スタッフが語る教室日記

教室日記

「控え」を紙に出さない

皆様、新年明けましておめでとうございます。2011年うさぎ年、跳ねるうさぎのように飛躍の年となるように、四国DocuWorks倶楽部メンバー一同精進してまいります。本年もどうぞよろしくお願いいたします。

さて、今月もお客様のDocuWorksの活用方法についてご紹介したいと思います。今回のお話は、業務・業種問わずご活用いただけるのではないでしょうか。キーワードは「控え」。「控え」とは、必要時のために別に用意しておくこと。また、そのもの。正式の書類とは別に写しとしてとっておくもの。などの意味合いがある書類ですが、その「控え」をわざわざ紙にプリントアウトされていませんか?プリントアウトされた書類を整理するために時間を取られていませんか?

最近お客様からお聞きするのが、その「控え」を紙にプリントアウトせずに、DocuWorks Printerで印刷を行ない、DocuWorks Deskで管理する方法です。DocuWorks教室に参加後、上司の方と相談をして請求書控えをDocuWorksで管理するようになったAさん。

お客様「月に○○枚の用紙削減になりました!しかも、いちいちファイルしなくてもよいのでキングファイルなどを購入しなくて済むようになりました!控えを紙に出さない説明図 DocuWorksでの管理は、月毎のバインダーを作って、年度別のフォルダに分けてます。控えを紙に出さない説明図もちろん、サーバーに置いてリンクフォルダでみんなで閲覧していますよ。」

具体的に○○枚と言った削減効果が見えるとうれしいですね!微々たるものかもしれませんが、塵も積もれば、、、ですね!

また、とある販売業のお客様は、

お客様「DocuWorksで管理をするとテキスト検索が可能なので、ページをめくらなくてもお客様の名前で検索するとすぐに見つけることができます。控えを紙に出さない説明図問い合わせの対応も早くなりました。もちろん、紙に出ていないので保管場所で困ることもないし!誰かがどこかにファイルを持っていったー!!どこ!?って探すこともなくなりました。」

なるほど!めくる手間を省けるっていいですね!さらに、保管場所も不要になるので、省スペースにもなりますし、、、。

このように請求書・仕様書・決算書などの「控え」を、DocuWorks Printerを使って、紙に出さずにDocuWorksで管理されていらっしゃるお客様が最近増えつつあります。「用紙の使用枚数が減った」「ファイル類を買わなくてもよくなった」といったコスト面のみならず、「保管場所が不要」といった省スペースや、「テキスト検索で検索が速くなった」などの作業効率アップなども見込めます。

皆様もぜひ参考にしてみてくださいね(*^_^*)今年もDocuWorksを活用して、業務効率が飛躍的に向上するように頑張りましょう!

今年もよろしくお願いします

2011年1月7日




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