教室日記

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ファイルの名前の付け方

フォルダやファイルの名前を付けるときに迷ったことはありませんか?
後で検索しやすくするためにはファイルの名前の付け方が重要です。適当に名前を付けると探しにくいだけでなく無用な混乱につながる恐れも...。特に他の人と共有する情報については、他者が検索できるように名前の付け方のルールを決めておいたほうが良いですね。
今回はファイル名のつけ方のポイントをご紹介いたします。

●フォルダの順番が変わらないようにする

フォルダ名の先頭にアルファベットや数字を付けて表示順が変わらないような工夫をお勧めします。ファイルの名前の付け方説明図1

●簡潔で意味のわかる名前にする

説明過剰な長いファイル名は逆に検索に不便です。また何の文書が入っているのかわかりにくい曖昧な名前は避けましょう。また、 「関連」「類」「関係」などそれ自体あまり意味の無い 言葉も使わないようにしましょう。ファイルの名前の付け方説明図2

●どれが最新版かわかるようにする

同じ文書でいくつかのバージョンがある場合、どれが最新版なのかひと目で分かるようにファイル名に日付を入れておくと便利です。ファイルの名前の付け方説明図3

●ファイル名の重複に注意する

同一テーマの場合、年度・連番などをうつようにしましょう。ファイルの名前の付け方説明図4

うまくファイリングすることで文書探しや書類整理にかかる時間を減らし、情報を読んだり考える時間に費やすことができます。取り出しやすいファイル・フォルダのネーミングにチャレンジしてみてください。

ファイル名が重要です!

2008年7月4日




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