お客様導入事例 株式会社ディー・エヌ・エー様

概要

経営課題:急成長による人員増に出力環境の整備が追いつかず、セキュリティ対策が課題に

経営課題

株式会社ディー・エヌ・エー様(以下敬称略)では、ビジネスの急成長にともない出力環境の問題が表面化。特定の機器に負荷が集中して現場の作業効率が低下したうえ、“放置プリント”も目立っていました。管理がしっかり行き届いた、セキュリティ強固なオフィス環境の構築が課題でした。

詳細を読む

取り組み内容:ICカード認証により、自由度の高い出力と、きめ細かいセキュリティを両立

取り組み内容

本社移転を機に、オフィスの入退室で使用するICカードをデジタル複合機ApeosPort(アペオスポート)の個人認証にも活用する富士ゼロックスのソリューションを採用しました。あらかじめ出力する機器を選ばずに済む自由度の高い出力と、職制に応じたきめ細かい利用制限で、放置プリントの抑止や機密文書の管理も可能になりました。

詳細を読む

将来展望:管理統制の徹底や、契約書の電子化など、システムによる利便性を追求

将来展望

総務グループなどが先行し、ペーパーレスファクスの仕組みも導入。紙の削減効果がいっそう向上しました。今回の取り組みをモデルにしながら、今後は、管理統制の徹底、契約書などの電子化によるさらなる業務の効率化、Webを活用した情報共有などにも積極的に取り組んでいきたいと考えています。

詳細を読む

サービス概要:ICカード認証ソリューション

ApeosPortとIC Card Gate 2による全社でのICカード認証の仕組みを柱に、出力管理ソフトウエアと連携させたソリューションを提案。放置プリントの抑止、バイタル文書の保護、紙使用の削減、ファクス受信文書のスムーズな電子化など、柔軟でセキュリティに優れたオフィス環境の構築をサポートしました。

詳細を読む

事例詳細

急成長にともない、必要ごとに機器を導入した結果、出力効率の低さで業務に支障が。

当社は、「ビッダーズ」などのオークション&ショッピングサイトや、ケータイ総合ポータルサイト「モバゲータウン」などの運営を柱に、さらなる事業領域の拡大を目指しています。

事業の急激な成長にともない、正社員だけでも毎月10名ほど増えていく中で、クローズアップされてきたのが出力環境の問題でした。要望に応じて都度プリンターを増設してきた結果、さまざまなメーカーの小型プリンターが、一つのフロアに10台以上も配置されていたのです。現場では、適正を欠いた設置レイアウトにより特定の機器ばかりに出力指示が集中し、プリント待ち時間の増加や紙詰まりなどの不具合が頻発、日々の業務に支障が生じていました。OA改善要望アンケートでは、「プリンター環境を何とかしてほしい」という回答が一番多くなっていたほどです。

また、総務や情報システムの担当者は、機種ごとに異なる消耗品の在庫管理や、人が増えるたびに寄せられるプリンターに関する質問の対応に追われていました。紙のムダを省きたいと思っても、日ごろ、どこの部署が何をどれだけ出力しているのか正確に把握できずにいたため、対処の糸口さえつかむことができなかったのです。

情報漏えいの原因にもなる、放置プリントが大きな問題に。セキュリティに優れたオフィス環境の整備が急務。

総合企画部 総務グループ グループリーダー藤井 謙宗 様

特に深刻に感じていたのは“放置プリント”の問題でした。待ち時間の長さから、ユーザーが出力指示したことを忘れたり、取りにいくのを忘れて、ドキュメントがトレイの上に出力されたまま放置される状況が見受けられるようになっていたのです。

放置プリントは情報漏えいの原因になりかねません。社員には注意を呼びかける一方で、見つけ次第すぐに廃棄するようにしていましたが、セキュリティを完全に確保したことにはならず、何とかしなければいけないと考えていました。

業務のスピード化に加え、コストや環境負荷の低減などを推進するためにも、きちんと管理が行き届く、セキュリティに優れたオフィスの環境整備を求めていたのです。

プリンターを特定せず、オフィス内の空いている複合機を選んで出力できる仕組みで、渋滞および放置プリントを解消。

ポータル・コマース事業部 システム部 情報システムグループ 伊藤 信也様

そこで、2008年2月の本社移転を機に、出力環境を刷新することを決めました。そして数社に相談を持ちかけ、その中から最終的に富士ゼロックスのソリューションを採用しました。

富士ゼロックスを選んだ理由は、組織の拡大や席替え、フロア間の移動を頻繁に行なう当社の状況を理解し、出力枚数を詳細に調査・把握したうえで、社内に散らばった機器をどのように配置すればより業務の生産性が上がり、セキュリティに配慮できるかを提案してくれたからです。

具体的には、出力機をすべてApeosPortに統一し、入退室用に従来から活用してきたICカードのFeliCaを、ApeosPortの認証にも兼用するという仕組みです。このシステムでは、ユーザーはPCから出力指示する段階で出力先の機器を選ぶ必要がありません。自分が社内のどのフロアにいるか、あるいはどの出力機が空いているかなど、その時の条件で機器を選び、そこにICカードをかざすことでスムーズに出力することができます。

これにより出力渋滞は解消し、現場の作業性が劇的に向上しました。また、出力指示したユーザーは、自ら複合機のある場所まで行き、ICカードで認証することで出力指示を行なうことになり、ドキュメントがトレイの上で放置されるといった問題もなくなったのです。

職制に応じたきめ細かい利用制限により、ユーザーに負荷をかけずにコンプライアンスを強化。

ApeosPortとソフトウエアを組み合わせた富士ゼロックスのICカード認証の仕組みでは、職制や部署、または機器ごとに、ApeosPortの使用できる機能を制限することも可能です。

当社では、たとえばアルバイトや契約社員には、コピーのみ、あるいは出力のみなど、それぞれの業務に必要な機能に限定して利用権限を与えています。加えて正社員であっても、機密文書を管理する部屋には担当部員の同伴がないと入室できないようにし、さらにその部屋のApeosPortでは利用できる機能に大幅な制限を設けています。

また、ApeosPortを管理するプリントサーバーにはユーザー単位の使用履歴を蓄積しており、万一の際も、誰が、いつ、どのようなファイルを扱ったか正確にトレースできるようになっています。社員にはその旨を周知することで情報漏えいを事前に抑止するとともに、セキュリティ意識の向上にも役立てています。

このように、一人ひとりにきめ細かく権限と制限を与えられるようになったことで、ユーザーには負荷をかけずに、企業全体のコンプライアンスをいっそう強化することができました。

さらなる電子化や、Web経由の情報共有など、ワークフローを改善する仕組みを実現していく。

総合企画部 総務グループ 角方 千佳 様

コピーやプリントなどの使用履歴を個人単位あるいは機器単位で管理できるこのシステムにより、紙の無駄遣いの発生を把握し、原因を特定して対処することも可能になりました。

今回、総務および新規ビジネスの担当部署で、ペーパーレスファクスの仕組みも導入しましたが、申込書などのファクス受信文書を紙として出力せず、直接、DocuWorks文書に変換することにより、より効率的なフローを確立しています。

今後は、複合機をプリンターとしてだけではなく、社内ドキュメントを電子化するための入力機と位置づけて、契約書の電子化による保管の手間やコストの削減、記載内容の高度な検索を可能にするなど、さらなる業務の効率化や、Webを活用した情報共有にも積極的に取り組んでいきたいと考えているところです。

その際、常に新しい人材が入ってくる当社では、システムの活用の仕方などをわかりやすく説明し、業務の標準化を図っていかなければなりません。これからも富士ゼロックスには、機器や機能の提供だけでなく、導入したシステムを有効に活用するノウハウもセットにした提案を期待しています。

ICカードによる個人認証で放置プリントを抑止するとともに、多様な利用制限を可能にした今回のシステムは、業務の拡大を図る当社が、強固なセキュリティを維持していくうえで重要な基盤となってくれることでしょう。

カンパニープロフィール

eコマースの進化にいち早く取り組み、モバゲータウンやモバオクなどのモバイル事業、ビッダーズやモバデパなどのWebコマース事業のほか、ネット広告代理事業や、SNSサイト運営など、インターネットを中心にさまざまなビジネスを拡大・展開しています。

株式会社ディー・エヌ・エー様ロゴ
会社名 株式会社ディー・エヌ・エー
設立 平成11年3月
本社 〒151-0053東京都渋谷区代々木4-30-3 新宿MIDWESTビル
資本金 43億2887万円
従業員 540人
URL http://www.dena.jp/ [外部サイト]

ソリューション内容

複合機のICカード認証の仕組みを提供する裏で、システムの冗長化を図り、業務の継続性も確保。

今回、ディー・エヌ・エー様が2008年2月に本社を移転することを機会に、当時、社内に導入されていたコピー、ファクス、プリンターなどの使用状況を詳しくレビューしたうえで、機器の配置を含めて、業務の拡大にも対応できるセキュアな出力環境の構築を提案しました。

このソリューションでは、ApeosPortを合計14台、すべてIC Card Gate 2 for FeliCaを搭載して導入しています。これにソフトウエアとして、DocuHouse、ApeosWare Authentication Agent、ApeosWare Accounting Service、ApeosWare Flow Serviceを組み合わせ、

  1. オンデマンドプリント(どこでもプリント)
  2. 機能別利用制限
  3. ログの取得・集計
  4. ペーパーレスファクス

などの機能を提供しました。これらによって、放置プリントの抑止や職制に応じたApeosPortの機能の制限によるセキュリティの向上、個人や機器ごとの履歴の管理によるコストの低減、ファクス受信文書の電子化による紙使用の削減とスムーズなフローの確立を推進しています。

また、印刷環境を集約するにあたって、認証サーバー、プリントサーバーともに正副構成で導入することを提案し、万一の障害発生時にも業務の継続性をしっかりと確保できるシステムを構築しました。さらに、組織の変更や拡張が頻繁に行なわれる同社にとっては、クライアントPCの印刷設定を全社共通としたことで、サポート面での効率化にも寄与しています。

ICカード認証による自由度の高い出力と、きめ細かい制限で、機密文書の管理も可能とする、柔軟かつ強固なセキュリティのオフィス環境の整備に貢献しています。

(写真左から)富士ゼロックス東京 システムエンジニアリング部ドキュメントソリューション1グループ窪田ゆき子荻原聡子クリエーションビジネス営業部CBグループ平林剛オペレーションチームリーダー岩田雅也マーケティングサポートグループ高橋洋
(写真左から)
富士ゼロックス東京
システムエンジニアリング部ドキュメントソリューション1グループ
窪田ゆき子 荻原聡子
クリエーションビジネス営業部
CBグループ 平林剛
オペレーションチームリーダー
岩田雅也
マーケティングサポートグループ
高橋洋

関連ソリューション/商品

ダウンロード

印刷用ファイルダウンロード

PDF

XDW

PDFをご覧になるためには、Adobe® Reader®が必要になります。

Adobe® Reader®ダウンロードページ

DocuWork文書(.xdw)をご覧になるためには、DocuWorks Viewer Lightが必要になります。

DocuWorks Viewer Lightダウンロードページ

事例・ソリューションに関するお問い合わせはこちら

お問い合わせ

流通・サービス業向け その他の事例