スキャナー&文書管理ツールのご提案

課題

災害や事故などに備えて、原本を保護する仕組み、必要な情報をいつでもどこからでも検索・活用できる仕組みが求められています。

  • 重要文書を組織的に管理したい。個人任せの状態から脱却したい
  • 紙で存在する重要文書を電子化し、原本を保護したい
  • 重要文書を必要なときに必要な人がすぐに取り出せる環境を構築しておきたい

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解決の方法

平時からできる事業継続対策・文書保護対策として、電子文書と紙文書とを一元的に管理し、必要な情報をいつでもどこからでも検索・活用できる環境を構築します。

  • 複合機で紙文書をスキャンし、情報を集約することで、必要な情報をいつでも検索活用できる仕組みを構築します。
  • スキャン時に文書格納先の指定や属性付与ができるなど、効率的な電子化ができ、文書管理基盤を簡便に構築することができます(ApeosPort)。
  • 文書ハンドリングソフトウェア(DocuWorks)や文書管理システム(DocuShare、Apeos PEMaster Evidence Managerなど)を利用すれば、電子文書と紙文書とを一元的に管理し、セキュリティーと検索性を担保する環境を構築することができます。

VRM環境構築サービス概要図

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効果

  • 文書の形式や管理状態が統一され、電子化文書が活用しやすくなるため、紙文書を安全な場所に移管して保護することが可能となります。
  • 平常時でも緊急時でも、必要な文書を必要な人が検索し、活用することができます。
  • 検索・活用しやすい情報共有環境作りが容易になり、紙文書保護だけでなく、業務の効率化やオフィススペースのゆとり創出にも役立ちます。

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