スタッフが語る教室日記

教室日記

文書一覧を作って棚卸

セミの鳴き声も朝からVolume MAX!目覚まし時計も要らないくらいの今日このごろですが、皆様お変りはありませんか?

今月も文書を整理するためのコツをひとつご紹介します。みなさん、フォルダの中にどんどん書類を放りこんでしまい、フォルダの中がぐちゃぐちゃになっていませんか?中には、不要な文書もたくさんあるのではないでしょうか?

整理するためには、要らないものは徹底的に捨てる!捨てるためには、フォルダの中にどんな文書があるのか把握する必要がありますね。そんな時には!検索結果をリスト出力しましょう!

  1. 1どんな文書があるか把握したいフォルダを選択。
  2. 2ツールバーの「検索」ボタンをクリックし、検索条件に何も入力せずに検索開始。文書一覧を作って棚卸説明図
  3. 3検索結果が表示されたら、検索ダイアログボックスの「ファイル」メニューをクリック。
  4. 4「CSV形式で結果保存」をクリック。文書一覧を作って棚卸説明図
  5. 5任意の場所に名前を付けて保存。
  6. 6検索結果がCSV形式で保存される。文書一覧を作って棚卸説明図

このリストを見て、まずは名前から必要なもの・不要なもの判断してみてください。共有フォルダ内を整理する際には、このリストを回覧して不要なものにチェックを入れてもらうとよいですね。

また、このリストに表示させる項目を変更したい場合は、検索をする前に、検索ダイアログボックスの「表示」メニューから「オプション」を選択し、出力する項目欄にチェックを入れることによって、変更できます。文書一覧を作って棚卸説明図

すっきり整理するためにもまずは棚卸から!ぜひ始めてみてくださいね(^_-)-☆

やってみよう!!

2011年8月5日




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