教室日記

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すぐ見つかる文書整理術

こんにちは。営業推進部門のスタッフをしているジョニーです。

今月は私が普段取り組んでいる文書の整理方法をご紹介します。

皆さん、WordやExcel®など、いろいろなアプリケーションで資料を作られると思いますが、そのデータってどこに保存していますか?少し気を抜いて整理を怠るとデスクトップがアイコンで埋め尽くされている・・・なんてことはありませんか?

デスクトップやマイドキュメント、Dドライブ、サーバー・・・データの置き場所はいろいろありますが、置き場所が複数になると書類を捜しに行く入り口も複数になるので探すのに時間がかかります。これだけ情報が氾濫する今どきのオフィスでは書類整理の方法で仕事の効率がずいぶん変わってきますよね。

私の場合は全ての書類への入り口をDocuWorksで一本化しています。デスクトップにはデータは置きません。部門で共有する書類はDocuWorksのリンクフォルダに設定しています。仕事で必要になる書類は全てDocuWorksからアクセスできるようにしています。

すぐ見つかる文書整理術説明図

そうは言っても、DocuWorks文書に変換するのは面倒!とか、活用度が高いデータはオリジナルデータのまま置いておきたい!そんなことも多々ありますよね?そんな場合も大丈夫です。DocuWorks Deskのワークスペースには、DocuWorks文書以外のファイルを表示することができ、そこからアプリケーションを起動したりすることもできます。こうすることで書類への入り口をひとつにすることができます。

それでもPCのデスクトップにファイルを保存してしまいそうになるので、デスクトップにはDocuWorksユーザーフォルダへのショートカットを作るというちょっとした工夫をしています。 このように書類が散らからないようにすることで、捜す時間を減らすようにしています。

はじめまして!

2008年5月14日




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