イメージページの分割

2アップや4アップ、小冊子などで配布・印刷された紙文書のスキャンイメージを簡単に分割。お仕事バーに拡張された「イメージ分割の分割」を登録して操作すれば、簡単に文書が読める向きに修正できたり、複数ページでスキャンされた文書も1ページ単位の文書に加工できたりします。

[例]紙文書をスキャンしたが、ページによって文書の読める向きが反対になってしまう。

イメージページの分割

付箋のついたページで文書作成、付箋の削除

お仕事バーに拡張された「付箋の付いたページで削減注1 」や「付箋の削減注1 」を登録して操作すれば、簡単に付箋がつけた重要なページだけ抜き出したり、テキストやマーカーは残したまま付箋だけ削除したDocuWorks文書を作成したりできます。

[例]変更指示したコメントや雲マークを付けた図面をプリント出力したいが、付箋は印字してほしくない。

付箋のついたページで文書作成・付箋の削除

  • 注1DocuWorks 9(バージョン 9.0.7以降)。

作業の可視化・承認

お仕事バー

ツールバーをカスタマイズし、DocuWorks Deskの画面下に配置できます。よく使う機能や作業の手順を登録して業務を効率化できます。

お仕事バーの例

  • 定型業務の作業効率を向上
    業務の流れに合わせてアイコンを登録。お仕事バーに並ぶアイコンの順に操作することで、操作ミスをなくし、定型業務の効率化に役立ちます。また、作業ごとにタブ注1 を分けて登録できるので複数の業務にも対応できます。
  • 作業の進捗を把握
    最後に実施した作業アイコンにマーキングが残るので、複数業務を並行しても、どこまで作業したかそれぞれの進捗を把握できます。
  • 業務フローを共有
    お仕事バーの設定情報は、エクスポート/インポートが可能。お仕事バーの設定をチームで共有すれば、担当者が代わっても同じフローで作業を行うことができます。

お仕事バーは自由にカスタマイズできます。

業務に合ったアイコンをお仕事バーにドラッグするだけ。

お仕事バーは自由にカスタマイズできます

スタンプ機能

日付印や「重要」「至急」「承認」「社外秘」などのスタンプを標準で用意するほか、独自のスタンプの登録も可能です。また、あらかじめ決められた位置に捺印するようお仕事バーに登録しておけば、お仕事バーのアイコンをクリックしただけで簡単に捺印できます。

スタンプ機能

セキュリティー

パスワードによる文書の保護や、編集・印刷の禁止といったセキュリティー機能にも対応しています。

電子印鑑・電子証明書

DocuWorks電子印鑑注2 または電子証明書注3 により、DocuWorks文書への電子署名を付加できます。名前や日付のほか、署名が本人のものか、署名後に修正や編集がされていないかなども確認できます。

  • 注1タブは最大20まで登録可能。
  • 注2DocuWorks電子印鑑による署名機能は、認証機関により発行された電子証明書を利用するものではありません。
  • 注3電子証明書による署名を使用する場合は、認証局からユーザー個人の証明書と、認証局の中間証明書およびルート証明書を入手する必要があります。

確認・保存

DocuWorks文書やPDFの属性登録・検索

DocuWorks文書やPDFに、取引先名や納品日などの文書情報(属性値)を登録できるので、ファイルの絞り込みがしやすくなります。属性ビューでDocuWorks Deskのワークスペースに属性が登録された文書だけ表示することができます。

文書の登録や検索もよりスムーズに

「DocuWorks 文書情報エントリー 2注1 」の組合せで、スキャンした文書も画面で確認しながら必要な部分をOCR処理して簡単に文書情報(属性値)を登録・振り分け。属性を利用した検索やCSV形式で出力することで文書の確認もスムーズにできます。

DocuWorks 文書情報エントリー 2

  • 注1別売ソフトウェア。

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