お客様導入事例 アトラス総合事務所様

概要

経営課題:複数の専門家が連携したサービスの実現には、情報共有が不可欠に

経営課題

個人・法人の顧客に対して税務、労務、登記、法律など、総合サービスの提供を進めるアトラス総合事務所様(以下敬称略)では、さまざまな相談に組織的に対応して顧客の満足度を高めるため、事務所内の異なる分野の専門家同士の情報共有を課題にしていました。また、増えつづける紙文書についても、見過ごせない問題として捉えていました。

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取り組み内容:紙文書の電子化を起点に、スムーズな情報フローを構築

取り組み内容

富士ゼロックスのデジタル複合機ApeosPort(アペオスポート)とドキュメント・ハンドリング・ソフトウエアDocuWorks(ドキュワークス)を中心とするシステムを導入。ファクス受信文書をサーバー内にある担当者別のフォルダに自動配信し、各メンバーが自席からすぐアクセスできる環境を構築しました。また、ペーパーレスファクスおよび過去の文書の電子化を進めた結果、キャビネットの半分以上を空にするなど、紙文書の削減も推進しました。

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将来展望:社員の活用スキルを高め、ITに先進したイメージづくりでさらなる差別化へ

将来展望

セキュア・ネットワーク・アウトソーシングサービスbeatも導入。社外から事務所のグループウエアに直接アクセスできるようにするなど、セキュアな情報流通環境を整えました。今後は、他の事務所との差別化を図るためにも、情報資産の活用をさらに推進すべく、システムの充実や教育に注力したいと考えています。

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サービス概要:ペーパーレスファクス&リモートアクセスソリューション

ApeosPortとApeosWare Flow Service、そしてDocuWorksの組み合わせにより、ファクス受信文書を紙で出力することなく、担当者別のフォルダに配信。紙の削減を図りながら情報の電子化を促進しました。また、beatを採用し、外出先からモバイルで事務所のサーバーにインターネット経由でセキュアにアクセスできる環境を構築しました。

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事例詳細

“ワンストップのサービス提供”の実現に必要不可欠だった、メンバー間の情報共有。

当事務所では、公認会計士、税理士、社会保険労務士、司法書士、ファイナンシャルプランナー、行政書士など、現在、複数の専門家が在籍し、トータルなサービスを提供しています。

このような体制にしている理由は、顧客からの相談内容が特定の領域にとどまらない場合が多いからです。この業界では一般に、自分の専門以外の相談については「それは司法書士へ」などと他の事務所を紹介するのが通例ですが、顧客の立場から見れば面倒なだけ。本来なら相談先を一カ所にまとめ、そこで全てを解決できることが望ましいはずでしょう。

そこで、当初は公認会計士・税理士事務所として独立したものの、そのような“ワンストップのサービス”を提供するために、自らの専門領域以外の士業と連携した現在の組織体制に拡大したわけです。

しかし、単に複数の専門家を同じ場所に集めただけでは、ワンストップ・サービスを提供することはできません。メンバー全員が自分の担当案件だけでなく、他者の案件の内容やそこで発生するリスクなども横断的に理解しておく必要があるのです。

そのため、手書きの回覧板も活用しましたが、途中で回覧が止まってしまうなど、なかなかうまくいきませんでした。そもそも士業には個人主義の傾向が強い人間が多いものです。その中で情報をスムーズに共有する方法はないかと考えていました。

その一方、増えつづける紙文書は、顧客への対応を遅らせ、サービスの質の低下の要因にも。

事務統括部 BPR推進室 上席調査役 塚野 勝 様

また、日々増えつづける「紙」についても、見過ごせない状況になっていました。

決算申告資料のほか、登記資料、労務関連資料など、私たちが扱う書類は多様なうえ、複数年の保管が必要とされています。個人を含めれば700にものぼる顧客を抱え、保管スペースの確保だけでも大変です。東京の渋谷という立地を考えれば、コストの問題も軽んじられません。

そして何より、増え続ける紙文書は、顧客に対する迅速な対応を困難にしていました。問い合わせがあるたびにキャビネットのある場所まで行って書類を探さなければならず、仕分けはしていても検索作業にとても時間がかかっていたのです。これは顧客へのサービスの質の低下につながることになると懸念されました。

いま、市場では士業の肩書きを持つ人間が増え、競争が激化しています。顧客の満足度を高められなければ、生き残っていくことは難しい。ワンストップのサービス提供を実現するためにも、情報資産を個人レベルで管理するのではなく、組織的かつ効率的に活用できるようにすることが求められていたのです。

ファクス受信文書を担当者別のフォルダに自動配信し、自席のPCからスムーズにアクセスできる環境を構築。

税務会計部門マネジャー システム担当 芳林 直樹 様

そこで、これらの課題の解決を富士ゼロックスに依頼したわけですが、そのきっかけはDocuWorksでした。

メンバーの一人が「以前所属していた事務所でとても便利に活用していた」と高く評価していたので、まずはDocuWorksを導入したのです。その際、富士ゼロックスの士業に精通した専門部署のスタッフは、私たちが抱える問題点を深く理解したうえで、デジタル複合機ApeosPortを中心とするシステムを提案してくれました。

まず、DocuWorksをベースに紙文書の電子化を進めた結果、顧問先ごとの案件情報を一定のルールに従って閲覧できる環境が整い、スピーディな検索・閲覧・加工が可能になりました。

また、顧客から新たに届くファクス文書についても、紙に出力せず、そのままDocuWorks文書として電子化し、サーバー上にある担当者別のフォルダへ自動配信する新しい情報フローを構築しました。

富士ゼロックスからはグループウエアも導入したのですが、担当者別に届いたファクス受信文書を必要に応じてネットワーク上のグループウエアにアップすることで、各メンバーが他者の担当案件も自席からリアルタイムにアクセスし、容易に内容を理解できるようになりました。

ムダな紙の発生を抑えるだけでなく、メンバー間の情報共有がよりスムーズになったのです。

インターネット環境提供サービスbeatも導入。セキュリティを確保しながら在宅での作業が可能に。

また、今回のシステム構築を機会に、セキュア・ネットワーク・アウトソーシングサービスbeat(ビート)も導入しました。インターネットVPNを活用した、セキュリティ強固な拠点間通信を実現し、別拠点から事務所のサーバーにアクセスできる環境を整えたのです。

これにより、事務所のグループウエアに直接アクセスして自分の予定をチェックしたり、メンバーたちの進捗状況を確認することもできるようになりました。また、書籍のほか週に3本メールマガジンを執筆しているのですが、サーバーに保存した資料の取り出しにも活用しています。今までは、早朝に会社まで直接取りに行っていたのですが、そうした手間や時間が不要になったのです。

ネットワークを介したやり取りを行なう上で重要なのは、セキュリティの問題です。殊に私たちはお客様の大切な個人情報を扱っているので、この部分に不安があってはなりません。beatは移動先からファイル共有やアプリケーション起動ができるという機能上のメリットに加えて、セキュリティがしっかり確保されており、その部分についても高く評価しています。

今後、ネットワークを介したワークスタイルがさらに進化すれば、遠隔地の士業たちとも連携し、ワンストップのサービスをより効率的に提供することができるようになるでしょう。beatには、その可能性を大いに感じています。

DocuWorksを核にした情報管理が定着し、迅速で分かりやすい問い合わせ対応が可能に。

税務会計部門パートナー 税理士 吉田 斉 様

ファクスからサーバー内のフォルダへ、フォルダからPCへ、PCからグループウエアへ…など、電子文書のフローが自在になり、情報資産の効率的な活用が可能になりました。

決算申告資料などを作成する際、今では当たり前のようにDocuWorks文書化してサーバーに保存しています。過去の紙文書の電子化も進めた結果、以前は紙で埋め尽くされていたキャビネットを半分以上空にすることができました。

また、顧客からの電話による問い合わせにも、PCからフォルダをたどって必要な文書を見つけ、すぐに対応できるようになりました。これまでのように電話の途中でキャビネットまで探しにいくようなこともなく、モニター上で文書を見ながらやりとりできるようになったおかげで、迅速かつ分かりやすい対応が可能になったと思います。

今後は、メンバー全員に同様のスキルを授けて“ITに先進したイメージ”の確立を目指す。

顧客が入力した会計データの検証も私たちの業務の一つですが、これまでは毎月提出する報告書を紙で印刷し郵送してきました。これからはDocuWorksやPDFなど、電子の状態で提供することも考えています。

なぜなら、紙文書の管理は、顧客にとっても容易ではないと思うからです。顧客に代わって紙の電子化を行ない、効率的な文書管理を促す狙いがあるのです。

また、そうした取り組みは、他の事務所に対する差別化につながるとも考えています。当事務所では、すでに顧客をホームページから誘導し、連絡には E-mailを頻繁に活用していますが、電子による情報の管理や活用を率先することで“ITに先進したイメージ”をさらにアピールしていきたいと思っています。

そのためには特定のメンバーばかりでなく、全員が同じスキルを身につける必要があるでしょう。システム化とともに教育の徹底も図り、事務所全体で情報を効果的に活用できるよう、富士ゼロックスには今後もさまざまな提案を期待しています。

カンパニープロフィール

公認会計士、税理士、社会保険労務士、司法書士、FP、行政書士の総合事務所として、税務、会計コンサルティング、労務関連、登記関連など、トータルなサービスを提供しています。

アトラス総合事務所様ロゴ
会社名 アトラス総合事務所
設立 平成7年4月
本社 〒150-0031東京都渋谷区桜丘町31-14 岡三桜丘ビル2階
従業員数 34人
URL http://www.cpainoue.com/ [外部サイト]

ソリューション内容

士業ならではの課題を把握した専門のプロジェクトチームが対応し、ノウハウおよび仕組みを提案。

アトラス総合事務所様には、私たち「Sプロジェクト」が中心となって対応しました。Sプロジェクトとは、士業、特に税理士市場に対して営業活動を展開するために発足した専門部署です。今回、事務所内の情報共有を促すために、DocuWorksの活用を核にしながら、主に二つのソリューションを提供しました。

まず、ApeosPortとApeosWare Flow Service、ナンバーディスプレイサービスを組み合わせ、ペーパーレスファクスの機能を実現しました。顧客からのファクスを受信すると、データを自動的にDocuWorksファイルに変換し、担当者別のフォルダに配信。同時に受信をE-mailでお知らせします。これにより、不要な紙出力を削減したほか、受信文書の見落としや紛失といったリスクを低減できるようになりました。

次に、セキュア・ネットワーク・アウトソーシングサービスbeatとオプションのリモートアクセスサービスを導入し、代表者の自宅から事務所のサーバーへセキュアにアクセスできる環境を構築しました。これにより、予定の確認や請求書の発行、著作の執筆など、代表者は在宅での指示や作業が可能になりました。

また、システムとしては、ファイルの保存用に使用していたサーバーに、グループウエアや電子申告用のアプリケーションを搭載したうえ、万一の事態に備えてRAIDによるバックアップを行ない、冗長性を高めました。

今後も士業ならではの課題を研究し、解決を図るためのノウハウの提供や新たな仕組みの提案に努めていきたいと考えています。

(写真 右)富士ゼロックス東京株式会社 城西営業部 渋谷第一営業所 森部 拓海(写真 左)富士ゼロックス株式会社 営業本部 SMB推進室 Sプロジェクト 営業2チーム 西口 晃
(写真 右)
富士ゼロックス東京株式会社
城西営業部
渋谷第一営業所
森部 拓海
(写真 左)
富士ゼロックス株式会社
営業本部 SMB推進室
Sプロジェクト 営業2チーム
西口 晃

サービス概要図

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