Smart Workstream® 特長

電子化を起点に、業務プロセスと文書管理の品質向上を支援。

文書の電子化を推進

複合機と連動し、紙文書の電子化や電子ファイルの登録を支援。

文書の電子化を推進の図

使いやすい操作の電子化作業

事前に設定された文書処理ルールを利用することで、作業ごとの面倒な設定を省いたシンプルな操作で文書の登録が可能です。

複合機アプリを利用して登録

複合機に搭載したアプリから、ルールを選択してスキャンするだけ。事前に設定された文書ルールに従った電子化処理が可能です。

文書処理ルールをクラウドで共有

登録に利用する文書管理ルールは、管理者がクラウド上に事前設定。お客様は設定されたルールを選択するだけで、登録先や管理属性などの設定を気にすることなく登録ができます。

PCからはフォルダーを通じて自動登録

あらかじめPC上に設置した監視フォルダーにファイルを登録するだけで、事前に設定された文書処理ルールに従った電子化処理が可能です。

さまざまな電子処理の設定が可能

文書処理ルールは、標準提供されている処理ルールを組み合わせることで簡単に設定できます。QRコード注1 で解析した情報を文書データベースの属性として登録することも可能です。

  • 注1QRコードは株式会社デンソーウェーブの登録商標です。

業務の進行を支援

プロセスと成果物をリンクし、業務の「見える化」を推進。

業務の進行を支援の図

プロセス視点で管理

業務の流れをステップとして、各ステップでの認証や管理情報を定義。業務プロセスを可視化するとともに、プロセスと成果物の管理を一元化します。

業務プロセスを確認しながら操作

各ステップの文書や認証に対する作業手順や納期通知の設定、文書証跡登録時の承認ルートの設定など、業務ルールの徹底が可能です。

ログ活用による業務改善

利用状況のモニタリングログの提供および解析により、業務プロセスのムリ/ムラ/ムダを明確にし、プロセスの見直しといった継続的な業務改善に貢献します。

作業のヌケやモレを防止

業務の手順やルール、作成すべき文書や認証をあらかじめ定義することで、人の手による作業管理で発生しやすいヌケやモレの防止し、作業内容を把握しやすくします。

業務プロセスを効率化

プロセス全体の把握や、残作業の確認、類似案件の成果物の参照や活用により、作業の効率化を実現します。また、業務の引き継ぎやノウハウの伝承など、スキルの向上と標準化に寄与します。

多彩な文書管理機能

ドキュメント管理を強力に支援。

多彩な文書管理機能の図

企業内の文書や認証の確実な記録

業務の記録や成果物の管理徹底による、コンプライアンスの強化を支援します。

多様な管理

ドロワー、フォルダー、文書のわかりやすい階層構造によって管理します。業務や管理する文書の特性により、さまざまな管理方法の構築が可能です。また、テンプレートを利用すれば、管理階層の設定を一括で行うことが可能です。

強固なアクセス制御

文書やフォルダーに対するさまざまなアクセス権の設定により、重要な文書情報を強力に保護します。文書の閲覧、属性変更、改訂更新、履歴表示などのきめ細かい制御が可能です。

タイムスタンプを利用し原本性を確保

e-文書法、電子帳簿保存法に対応したタイムスタンプ機能をオプション提供。PDF文書へのタイムスタンプ付与による日付証明、非改ざん証明により電子文書の原本性を確保します。Smart Workstreamの文書管理機能およびタイムスタンプ機能は、電子帳簿保存法が要求するスキャナ文書保存の法的要件に対応しており、公益社団法人 日本文書情報マネジメント協会(JIIMA)「電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証制度(令和元年改正法令基準)」の製品認証を取得しています。

業務に合わせた表示カスタマイズ

検索を主体とする業務や登録中心の業務など各々の作業や業務に合わせて、画面のレイアウトや機能表示などを使いやすくカスタマイズできます。

システム管理をしやすく

ブラウザーからシステム管理に必要な操作を可能に。

システム管理をしやすくの図

管理のしやすさを追求

ポータルに管理者設定を統合することで、管理のしやすさを実現。システムリソースや各々のユーザー管理など、ブラウザーから各種の管理設定が行えます。

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