スタッフが語る教室日記

教室日記

DocuWorksで文書管理

寒い寒い冬に終りを告げ、通勤道沿いの桜も満開となっている今日このごろ、桜の便りに乗って2012年度がスタートしました!「1年の計は元旦にあり」と日本では言いますが、お仕事での元旦はまさに今ではないでしょうか?

今年度はこれにチャレンジ!!と新たな目標を立てられる方、新たなことにチャレンジする方もいらっしゃるかと思います。Judyは昨年2011年度より、「文書管理」について学習をし、文書管理セミナー「やってみよう!文書管理」のアシスタントを務めさせていただいております。そのためこの「教室日記」でも、昨年は文書の整理に関する内容を多くご紹介してまいりました。ということで今回は、文書管理編ダイジェストをお送りします。

文書管理の第1ステップまず、文書管理の第1ステップは「捨てる」!だけど、むやみやたらと捨ててしまってはいざ必要な時に必要な書類がない(*_*;ということになりますね。捨てるためには、いま抱えている文書の把握をしたうえで、必要なものと不要なものを判断する必要がありますね。いま持っている文書を把握するには、文書の一覧を作って棚卸をしましょう!DocuWorksで文書管理説明図

文書管理の第2ステップ第1ステップで不要な文書を分けて捨ててしまうと、必然的に必要なものだけが残りますね。となると第2ステップでは、探しやすいように整理しやすいように「分ける」!分ける時には、フォルダを使って文書整理をしましょう!DocuWorksで文書管理説明図

文書管理の第3ステップそして大切なのは、探しやすい・わかりやすい名前をつけること!第3のステップは「名前をつける」!探しやすい・わかりやすい名前ってどんな名前???とお悩みの方、ぜひ、文書管理セミナー「やってみよう!文書管理」にご参加ください!セミナー内では、わかりやすい名前について例を使ってご紹介しております。その前にちょっと予習をしたいという方は「ファイルの名前の付け方」をご覧ください!DocuWorksで文書管理説明図

そして名前をつける時には、文書の中を確認しながら名前を付けることができる「大きなサムネール」「図面の電子化にDocuWorks」を参考にしていただくと便利です。

  1. 第1ステップ:捨てる
  2. 第2ステップ:分ける
  3. 第3ステップ:名前をつける

それぞれのステップごとにDocuWorksが皆様を強力にサポートいたします。新年度2012年度は皆さんにとって、文書整理・管理にチャレンジする年にしてみませんか?「どうやって文書管理を始めたらよいかわからない」「まずは基礎知識をつけたい!」そんな方は、四国4県6拠点で開催している文書管理セミナー「やってみよう!文書管理」にご参加ください! 皆様にお会いできることを楽しみにしております(^_-)-☆

桜も満開!!2012年度は文書管理にチャレンジしてみましょう!

2012年4月10日




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