お客様導入事例 株式会社第四銀行様

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概要

経営課題:データ資産の引き継ぎと現場での使いやすさを重視したシステム選定を実施

経営課題

第四銀行様(以下敬称略)では、以前から電子要綱(電子マニュアル)閲覧システムを使用していました。しかし、システムの老朽化や保守期間の終了などの理由からシステムの刷新を検討。前システムの膨大なデータ資産をそのまま引き継げることと、現場の営業店での使いやすさを重視して、システム選定を行いました。

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取り組み内容:XML形式を採用したシステムを構築し、検索性が向上

取り組み内容

3社の製品を比較検討し、XML形式の採用で検索性の高さを実現できる「Apeos PEMaster Manual Weaver」を選定しました。第四銀行と富士ゼロックスの双方で協力しながら、XML形式に適したデータ体系を作り、情報の検索性が高いシステムを構築。営業店の検索性向上と合わせて、改訂する側の作業も大幅に削減できるようになりました。

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将来展望:さらに多くの行員に使ってもらうため、システムの行内標準化を推進する予定

将来展望

今後、第四銀行ではさらに多くの行員に電子要綱を使ってもらうため、行内での「Apeos PEMaster Manual Weaver」の標準化を推し進めていく予定です。また、今年度中に未着手だった為替の領域もXML化することが決定しています。

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サービス概要:文書の階層化・部品化を行い、情報の検索性・流用性を向上

検索性・流用性が高い新電子要綱閲覧システムを構築するため、XML技術を採用し、「記述内容の構造化」を行いました。その際には、お客様と富士ゼロックス新潟・富士ゼロックスがそれぞれの立場で確認・校正し、正確性を重視したデータ移行を実施しました。

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事例詳細

老朽化や保守期間終了により、システム更改が避けられない状況に

事務統括部 BPR推進室 上席調査役 塚野 勝 様

当行では、以前から紙ベースで保管していた要綱や手順書、チェックリストをはじめとするマニュアルの電子化、つまり電子要綱化(電子マニュアル化)に取り組み、長年にわたって閲覧システムを運用していました。電子要綱を開始した当初は、それまで紙のマニュアルをひっくり返して確認していた内容が、パソコンを使って誰でも同じ情報を共有できるようになり、業務の正確性、効率化の大幅な向上が図られました。

しかし、年月が経過するうちにシステムのハードウェアが老朽化し、このまま使い続けることが難しくなりました。また、そのソフトウェアを提供していた業者から保守契約の終了の通知を受け、万が一何かトラブルが起きたときに対応してもらえないという問題も発生しました。そのため、システムを更改せざるを得ない状況に陥ってしまったのです。

データ資産を引き継げることと現場での使いやすさを重視

新しいシステムを検討するにあたり、大前提の条件としていたのが、前システムのデータをそのまま活用できることでした。当行では、紙ベースのマニュアルをMicrosoft WordRの文書ファイルにした預金系のデータだけでも1万数千ページ分も所有していました。これを新システムのためにもう一度作り直す、というのは時間的にも労力的にも厳しく、前システムのデータを引き継いで利用したいという要望を強く持っていました。

データの閲覧者である現場の営業店からは、情報の検索性をもう少し高めてほしいという要望がありました。電子要綱は行員が事務処理の仕方を確認したいときに辞書代わりに使いますので、業務の効率を考えますと、検索の性能が高く現場の行員がより使いやすいソフトウェアが求められました。

また、銀行業務に関する法令等の改正や事務の改善、お客様からいただいたご要望などへの対応により、事務手続の内容は頻繁に変更が発生します。そして、この内容変更を行うたびに、営業店へ通達するとともに電子要綱を改訂したりしなければなりません。こうした煩雑なメンテナンス作業における省力化・効率化も踏まえた上で選定することが必要と考えていました。

XML形式で検索性の高さを示した富士ゼロックスの提案を採用

事務統括部 小山 一男 様

2010年夏ごろから検討を始め、提案という形では4~5社からお話をいただきましたが、その中で実際にデモンストレーションを行うところまでご相談したのは3社です。比較検討のポイントとしては、データ資産を活用できることと検索性のしやすさを含めた操作性が高いこと、さらにできるだけコストを押さえた形でシステムの刷新が実現できることを、要件として挙げていました。

そして、最終的に3社の中で唯一データをXML形式で管理するという提案内容であった富士ゼロックスの「Apeos PEMaster Manual Weaver」を採用することにしたのです。

XML形式でデータを管理するメリットとしては、検索をかけたその後で求める結果にたどり着きやすいという点です。例えば「事故届け」の手順を調べたいときに、キーワードで検索すると、通常は「事故届け」という言葉を含めた文章群の先頭に誘導されます。そのため実際に自分が得たい手順の内容を見つけるためには、画面をスクロールさせたりページを切り替えたりしながら、目的の情報を探さなければいけませんでした。XML形式の場合、文章検索を行えば求めるキーワードにさまざまな方法で到達できます。この検索性の高さが高評価につながったのです。

XML形式に適したデータ体系を構築し、検索性が大幅に向上

事務統括部 小山 一男 様

「Apeos PEMaster Manual Weaver」を採用したことで、1万数千ページ分のMicrosoft WordRの文書ファイルをXML形式に変換する作業が発生しましたが、こちらは富士ゼロックスに対応していただきました。

また、導入のタイミングで営業店の端末システムを全面更改したため、帳票類の変更を電子要綱に反映しなくてはなりませんでした。そうした構築しつつ修正するという大変な作業も、富士ゼロックスの協力により、業務に支障なく終えられました。

2011年4月にシステムが本稼働し、特にXML形式に適したデータ体系を構築したことによる検索性の向上を実感しています。文章のブロックや、図・表を部品として登録できるので、ダイレクトな検索に役立ちます。さらに、データを改訂する作業も、部品化のおかげで章や節の番号の自動番号付けやチェック機能によるリンク切れ箇所の特定や変更を行う事ができ、改訂作業の効率化が図れています。

電子要綱の改訂を専門的に行う部門の設置など、改訂の効率化を検討

今後さらに使いこなしていきたいと考えているのが、ナビゲーション・システムの部分です。業務フローや50音順索引のような検索形式のナビゲーションは目的のキーワードだけでなく、そこに紐付く手順や関連項目まですぐに閲覧できます。これをさらに多くの行員が使いこなせるようになれば、営業店での事務効率化がさらに図れるのではないかと期待しています。

一方で、現在は各部2~3名ずつの行員が改訂を行っていますが、人事ローテーションの早い金融機関では人材の育成やノウハウの共有化を考え、今後は他行のやり方を参考にして、1つの部門が専門的にマニュアルの改訂を行い、改訂フローを確立して効率化を推進していくことも検討しています。

本年度中に為替部分の電子要綱化にも着手

今回の「Apeos PEMaster Manual Weaver」の導入で、行員にとって電子要綱がより身近なものになったことは確かです。これからさらに多くの行員に、検索がしやすく、業務を助けてくれるこのシステムを使ってもらうために、新システムの様々な操作方法やテクニックをわかりやすく伝えていきたいと考えています。

電子要綱が使いやすくなれば、行員は細かな部分も漏れなく確認するようになります。例えばそれまでは記憶に頼った作業をしていた部分を電子要綱で確認するようになれば、手順のミスもなくなり、当行の信頼を生み出すことにもつながっていきます。システムについても、今年度中に未着手だった為替の領域もXML化することが決まっています。その舵取役を担うという意味で、富士ゼロックスには引き続き業務を見据えた斬新な提案を期待しています。

プロフィール

第四銀行は、1872年、国立銀行条例施行によって誕生した第四国立銀行を前身とし、新潟県のリーディングバンクとして、地域の人たちに親しまれています。国内に現存する銀行としては、最も長い歴史を持つ同行は、時代の潮流に合わせた業務改革にも、いち早く取り組んでいます。

 
会社名 株式会社 第四銀行
本社所在地 新潟市中央区東堀前通七番町1071番地1
設立 1873(明治6)年11月
資本金 327億円
従業員 2370名
URL http://www.daishi-bank.co.jp/ [外部サイト]

ソリューション内容

お客様と連携して、正確性を重視したデータ移行作業を実施

新電子要綱閲覧システムの構築にあたり、「Apeos PEMaster Manual Weaver」で採用しているXML技術の利点を生かすため、「記述内容の構造化」を行いました。「構造化」とは、検索性・流用性を高めるために階層化・部品化を行う作業で、要綱を網羅的に見直す作業です。移行は約1年かけてほぼ終了し、残る為替業務の移行で完了となります。

この間、お客様と富士ゼロックス新潟・富士ゼロックスがそれぞれの立場で確認・校正を行い、正確な移行を心がけて対応しました。要綱は、移行途中でも改定・追加が発生するため、移行ミスが発生しないようにお客様との連携が非常に重要です。第四銀行様では、事務統括部の皆様を中心に、業務の主管部門と連携して取りまとめていただいたおかげで、ほぼ予定通りのスケジュールで進行することができました。

今後は、階層化・部品化されたデータを有効に活用していただけるように、要綱作成業務周辺の改善・増力化につながるような、提案をさせていただきたいと考えています。

作成から公開までの一連の流れを効率化

(左から)富士ゼロックス新潟株式会社 システム営業部 新潟システム営業課 畠澤 直也 大手営業部 大手営営業課 新潟営業2係 係長 中野 亨 システム営業部 システムサポート課 課長 山田 善也 システム営業部 システムサポート課 古川 康紀 富士ゼロックス株式会社 営業本部 金融営業事業部 インダストリーソリューションスペシャリスト1グループ 竹下志浩

(左から)
富士ゼロックス新潟株式会社
システム営業部
新潟システム営業課
畠澤 直也

大手営業部 大手営業課
新潟営業2係 係長
中野 亨

システム営業部
システムサポート課
課長
山田 善也

システム営業部
システムサポート課
古川 康紀

富士ゼロックス株式会社
営業本部 金融営業事業部
インダストリーソリューション
スペシャリスト
1グループ
竹下志浩

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  • 注記:事例内容は2011年8月時点の情報です。

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