お客様導入事例 税理士法人CS-One 様

お客様導入事例 税理士法人CS-One 様

法人や個人事業主の税務申告書の作成や税務相談のほか、相続税の申告などを行う税理士法人CS-One 様。顧客から預かった経理資料の入力の効率化のため、様々なOCR を活用してみたものの、十分な効果が得られなかったそうです。そこで、DocuWorks と会計システムを連携するCloud Service Hub® forMJS を採用。経理資料の電子化により得られた業務の自動化での効果、そして電子帳簿保存法への対応も検討できるようになった背景をご紹介します。

代表社員税理士 泉 様
第二グループ リーダー 菊地様
第一グループ リーダー 内田様

左から) 菊池様、泉様、内田様

他サービスでは不満が残った業務の効率化

領収書の入力業務の効率化に向けて様々なサービスを活用されていたCS-One様。しかしOCRの読み込み精度に不満や懸念点が残った。それらの解決に向けて富士ゼロックスのサービスを採用することになった。

代表 泉様

泉様: 1995年に浦和で開業以来、当社は法人や個人事業主の税務申告書の作成、税務相談のほか、相続税の申告なども行ってまいりました。最大の特長は、お客様からのご依頼をワンストップで対応すること。社名の由来でもある「Customer Satisfaction No.1(顧客満足度No.1)」を心がけています。そのためには、正確なデータをもとに、お客様に提供する節税対策や財務分析などの情報の質を更に向上させていきたいのですが、正確なデータを作る作業に時間がかかっていることは大きな課題となっていました。そこで、お客様からお預かりする経理資料の中でも最も多い領収書の入力作業を効率化できないかと様々な他社のサービスを試してきました。

2~3年かけて効率化に取り組んだ結果、2つの大きな問題が浮き彫りになりました。

1つは、OCRの読み込み精度について。他社のサービスでは、正確に読み込めるのか不安があり、形の異なる複数枚の領収書を同時にスキャンした際に読み込みエラーが起こる懸念もぬぐえませんでした。

もう1つは、適切な勘定科目への振り分けについて。領収書は、同じお店で購入したものであっても、業種や会社によって、適切な勘定科目が違う場合があります。これらの会社ごとの癖や特徴は、スタッフ間で引き継ぐ必要があり、以前の担当者と同じ処理を行えるようになるまで時間がかかり、業務品質が一定しないことが悩みの種でした。

そこで、読み込み精度が高く、適切な勘定科目に振り分ける学習機能のあるCloud Service Hub® for MJSの導入を決めました。以前から社内で希望が多かった機能でしたので、「ついにきたか!」といった印象でしたね。

業務の効率化に加え、約90%のコスト削減を実現

Cloud Service Hub® for MJS導入により、業務フローは大幅に簡素化、業務のクオリティは上がり、コストは大幅に削減。
その時の状況とはいかに。

泉様: Cloud Service Hub® for MJSの第一印象は「えっ、スキャンするだけでいいんですか!」と大変驚きました。
また導入後は、業務フローが簡単になりました。以前は、お客様からお預かりした領収書を1枚ずつ確認しOCRが正確に読み込めるように考えて、振り分ける勘定科目も悩みながら会計ソフトに入力していましたが、導入後は領収書をスキャンすれば、MJSの会計システムが各社の会計処理に必要な勘定項目を自動的に取得するため、私たちが行うことは金額や日付のチェックをすることに変わりました。

入社したての新人が作業したと仮定すると、少なくとも半分くらいには短縮できると思います。導入にあたっても、複合機の設定で簡単にログインできますし、これまでやっていたやり方とは変わらない点もありますので、違和感なく使用できるのもいいですね。

スキャンしたデータが正確かどうかをチェックすればいいだけなので、会計知識がなくても業務を行えるところが便利です。業種や会社ごとに異なる処理方法を思い出したりする必要がなくなったため、作業スタッフも悩まなくなりました。開業から、富士ゼロックスとミロク情報サービスとはお付き合いもありましたし、他社の類似サービスと比較したところ、圧倒的にランニングコストがかからなかったのは大きな魅力でした。

また、作業内容が手入力からスキャンに変わったことで、作業そのものが楽になったため、繁忙期でも派遣等の経験が浅いスタッフでも対応ができるようになりました。結果、スタッフの残業が減りました。入力代行や他社サービスを利用した時に比べると、約90%のコスト削減となりました。こんなにも高い効果を得られるとは驚きました。また、今まで領収書の処理にかかっていた時間を、分析などにかけることができますので、お客様に提供する情報の質も高くなっていると思います。

付加価値の高い税理・会計サービスを提供するために
必要となるのは「電子化」

高い効果をもたした「領収書の入力業務の自動化」。そこから見えた税理・会計業務の未来とはなにか。

泉様: まだまだ経理資料の電子化は普及が進んでいないのが現状ですが、電子帳簿保存法の進展とともに、お客様が保存されている膨大な経理資料の保存要件を満たす形がとれれば、その普及は進んでいくのではないかと考えています。例えば領収書以外にも請求書なども利用できるようになると、電子保存が当たり前になった際に一元管理できますので、非常に魅力的です。また、大きさが不揃いな領収書を自動スキャンできると業務効率は格段に上がりますし、贅沢を言えば、仕訳の学習機能に柔軟性が加わるとさらに使いやすくなりますので、富士ゼロックスのサービスには大変期待しています。

数十年前は全て手で書いていた帳簿が、PCの普及とともに手書きから手入力へ変更としていきました。そして今では、紙を見ながら入力していたものがデータ変換で対応することができるようになっています。今後手入力を行う業務(記帳代行業務や書類作成)は、ほぼ無くなり、現在の入力業務に付加価値は無くなるのではないかと思います。これからは、本当に人にしかできない業務に特化していく事になると思います。

入力業務の効率化によりさらに質の高い情報を提供することを可能とした税理士法人CS-One様。領収書以外についても経理資料の電子化を進め、さらに入力業務を削減を目指し、付加価値の高いサービスの提供を目指していくそうです。

まとめ

Cloud Service Hub® For MJS の作業フロー

問題点・課題・改善効果について

問題点

領収書を読み込む際の精度が低かった

業種・会社ごとに異なる勘定科目の仕訳に時間がかかっていた

課題
  • 読み込み精度の向上
  • 業種・会社ごとに異なる情報を一元管理し、入力作業を削減
解決策
  • 大量の領収書を分割ができ、上下逆となっても自動正立するスキャン
  • OCR解析し会計ソフトと連携させる
改善効果
  • 複合機でスキャンし、日付と金額をチェックするだけとなった
  • 会計知識がなくとも領収書の会計処理を行うことができる
  • 入力代行や他社のサービスを利用した際と比較して約90%のコスト削減

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