スタッフが語る教室日記

教室日記

DocuWorksで拠点間文書授受

今年の桜はちょっと勇み足。お花見もちょっと肌寒かったですよね~。桜に先を越されるかのように4月を迎えましたが、また1年新たな気持ちで頑張って行きましょうo(^^)o

さて、今日のお話は会社内の拠点間のやり取りについてです。会社内の拠点間で文書のやり取りをする際、FAXをご活用されていらっしゃる企業様も多いかと思います。

  • 一旦紙に出して、FAX送信する
  • 一歩進んで、ダイレクトFAXで紙に出さずにFAX送信する

なんて方法ががありますね。いずれにしても、

  • FAX送信の通信コストがかかる
  • 受信側で紙に出る
  • 紙に出ないとしても、画質がよくない

などのことでお困りがある方は、FAXを使わないやり取りを考えてみませんか?

1.社内ネットワーク環境が整い、各拠点から共有フォルダが使える場合

共有フォルダをうまく活用してみましょう!

1みんながアクセスできる箇所に、文書授受用としてフォルダ名に各拠点名が入ったフォルダを作成します。DocuWorksで拠点間文書授受説明図

2DocuWorksのリンクフォルダに接続します。DocuWorksで拠点間文書授受説明図

3あとは、送りたい文書をドラッグして、送り先の拠点名のフォルダにドラッグ&ドロップするだけ!DocuWorksで拠点間文書授受説明図

「フォルダを活用して文書を送るのはいいんだけど、送ったことを伝えないといけないですよね…」、なんてお声が届いてきそうですが、DocuWorksとドキュメントトレイオプションをセットで使うことにより、文書の受信通知をさせることができます!拠点間のネットワークがつながっていて、共有フォルダもある!という方はぜひ試してみてくださいね!

2.各拠点がネットワークでつながっていない場合

ふふふ…こちらは先月の日記でもご紹介しましたが、ジュディの大好きなWorking Folderがご活用いただけますよ!ドキュメントトレイオプションと合わせて使うことによって通知もばっちり!

1こちらもDocuWorks Deskからドラッグ&ドロップで送りたい拠点に送ります。DocuWorksで拠点間文書授受説明図

2受け取り側にドキュメントトレイが通知してくれます。DocuWorksで拠点間文書授受説明図

では、FAXを使わないやりとりのメリットってなんでしょうか?

  • 紙に出ない
  • きれいな文書を送ることができる
  • カラーで送ることができる

などなど・・・考えられますね。

  • ・FAX受信で受注した文書に補足資料をつけて送る
  • ・毎日の日報を送る
  • ・申請書を送る

社内でやり取りする文書はいろいろあるかと思います。ちょっとしたことで、「困った」が解決できるかもしれませんよ。ちょっと「困った」ことがあったら、ぜひお伺いしております富士ゼロックス四国の担当営業にお声掛けくださいね(^_-)-☆

これで拠点間の文書のやり取りもラクラクっ!

2013年4月18日




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