スタッフが語る教室日記

教室日記

PDFにもセキュリティ

6月に入り、気温差で体調を崩したりしていませんか? ちょっと疲れたな・・・そんな時は、ゆっくり教室日記を読んでみてください。もしかしたら、意外なところで今のお悩みごとの解決方法が見つかるかも!?

さてさて、今日はDocuWorksをフル活用して会議資料を作成していらっしゃるお客様からの質問です。WordやExcel®やPDFで作られた資料をDocuWorksでまとめて、PDFに一括変換後、メールで提出しているそうです。

お客様「DocuWorksはいいね!紙にプリントアウトしなくても、必要な書類をすべてまとめてPDF変換できるから無駄がないよ!DocuWorksがなかったころなんて一度プリントアウトしてからPDFでスキャンしなおしていたんだよ。作業効率もあがったし、無駄な紙も減りました!!まぁ、欲を言えば、、、」

ジュディ「欲を言えば、、、?!どうかされました?」

お客様「いやね、私が作る資料はちょっと重要な資料で、外部に漏れると困るんだよね。だから、メール送信するときはとても慎重にしてるんだけど、万が一、誤送信しちゃったら、、、(-“-)考えただけでも恐ろしいです。」

ジュディ「それなら、セキュリティの設定をしてみては?」

お客様「でも送るのはPDFですよ?できるの???」

ジュディ「できますよ!」

  1. 1PDF変換したい文書を選択。
  2. 2DocuWorks Deskの「ファイル」メニューから「印刷」をクリック。PDFにもセキュリティ説明図
  3. 3「AdobePDF」を選択して、プロパティをクリック。PDFにもセキュリティ説明図
  4. 4「AdobePDF設定」タブの「AdbePDFセキュリティ」で、「各ジョブごとにセキュリティを確認」もしくは、「前回のセキュリティ設定を使用」を選択。※毎回同じパスワードを設定する場合は後者を選択。PDFにもセキュリティ説明図
  5. 5すぐ右横の「編集」ボタンをクリック。
  6. 6「文書を開くときにパスワードが必要」にチェックを入れて、パスワードを入力して「OK」をクリック。※印刷や変更をされたくない場合は「文書の印刷および編集とセキュリティ設定にパスワードが必要」にチェックを入れ、「権限パスワード」を入力し、「印刷を許可」「変更を許可」で「許可しない」を選択。PDFにもセキュリティ説明図
  7. 7文書を開くパスワードを再入力して確認できれば、あとは通常の印刷と同じように「OK」ボタンをクリック。
  8. 8保存先を指定して保存。

ジュディ「いかがでしょう?」

お客様「できた!!これで、相手先に別途パスワードを送ればよいということですね!」

ジュディ「はい!」

上記、1から6までの動作を毎回行うのは大変なので、イージープリンターの設定をしておきましょう!社外に送る文書こそ、セキュリティが心配!そんな方はぜひ試してみてください(^_-)-☆

最後にお知らせです。皆様にご好評いただいております、定期DocuWorks教室ですが、来月の7月は弊社イベント開催のために、中止とさせていただきます。DocuWorks教室にご参加希望の方は、6月、8月にお申し込みください。よろしくお願いいたします。

セキュリテイ、考えてみてくださいね!!

2010年6月15日




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