高津税理士事務所 高津 純一 様

高津税理士事務所 高津純一様 高津先生のオフィスは普通のオフィスとはかなり雰囲気が異なります。机の上には書類などがほとんどなく、あるのはマルチディスプレイを備えたパソコン。書類をバインダーなどに整理して納めるキャビネット類も見当たりません。ペーパーレスにこだわり「事務所をノートパソコンに入れて持ち歩く」という高津先生のお話がなるほどと納得させられます。これをどのように実現されたのか、またDocuWorksはどのように役立っているのかを伺ってみました。

先生は開業されたのが 1982 年と伺いました。コンピュータとの関わりはどのようなものですか?

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「当時は一部の会計事務所などでは専用のシステムが使われたりはしていましたが、まだパソコンが普通に使われる時代ではありません。自分でパソコンを買ったのはたしか 1985 年ぐらいで、相続税のソフトを使った記憶があります。その後に表計算ソフトを使うようになり,これは何でもできるなとびっくりしました。税理士事務所というのは数字を扱うわけですから、表計算ソフトを何にでも使って仕事をするという時代がずっと続きました。パソコンは好きだったので、“事務所では手書きの文書は作らない”などと公言していた記憶があります。パソコンを使えば紙の文書はいらなくなるはずだと思いましたね。」

「しかしその反対に、コンピュータが普及してくると、かえって紙の使用量が増えていきましたね。手書きなら間違えないように気をつけるところを、間違えたり、体裁が気に入らなかったら何度でもやり直せるので、紙の消費が増えるんです。紙で出してみてチェックして、直してからまた正式に出すという具合で、どんどん紙が増えるんですね。そういうことに前から疑問を感じていましたし、ペーパーレスということもさかんに言われてはいたのですが、それを解決する手段がなかったわけです。」

DocuWorks によってそれが可能になったのですね?

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「たしかにそれは言えますが、ペーパーレスを実現しようとして DocuWorks を使うことにしたわけでもないんです。 DocuWorks を知ったのは 4 年ほど前、 2000 年の 4 月頃ですが、たまたまパソコン好きの仲間がいて、その人が紹介してくれたんです。ペーパーレスは結果としてそうなったという感じです。 当初 DocuWorks については、書類をスキャンして、 OCR 処理ができて、それを検索できるソフト だというレベルの認識でした 。

その背景には、何人かの方が税法のデータベースを作って検索できるようにしようということを研究されていて、その手段として DocuWorks を利用するということがあったんだと思います。自分自身も、はじめは税務雑誌などをスキャンして検索するような使い方だったのですが、 1 ヶ月ちょっと経った 5 月末頃には、すでに決算に係る税務処理に DocuWorks を活用していました。」

使い方に苦労されなかったのですね?

「そうですね。簡単に、きわめて感覚的に扱えるというところがいいわけですから。マニュアルも読んだかどうかあまり記憶がないくらいです。税理士会などで DocuWorks を紹介するような時も、 30 分も話せばほとんど理解してもらえます。ですから、業務にどう使うかという工夫にすぐに入っていけることになります。」

レスペーパー化のメリットも大きいと思いますが、業務にとって DocuWorks が果たす役割についてはどのように感じられていますか?

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「税理士事務所の業務のかなりの部分を占めているものに法人税の申告があります。この作業は、最終的に申告書を作るわけですが、私の場合は表計算ソフトと会計ソフト、それに法人税申告ソフトを組み合わせて行なっています。これを紙でやるのであれば、それぞれ別々のソフトから出力して、最後に紙を積み重ねていくわけです。ところが DocuWorks であれば、別々のソフトで作った書類でも、 DocuWorks 文書にして画面上で重ねて、最後に必要なものだけを 1 回でプリントすれば提出用の書類ができます。お客様用の控えもすぐにプリントできるわけで、そういう部分が業務効率の上では大きいですね。

 また、 DocuWorks Desk でいろいろな書類をサムネールで一覧できるというのは非常にわかりやすいんです。たとえば相続などに関係して公図や測量図などが必要になるのですが、これなどがどこにあるかも一目でわかるので便利なわけです。しかも DocuWorks Viewer 上でこういうイメージデータが軽く動くのもいいですね。

 それから、ペーパーレスということにも関係しますが、 FAX はふつう紙に出しますが、 FAX ソフトで出力先を DocuWorks プリンターにすれば、紙に出さずにパソコンに取り込んでファイリングして、それを簡単に読みにいくという使い方もできます。」

申告書の出力以外ではほとんど紙を出す必要がなくなったわけですね。

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「ペーパーレスを実現するには、徹底して紙を出さないという意気込みが大事です。それを無理なく実現させてくれるのが DocuWorks だと思います。私のお客様には DocuWorks Viewer を入れていただき、資料のやり取りも DocuWorks 文書で行っています。 DocuWorks はセキュリティ機能がありますので、そういった使い方ができるんですね。それから税理士事務所では紙文書の廃棄は、お客様との秘密保持上、大変な労力やコストがかかります。 DocuWorks だったら、不要になった元帳も簡単に削除できますよね。」

マルチディスプレイも ペーパーレス事務所の実現には欠かせないのでしょうか 。

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「 ひとつのディスプレイを DocuWorks 専用にし、他のディスプレイで会計ソフトや税務ソフト、表計算ソフトなど他のアプリケーションを表示させます。 たとえばお客様の確定申告をする場合、表計算ソフトなどで作業しながら、 DocuWorks 専用のディスプレイで前年度の資料を見るといった 使い方ができます。机に紙のファイルを広げて参照しながら計算したりすることを電子的に再現するとしたら、画面が 1 つでは足りなくなると言ったらいいでしょうか。逆に言えば、こういった使い方もペーパーレスにつながっているのかもしれませんね。」


将来的には電子申告への利用なども視野に入ってくると思いますが、そのあたりはどうお考えですか?

「電子 申告と私が行っている DocuWorks によるペーパレスは、基本的に別の世界だと考えています。しかし電子申告をするまでの業務の過程においては様々な資料や、申告における添付書類などのドキュメントが必要となります。それを効率的に処理するには、 DocuWorks は欠かせない存在です。 」

先生はさまざまな場で DocuWorks を紹介して下さっていますね。

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「商売上の便利な道具は人に教えたくないというのが 我々の世界では よくあることかもしれませんが、DocuWorks というのは それを 超える魅力があるからだと思います。こんなにいい物があるぞと、ついしゃべりたくなってしまいます。」


最後に、先生にとって DocuWorks とはどのような存在でしょうか。

「これがなくては仕事にならないという、仕事の流れのベースになる存在ですね。もちろん会計ソフトや税務申告ソフトや、汎用の表計算ソフトがなくてはならないわけですが、それを支えているのが DocuWorks ではないでしょうか。それによって業務の効率化、スピードアップができて、お客様へのサービスの向上にもつながるということですね。」

システム構成図
システム構成図

仕事に欠かせないほど便利というマルチディスプレイのシステム。1つのディスプレイをDocuWorks用とし、別のディスプレイで会計ソフトなどのデータを参照する。