スタッフが語る教室日記

教室日記

DocuWorksの検索機能

楽しかったゴールデンウィークも終わり、連休中の楽しかった思い出を胸に、みなさんお仕事に励まれていらっしゃるのではないでしょうか?

さてさて、今日はDocuWorks上で書類を探すときに便利な、検索の機能をご紹介します。実はこの検索機能、教室日記が始まってもう3年半以上経つのに1回も日記に登場したことがないんです。目立たない、だけどなくてはならない縁の下の力持ち的な機能です。今日は3つの検索をご紹介します。

DocuWorks Deskから書類を探したいとき!

  1. 1DocuWorksDeskの「検索」アイコンをクリックDocuWorksの検索機能説明図
  2. 2任意の検索条件を入力して「検索開始」ボタンをクリック
●名前と場所
文書名で書類を検索する方法です。
●テキスト
書類の中に書かれている文字列を対象に書類を検索する方法です。書類の名前を忘れてしまっても、書類の中に書かれてある文字列で検索が可能です。

DocuWorks Viewerで文書内の文字列を探したいとき!文書を開いて、探したい文字列がどこにあるかを探す方法です。

  1. 1空欄に探したい文字列を入力して「次を検索」アイコンをクリックDocuWorksの検索機能説明図
  2. 2文書を最初から検索し該当する箇所を表示
  3. 3次を探したいときは再び「次を検索」アイコンをクリックしますDocuWorksの検索機能説明図

検索した文字列が含まれているページに付箋を貼りたいとき!さらにこんなこともできます。ジュディのとっておきのオススメ機能をご紹介します。上記の検索方法の場合、最初のページから順番に検索をかけて1か所ずつの確認ですが、DocuWorks Deskの「検索してマーク」プラグインを利用すると、文書内のどのページのどの場所に探している文字列があるかを、付箋を貼ってさらにマーカーでラインを引いて教えてくれます。

  1. 1DocuWorks Deskで検索したい文書をクリックして選択
  2. 2DocuWorks Deskの「検索してマーク」プラグインボタンをクリックDocuWorksの検索機能説明図
  3. 3文字列の欄に探したい文字列を入力し「開始」ボタンをクリックDocuWorksの検索機能説明図

DocuWorks Deskには文書名の後ろに「-マーク」とついた名前の書類ができあがります。それを開くと、該当する文字列があるページには付箋が貼られ、さらにそのページのどの場所に該当する文字列があるかをマーカーで色塗りをしています。DocuWorksの検索機能説明図これなら、一目で「どのページのどの場所にに該当の文字列があるのか?」、「自分が読みたいページがどこか?」がわかりますね!そのほかにも、マニュアルなどの改訂作業の際に、修正をした箇所が正しく修正されているか?などの確認に活用いただけます。

DocuWorksの検索機能をフル活用して、検索時間の短縮にお役立てください!

さてさて、みなさんにお知らせがあります。各拠点毎月1回開催しております、定期DocuWorks教室ですが、6月から内容を一新して、午前のコースは「使ってみよう!DocuWorks」、午後のコースは「やってみよう!文書管理」として生まれ変わります。教室日記を読んでくださっているDocuWorksヘビーユーザーのみなさんの中で、

  1. 「書類がなかなか見つからない。」
  2. 「書類の管理がうまくできない。」
  3. 「どのようにファイリングしたらよいかわからない。」

といった、お悩みをお持ちの方はいらっしゃいませんか?もし、お悩みであれば「やってみよう!文書管理」コースにぜひご参加ください。解決の糸口が見つかるかもしれませんよ!私たちと一緒に考えてみましょう!新しい教室の内容・日程はこちらのページをご覧ください!

午後の「やってみよう!文書管理」コースはジュディのオススメコースとなっております。皆様のご参加を心よりお待ちいたしております~。

検索機能もフル活用してね!

2011年5月18日




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