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DocuWorks & Working Folderでさらなる業務効率化を提案します!

Working Folderで、DocuWorksをさらに便利に使ってみませんか? 親しんだDocuWorksの操作そのままで、クラウドサービスを利用できます!

「Working Folder」は、インターネット環境さえあれば電子化されたビジネス文書に、どこからでも安全にアクセスできる富士ゼロックスのクラウドサービスです。
月額課金制なので、手軽に導入でき、運用・管理に手間をかけることなく、いつでも高度なセキュリティー環境でご利用いただけます。

DocuWorks 8ともスムーズに連携し、モバイルワークによる営業効率化、手軽で安全な拠点間・異企業聞での情報共有を支援する「Working Folder」をご紹介します。

Working Folderの特長

モバイル連携で外出先から社内文書にアクセス

  • いつでもどこでも
    スマートフォンやタブレット端末からスムーズにアクセス可能。
    24時間365日どこからでも社内文書にアクセスできるため、ビジネスチャンスを逃しません。
  • 格納されるとお知らせ
    ファイルをフォルダーに格納するとメールで通知。重要な書類を見逃しません。

社内外との安全・安心な情報共有

  • 共有したい人にだけ
    社内だけでなく、取引先などの社外の人ともあらかじめ設定したアクセス権で安全に情報共有ができます。
  • 大容量ファイルもらくらく共有
    一度にアップロードできるファイルサイズは余裕の500MB。
    図面やデザインファイルなどの大容量のファイルでもらくらく格納。

運用コストの削減、オフィスのペーパーレス化

  • 運用・管理は富士ゼロックスにおまかせ
    クラウド型のストレージサービスである「Working Folder」の運用・管理は富士ゼロックスがしっかりサポートします。
  • オフィスのペーパーレス化でTCO削減
    富士ゼロックスならではの高度な複合機連携により、紙の電子化やペーパーレスファクス化が可能。TCOの削減を支援します。

DocuWorksとの連携注1注2によるメリット

DocuWorksでの業務効率化をさらに推進できる

ファクス受信業務のさらなる効率化を実現

DocuWorksと複合機の連携により、受信ファクスのペーパーレス化、確認工数の削減が可能となります。受信したファクス文書をiPhone/iPadやAndroid™端末などで社外から閲覧でき、オフィス内での効率化だけでなく、外出先を含む全社的なファクス受信業務の効率化を実現します。

スピーディーな文書の受け渡しを実現

DocuWorks ドキュメントトレイ オプションとの連携注3では、文書トレイの保存先として、Working Folder上のフォルダーを指定可能です。社内だけでなく、異企業間でも文書トレイによる文書の受け渡しが可能となり、取引先も含めたドキュメントワークフローの可視化、スピードアップを実現します。

DocuWorksでWorking Folderを使いやすく

いつもの操作でクラウドへアクセス可能

一般的にクラウドサービスを利用するときは、ブラウザーを起動しファイルのリンクをクリックして…といった複数ステップの操作が必要ですが、DocuWorks DeskからWorking Folderを利用する場合は、ファイルやフォルダーをドラッグ&ドロップする操作が基本なので、DocuWorksを使っている感覚で利用できます。

フォルダー単位の操作で省力化

Webブラウザーからの単独使用では、フォルダー単位でアップ/ダウンロードしたくても、ファイルを一つずつ操作しなければなりません。DocuWorks Deskからはフォルダー単位で操作できるので、1つのフォルダーに報告書などの大量のファイルを格納している場合も操作の手間が省けます。

Working Folder 4つのポイント

強固なセキュリティー

日本データセンター協会のファシリティ基準で最高レベル(ティア4)の信頼性の高い国内データセンターで運用。
ネットワーク、サーバー、ストレージのすべてを冗長化、通信も暗号化対応により、お客様のデータを安全に守ります。
一方、他社無料クラウドサービスは国外データセンターの運用がほとんど。

国によっては、法律により当局にサーバー内の情報を閲覧されたり、ハードディスクを接収される可能性も否定できず、急な利用停止に陥る可能性があります。

安心のサポート体制

Working Folderは担当営業が販売し、ご契約者様専用のコールセンターを設置。トラブルや疑問点などにすぐ対応できる体制を整えており、安心して利用できるクラウドサービスです。

一方、他社無料クラウドサービスはWebサイトやメールのみでサポートを提供しているケースがほとんどで、「すぐに解決できない」「日本語対応がない」といったケースも散見されます。

ビジネスユースに必要な管理機能

操作履歴の表示、CSVファイルとしてダウンロードができるほか、ユーザー一括登録機能も提供。
ビジネス用途では必須ともいえる管理機能が充実しています。

一方、他社無料クラウドサービスは個人利用を前提にしているため、法人利用で必要とされるユーザー管理や操作履歴管理などの機能を提供していない場合があります。

富士ゼロックス商品との連携によってさらなるTCO削減に効果!

富士ゼロックス社製の複合機注1と連携することで受信ファクスやスキャンした文書をそのままWorking Folderにアップロードでき、オフィスのペーパーレス化を推進できます。また、ファイル管理ソフトDocuWorksと連携することでパソコン上のファイルも一元管理できるようになり、Working Folderをさらに便利に使うことができます。

DocuWorksとWorking Folderを活用した導入事例

企業情報

社名 BR社様
業種 医療用研究機器輸入・販売
従業員数 26人

導入前の課題

以前からDocuWorksを活用し、送受信ファクスのペーパーレス化は実践していましたが、全社の業務効率化を推進するため、業務フローの改善を進めていました。その中で、販売管理システムの導入を検討する際、営業現場から仕様について、要望(1)「外出先からカタログを閲覧したい」要望(2)「受信ファクスをすぐに確認したい」との要望がありました。

販売管理システムを導入するには、検討から導入までに数ヶ月の期間が必要なため、まずは、現場からの要望(1)を改善すべく、無料クラウドサービスを導入しました。導入当初はクラウド上にアップしたファイルを外出先からでも確認できる利便性が好評でしたが、使用頻度が増すにつれ、管理機能やセキュリティー面で不満の声があがるようになりました。確かに無料クラウドサービスは、個人でアカウントの管理をしなければならず、会社として一括管理をすることは難しく、さらに社内文書がどのようにやりとりされているかを把握できないため、セキュリティー上問題がありました。

Working Folderの提案

そんな悩みを富士ゼロックスの担当営業に伝えたところ、Working Folderを紹介されました。富士ゼロックスさんがクラウドサービスを扱っていることに驚きましたが、文書管理のプロとしてクラウドのストレージサービスを提供するのはむしろ自然なのかもしれません。機能面では現場が要望していた管理機能(ユーザー一括登録、操作履歴)が充実しており、さらに富士ゼロックスが運用しているサービスという信頼性に魅力を感じました。

富士ゼロックス商品との連携が決め手

さらに、単なるクラウドサービスではなく、現在業務で活用しているDocuWorksや複合機と連携させることで、業務フロー全体をペーパーレスファクスとモバイルワーキングを軸に設計できることが決め手となりました。そのため、将来的に営業関連資料だけではなく、図面やバイナリーデータなど重要かつ大容量のデータを格納することを見越して、ユーザー数/容量をそれぞれ追加(40ユーザー/50GB)して導入しました。

導入後の効果

Working Folderにアップロードされた社内文書に外出先からアクセスできることはもちろん、管理者機能によってセキュリティーが担保されるのが嬉しいですね。また、複合機、DocuWorksと連携させることで、受信ファクスをペーパーレスでWorking Folderに直接アップロードでき、営業現場から上がった要望(2)も解決しました。そして、そのまま使い慣れたDocuWorksで文書管理ができるため、以前まで月間2,000~3,000枚程度出力していたファクス用紙がほぼゼロになり、紙出力に関わるコストが大幅に削減できました。

今後への期待

Working FolderはDocuWorksや複合機など富士ゼロックス商品と連携することで、単なるクラウドサービスを超えて、業務そのものを効率化できるサービスだと思います。今後も様々なサービスと連携することで、さらに便利なサービスに発展していくことを期待しています。

構成図

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