スタッフが語る教室日記

教室日記

フォルダを使った文書整理

みなさん、7月に入りました。今年は日本全国節電の夏!書類が探せないがために、時間がどんどん過ぎてしまって結果残業(T_T)…なんてならないように、さっと書類を探して、さっさと仕事を片付けて、帰っておいしい~ビールを飲んで涼みましょう(*^_^*) ということで、

「DocuWorks文書が探せない!!」

「DocuWorks文書を探すのに時間がかかってしまう。」

という方は、ぜひ今あるDocuWorks文書を整理して、検索しやすいように工夫をしてみましょう。今月は、DocuWorksを使ったフォルダ整理術のコツをご紹介します。

1.フォルダは序列を組んで作成DocuWorks文書を整理するためになくてはならないのが、フォルダ!整理しやすくするために、よく使うものを上にするなど、順番を考えてフォルダを作成しましょう。順番を考えてフォルダを並べたいときは、フォルダ名の頭に、必ず「00」・「01」と言った桁数の揃った数字をつけてフォルダに順番をつけてください!フォルダを使った文書整理説明図

2.フォルダを色分けよく使うフォルダだけ色を変更しておいたり、階層ごとに色分けをしておくと、視覚的に分かりやすく探しやすくなります。フォルダを使った文書整理説明図フォルダの色を変える場合は、フォルダの上で右クリックをして、「プロパティ」を選択、「フォルダの色」のプルダウンメニューから変更したい色を選択します。

今まで、「フォルダがどうもすっきりしないなぁ。」と思われていた方はぜひチャレンジしてみてくださいね!

おっと!言うのを忘れていました(^^ゞ「すっきり整理をしたい!!」という方は、今お話ししたテクニックに加えて、ぜひ「やってみよう!文書管理」コースにご参加ください。お待ちしております。

皆様、素敵な夏をお過ごしくださいオンプマーク

フォルダの色を変更できます!!

2011年7月11日




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