教室日記

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DocuWorksでエコと効率化

新年、明けましておめでとうございます。今年も四国DocuWorks倶楽部は皆様にお役立ていただけるようなコンテンツをご用意して活動してまいります。本年もどうぞよろしくお願い申し上げます。

さて、2010年最初の日記は、「DocuWorksでエコと効率化」。今までご紹介させていただいた中から、皆様の業務でエコと効率化にお役立ていただける内容をダイジェストでご紹介させていただきます。

1DocuWorks Printerそのものがエコ

DocuWorks定期教室でもお話しさせていただいておりますが、DocuWorks Printerはプリンターなのに、紙が出ない!紙が出ないからインクも使わない!また、使用する機器はパソコンだけなので、節電モードになっているプリンターを動かす電気代もかかりません。

皆さん、次のような無駄なプリント、思い当たりませんか?

お客様「インターネットのホームページなどをいきなり紙に印刷して失敗した(T_T)」
「ホームページを印刷」を参考にすればもう失敗なんて怖くない!

お客様「異なるアプリケーションソフトで作られた資料をまとめるために、紙にプリントアウトしている」
お客様「資料をほかの方に確認してもらうために紙にプリントアウトしてまわしている」
「紙と電子の一元管理!」をご覧ください。

お客様「FAXを送るためだけに紙にプリントアウトしている」
「DocuWorksマスターの道」で無駄なプリントにさようなら!

皆さん、いかがでしょうか?ちょっと胸が痛い(-“-)思いはしませんでしたか?おっちょこちょいで失敗の多いジュディは、通常使うプリンターをDocuWorks Printerに設定して、安易に紙に出力しないようにしています(^_-)-☆

マニュアルや報告書を作成して、同僚や上司に確認してもらう際も、DocuWorksでまとめたデータをメールで送って、添削の際には付箋やマーカーなどのアノテーションを使っています。

2DocuWorksで効率化

紙に出さないことによりエコであるだけでなく、業務の効率化にも役立ちます。

例えば、帳票などを紙で保管していて、問い合わせの度に書棚に走って行って探していませんか?DocuWorksで管理していると、検索の機能が使えますので、キーワードを入力すると勝手にパソコンが探してくれます!自分は一切机から動かずに欲しい書類が見つかるのは、ものぐさなジュディにはとてもありがたい!!DocuWorksで書類を整理するときに探しやすくするためのコツのひとつに、名前の付け方があります。「ファイルの名前の付け方」を参考にすれば、更に探しやすくなりますよ。

その他にも、、、
お客様「取引先に書類を送る場合、紙にプリントアウトして郵送する」
という方。DocuWorksで書類をまとめてメールで送ると、どんなに離れた方にもすぐに書類を送ることができます!相手の方がDocuWorksを持っていない場合はPDFに変換しましょう。とっても簡単にできます(^_-)-☆

また、メールで送る時もボタンをワンタッチするだけでメーラーが起動するので、ちょっとした手間と時間を省くことができますよ。「らくらくメール添付」を参考にしてください。

お客様「紙でもらった資料をデータ化するために手入力している」という方。スキャンしてDocuWorksでOCR処理を行えば、簡単にデータ化できます。「紙文書からExcel®」が参考になります。

今回ご紹介させていただいた内容はほんの一部です。もっともっと知りたい!そんな方はぜひ、DocuWorks教室にお越しください!

ということで、2010年は皆さんもエコと効率化を意識してDocuWorksを活用してみてくださいね!

みんなで目指せ!DocuWorksマスター!!

みんなで目指せ!DocuWorksマスター!!

2010年1月8日