お客様導入事例 ダイキンエアテクノ株式会社様

概要

経営課題:出力機器関連のコスト削減策に着手し、同時に全社統一後の一体感も醸成

経営課題

ダイキンエアテクノ株式会社(以下敬称略)様は、出力環境の適正化を中心としたコスト削減策に着手。複合機を用いた全社的な取り組みの推進により、全社統一後の一体感の醸成を図りました。複合機の優れた基本性能に加え、的確で時宜を得た富士ゼロックスおよび富士ゼロックス東京の「出力最適化と見える化によるコスト削減提案」を評価し、取り組みを開始しました。

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取り組み内容:継続的な啓蒙活動で紙の使用量を大幅に削減

複合機の最適配置により、台数を従来の2分の1に削減。ICカードを利用した出力方法を採用し、セキュリティーの強化と大幅なコスト削減を実現しました。また、さらなる紙の削減に向けて、富士ゼロックス東京からのサポートを基にした自主的な啓蒙活動を継続し、PDCAサイクルを実践。全社的に紙の削減意識を定着させ、紙の使用量を大きく減らすことに成功しました。

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将来展望:決裁用紙文書の電子化など、さらなる紙の削減に取り組む

ダイキンエアテクノでは、受信後に自動で出力されるFAXや、決裁に使用している紙文書の電子化など、現状の結果に満足することなく、さらなる紙の削減に向けて継続的に取り組んでいく方針です。

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サービス概要:出力環境の見える化と継続的なマネジメントサイクルの実現

言行一致活動(自社の運用内容を紹介する活動)を基本とした運用方法の提案により、機器やソフトウェアの導入ではなく、使用実績の見える化という継続的な業務改善とコスト削減の仕組みそのものを導入しました。今後もPDCAサイクルを回していくことにより、継続的な業務改善とコスト削減を進められる予定です。

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事例詳細

企業統合に際し、一体感醸成のため出力機器関連のコスト削減に取り組む

取締役  管理本部長  寺尾 俊彦 様

ダイキンエアテクノは、ダイキン工業のグループ会社であり、空調機器を中心に提案から販売、施工、サポートまでをトータルに提供しています。これまでは7社体制、22事業所が独自に活動してきましたが、7社のノウハウを結集し、より質の高いサポートを効率よくお客様に提供するため、2008年に合併統合して活動を開始しました。

しかし、別々の会社として活動し、それぞれ違った社風や業務のやり方の中で働いてきた従業員たちを、統一することは簡単ではありませんでした。そこで、何か共通目標を立て、それに向けて全社的に取り組むことで一体感を醸成しようと考えていました。

一方、統合のメリットとして期待される課題のひとつに、コスト削減が大きくのしかかっていました。統合後に各支店営業所を訪問するうちに、いわゆる複合機のメーカーや種類、保有台数、運用条件がまちまちであることが見えてきました。

そんな矢先、富士ゼロックスおよび富士ゼロックス東京より、複合機の最適配置とICカードを利用した利用実績の「見える化」、その運用方法などによるコスト削減に関する提案がありました。出力機器は、従業員の誰もが利用するものですから、その最適活用とコスト削減に全員が取り組むことで、従業員一人ひとりが会社の統合を実感できるのではないか、と判断しました。

複合機の優れた基本性能に加え、的確で時宜を得た提案を評価

当社では、地域ごとの独立した会社として活動していた時期に、地元企業との交渉条件として複合機やプリンターを導入することも、少なからず行われてきました。そのため、1つの事業所に異なるメーカーの機器が必要以上に導入されていることも珍しくなく、運用コストを引き上げる原因となっていました。また、無駄な出力も多く、間違って出力した紙が日常的に放置されており、セキュリティーの観点からも問題となっていました。

富士ゼロックス東京は、複写機の利用状況を可視化し、現状の無駄や非効率をPDCAサイクルを回すことによって改善するための運用案までを提案してくれました。この提案を実行すれば、上記の課題を一挙に解決できるという期待を持つことができました。また、当社でも複合機の基本性能が優れていると定評もあり、富士ゼロックス東京をパートナーとして選定し、提案内容を実行に移すことにしました。

全国22カ所の事務所における最適配置により、複合機を2分の1に削減

管理本部 管理グループ 高野 俊也 様

まず、富士ゼロックス東京が行った全国22カ所の事業所における現地調査の結果に基づき、事業所ごとに複合機の適正配置を実施。全社で120台以上あった出力機器を、半分以下の60台弱に削減しました。そして、全従業員にICカードを配布し、複合機にICカードをかざさないと出力できない仕組みを採用しました。さらに、ApeosWare Log Managenentを活用し、誰がどういう方法で出力したかを把握できるようにしました。

このことにより、出力に関するコストが削減できたことはもちろん、放置プリントが出力トレイに溜まらなくなり、セキュリティーの観点からも改善が見られました。また、出力トレイから自分が出したプリントを探す手間がなくなり、効率が良くなったと感じています。導入前には、大幅に出力機器が減ることに対して、従業員から不安の声が聞かれましたが、実際に複合機を導入してからは特に不満の声は上がっていません。

また、複合機のベンダーを富士ゼロックス東京1社に絞ったことで、多ベンダーにわたる多種類の消耗品を管理する必要がなくなり、管理の手間やコストが減っています。

PDCAサイクルを実践し、さらなる無駄出力の削減を目指して活動を継続

今回のプロジェクトは、機器を導入して終わりではありません。ダイキンエアテクノでは、全社で無駄な出力の削減に取り組み、1つの会社としての一体感を醸成するという目的に向かって、さらなる紙の削減に取り組んでいます。

まず、富士ゼロックス東京のサポートに基づき、一人ひとりの従業員に向けて、両面印刷や1枚の紙に複数のページを出力するNup印刷を利用する方法や、そのコスト削減効果などを説明する勉強会を実施しました。また、富士ゼロックス東京の毎月のレビューに基づき、役員会での効果発表や、毎月1回「コスト削減通信」というレポートを自分たちで作成し、全従業員にメールで送信。両面印刷やNup印刷を実施しコスト削減に貢献した度合いの高い従業員の名前を公表したり、コスト削減につながる印刷機能を紹介したりしています。このように、PDCAサイクルを実践しながら従業員のさらなる意識の向上を図っています。これらの活動は、富士ゼロックス東京の自社内での言行一致活動のノウハウを教えてもらい、参考にしました。

「コスト削減通信」を継続的に発行していることが、意識の高い管理職が部下に取り組みを促すよう部会で話をするなどの事例につながっており、活動の輪は徐々に広がっています。

毎月自作し、発行している「コスト削減通信」

月次のコスト削減効果を発表する「出力枚数実績」

コストと紙の大幅削減とセキュリティー向上に成果

管理本部 管理G 長峯 万里江 様

今回のプロジェクトで得た成果は、大きくは以下の3つです。

1. 出力機器の統一と台数削減によりコストを削減

出力機器の台数を大幅に削減したことに加え、ベンダーを富士ゼロックス東京に統一したことで、出力機器にかかる費用を40%以上削減することができました。

2. 導入後の自主的な取り組みにより紙の使用量を大幅に削減

勉強会や「コスト削減通信」の定期発行、ICカードの利用による無駄な出力の抑制などにより、紙の使用量を大幅に削減。2011年9月は、従来の19%を削減できました。個人別では、最大71%の削減に成功した人も出ています。

3.セキュリティーの向上

ICカードの利用によって誤出力や放置プリントがなくなり、コスト削減およびセキュリティー向上が実現しました。

社内の啓蒙活動を継続し、さらなる紙の使用量削減を目指す

今後も当社では、「コスト削減通信」の発行などの啓蒙活動を続け、さらなる紙の使用量削減に取り組んでいきます。当面の目標は、現在はまだ約14%いる「紙の削減率0%」という従業員をなくすことです。

また、プリントやコピーはICカードで制御できますが、一方的に送られてくるFAXは、不要なものであっても出力されてしまいます。この改善策については現在、運用提案の際に含まれていた次のSTEPとして、富士ゼロックス東京から提案を受けています。

将来的には、現在紙ベースの決裁を電子決裁にすることで、基幹システムからの紙の出力も抑制したいと考えています。今後とも富士ゼロックス東京には、さまざまな新しい提案を期待しています。

プロフィール

空調機器の総合メーカーであるダイキン工業のエンジニアリング会社であるダイキンエアテクノは、空調、給排水・衛生、その他設備の現地調査から提案、設計、施工、管理および保守までの一貫したサービスを、顧客ニーズに合わせて提供しています。

ダイキンエアテクノ株式会社

会社名 ダイキンエアテクノ株式会社
本社所在地 東京都墨田区両国2-10-8 住友不動産両国ビル
設立 1978(昭和53)年11月20日
資本金 2億7,500万円
従業員 761名(2011年4月末現在)
URL http://www.daikin-at.co.jp/ [外部サイト]

ソリューション内容

PDCAサイクルを継続的に回す運用によって、効果の増大が可能に

ダイキンエアテクノ様は、単なる機器を入れ替えやシステムの導入だけでなく、現状を可視化してPDCAサイクルを回すことにより、さらなる紙やコストの削減を実現しておられます。

富士ゼロックス東京は、自社での取り組みをお客様にご紹介する「言行一致活動」を行っており、ダイキンエアテクノ様の運用にご参考となるよう、当社の活動で効果が上がった取り組みなどをご紹介いたしました。それを咀嚼し、自分たちのものとして、お客様自身が継続的に改善活動を実施されているのには、感激しています。

ダイキンエアテクノ様では、以下のPDCAサイクルを継続的に実施しておられます。

P:取得したログにより可視化した利用実態と、富士ゼロックス東京からの運用提案に基づき、計画を策定
D:計画に従って、全従業員がコスト削減を意識した出力を実施
C:定期的にモニタリングを実施し、改善効果を確認
A:「コスト削減通信」の発行などにより、効果を高める施策を継続的に実施

これからも、ダイキンエアテクノ様のお役に立てるよう、環境の変化や技術の進歩に合わせて、最適な提案を継続的に行っていきます。

作成から公開までの一連の流れを効率化

(左から) 富士ゼロックス東京株式会社 MA第一営業部 MA3課 担当主任 白川洋介 システムエンジニアリング部 SE2グループ 担当主任 遠山宏司

(左から)
富士ゼロックス東京株式会社
MA第一営業部 MA3課
担当主任
白川洋介

システムエンジニアリング部
SE2グループ 担当主任
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  • 注記:事例内容は2011年10月時点の情報です。

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