スタッフが語る教室日記

教室日記

カーボンコピー

日本全国桜満開!新年度がスタートしましたね!新年度、新たな環境でのスタートの方もいらっしゃるのではないでしょうか?また、新入社員の方に、DocuWorksの操作方法を説明しなければ・・・とお困りの方はいらっしゃいませんか?

ぜひ、DocuWorks定期教室をご利用ください。お申込をいただき、当日筆記具とノートをお持ちいただくだけで、パソコンを実際に使用しながらDocuWorksの基本操作を学んでいただけます。新入社員教育などの一環に、ぜひ、DocuWorks教室をご利用ください。スケジュールの確認とお申込はこちらのページから!

さてさて、2010年度1回目の日記は、教室にご参加いただきました、ペーパーレスオフィスを目指す社会保険労務士様からのご質問です。

お客様「業務の中で、まったく同じ内容を複数の書類に書かなければならないのですが、1回1回入力しないといけませんかねぇ?」

ジュディ「パソコンを使えることのメリットとして、コピーが容易だということがあげられます。アノテーションで書き込んだものをコピーされてはいかがでしょうか?」

お客様「それもいいんですが、それだと貼り付けたときに、毎回位置を調整しないといけないでしょう?私がしたいのは、そう!イメージ的にはカーボン紙!カーボン紙を下において、文字を書くと、下にある書類に複写ができるでしょう。用紙は違うけど、まったく同じ位置に記入したいんです!」カーボンコピー説明図

ジュディ「ナルホド・・・DocuWorksのコンセプトは『電子の紙』・『電子の机』・『電子の文房具』です。カーボン紙がないのもおかしいですね。では、下のような方法でいかがですか?」

  1. 1書類を束ねる
  2. 21ページ目に文字を書き込む
  3. 3書き込んだ文字列を選択し、「編集」メニューから「次のページからすべてに複製」をクリック(又は、書き込んだ文字列を選択して右クリックし、「次のページからすべてに複製」をクリック)カーボンコピー説明図
  4. 4確認のメッセージが表示されるので、「はい」をクリックカーボンコピー説明図

お客様「おぉっ!カーボン紙を当てて書いたみたいに、次のページ以降にコピーされてるっ!!」

ジュディ「はい(*^^)v」

今回は文字のコピーでしたが、アノテーションであれば、同じように次のページ以降の全てのページの同じ位置にコピーできますので、例えば、当Webサイトの「オリジナルアノテーション」コンテンツにある、ウォーターマークアノテーションの「Draft版」なども、1ページ目だけに押しておいて、上記の操作をすることによって、全頁に「Draft版」スタンプを押すことができますよ。ぜひ、使ってみてくださいね。

桜、キレイですね!!

2010年4月8日




ここまで本文