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DocuWorks 8の新機能

DocuWorks 8の新しい機能の一部をご紹介します。
その他詳細な商品情報については、DocuWorksの商品情報ページにて公開予定です。(2013年8月上旬予定)

(1) 個人の業務フローを省力化し、業務プロセスを効率化

「便利な機能」と「画面分割」で定形業務を効率化

  • 便利な機能
    「OCRしてEXCEL変換」、「PDFに変換」、「ページの並べ替え」、「検索してマーク」など、DocuWorks Deskワークスペースの「便利な機能」に配置。よく使う機能をカスタマイズして登録もでき、直感的に操作できるので、デスク上のドキュメント操作がスムーズにできます。
  • 画面分割
    DocuWorks Deskのワークスペースを上と下に分けて表示できます。
    例えば、画面下部で複合機の親展ボックスにあるスキャン文書やファクス文書を選択し、画面上部のフォルダーにドラッグ&ドロップすることで、簡単に文書を取り出したり移動させたりできます。

新しいフォーマット「入れ物」で文書の保管や回覧に

複数のフォーマット文書のコンテナーとして新たな「入れ物」を実現。
「入れ物」には中身が透けて見える「クリアフォルダー」と中身が見えない「封筒」の2種類を用意します。
DocuWorksファイル以外の文書も格納できるので、例えば図面などCADファイルや作業中のファイルをまとめて保管したり、表紙にコメントを付けて閲覧するなど新たな使い方として活用できます。 従来からのDocuWorks文書やDocuWorksバインダーと用途に応じて使いわけることができます。

DocuWorks入れ物とDocuWorksバインダーの違い

DocuWorks入れ物 DocuWorksバインダー
種類 クリアフォルダー、封筒 バインダーのみ
対象文書 DocuWorks文書ほか、セキュリティー設定がされたDocuWorks文書、PDF、WORDなどDocuWorks以外の文書フォーマット、入れ物、DocuWorks入れ物、DocuWorksバインダーが格納可能 DocuWorks文書のみ
表紙のアノテーション できる できない
利用シーン 作業中の一次保管や、まとまった文書の受け渡しとして 文書の保管管理として

(2) 業務で必要な文書がすぐに見つかる

「インデックス検索」で簡単検索

Deskの検索に、Windows Searchを利用する「インデックス検索」で簡単にキーワードを入力。「画面分割」して検索すると、分割した下の画面に検索結果がサムネールで表示されるので、すぐにほしい文書が見つかります。さらに、検索結果からファイルの種類などで絞り込みも可能です。

「インデックス検索」機能を使うには、お使いのPCに「Windows Search 4.0以降」がインストールされていることが必要です。

「属性追加」「属性ビュー」で必要な文書がすぐに見つかります

DocuWorks Deskの「インフォビュー」画面から複数文書の属性が可能です。
予め文書に顧客名や文書の種類(見積書、納品書、仕様書など)を登録しておけば「属性ビュー」で、その目的にあった文書が簡単に見つけられます。

(3) いつでもどこでも業務フローを処理

文書トレイのトレーサビリティを強化

クラウドストレージサービス「Working Folder」を、DocuWorksの文書トレイ注記の保存先として利用できます。
インターネット経由で文書のやりとりができるので、社外や取引先とも確実な文書のやりとりが可能です。

また、デスクトップ上のDocuWorks文書トレイのプロパティから、「いつ」、「だれが」、「どの文書を」「格納したか/取り出したか」のログ情報を表示したりCSVファイルにダウンロードしたりできるので、文書の滞留時間やトレイごとの利用実績のデータを業務改善などに活用することで、取引先も含めたドキュメントワークフローの可視化、スピードアップが実現できます。

  • 注記 別売ソフトウェア「DocuWorks ドキュメントトレイ オプション 1.3」が対象です。

利用シーン

  • 文書の滞留時間やトレイ毎の利用実績確認することで、業務の滞り状況を分析し業務改善に活用
  • 複数のトレイの台帳を突き合わせることで、業務の進捗を確認

(4) ネットワークでの新たな文書コミュニケーションの提案

  • ご近所Desk

    身近な人とワークスペースを共有する「ご近所Desk」。
    共有したい文書を「ご近所」の「自分の机」に置くだけで同一サブネット内のDocuWorks Deskを開いている人と手軽に情報を共有することができます。

    公開された相手の机にある文書をコピーしたり、「持ち寄りテーブル」でプロジェクトや目的別に複数ユーザーで文書を持ち寄って共有したり、新たな文書コミュニケーションを実現できます。

    ファイルサーバーなどの導入コストもかからない為、SOHOや個人事業など数人で共同作業をしている場で、簡単に文書を共有する環境を提供します。

  • Deskワークスペース部にアノテーションが可能に

    DocuWorks Deskのワークスペースに付箋やテキストなどのアノテーションを付けることができるようになりました。
    備忘や目印、ちょっとしたメモ書きなど、机の上に付箋を張り付けるような感覚で利用できます。

    さらに、リンクフォルダーにある共有フォルダーのワークスペースに相手に伝えたいコメントをつけることで文書を共有するだけでなく、円滑なコミュニケーションに役立ちます。

  • 「ご近所デスク」は、同一のサブネットワーク(UDPブロードキャストが相互に届く範囲)に接続し、本機能を動作させているユーザー同士の間で、互いが公開している文書が対象です。
  • 「ご近所Desk」のワークスペースはアノテーション編集できません。

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