お客様導入事例 株式会社エイト設計 様

お客様導入事例 株式会社エイト設計 様

北海道札幌市に本社を置く株式会社エイト設計様は、電気設備(電力・通信等)、および機械設備(空調・衛生)、建築(意匠・構造)の設計・積算・工事監理業務を手がけています。従来からIT化による労働生産性の向上に取り組まれており、今回は設計業務において発生する文書の管理・検索作業を効率化するシステムを導入されました。そのシステムの導入に至った経緯や、導入後の状況などをご紹介します。

代表取締役 髙橋忠明 様
弘兼翔太 様
総務部 立脇尚子 様

左から)弘兼様、髙橋様、立脇様

設計業務における文書の管理・検索が課題として浮かび上がる

労働生産性向上を図るために、課題として浮かび上がってきたのが、設計業務で発生するさまざまな文書の管理と検索。その課題解決を図るため、文書管理システム「Smart Workstream」の導入に踏み切った。

代表取締役社長 髙橋様

髙橋様: 当社は、官公庁や民間施設の電気・機械設備、建築の設計および監理業務を行っています。主に道内の官公庁施設を中心に受注しています。従来からIT化による労働生産性の向上に取り組んできており、その一環で、設計業務の生産性改善の余地がどこにあるのか明らかにしたいと考え、富士ゼロックスの働き方改革のフェアに社員を参加させたのが、今回のシステムを導入するきっかけとなりました。
社員からフェアの報告を受け、富士ゼロックスに改めてフェアの内容確認を含め相談したところ、まず生産性改善に向けて問題を特定するために、「情報共有化診断」の提案を受け、全社員で実施しました。そこから、設計業務における文書管理、文書検索の問題が浮き彫りになりました。

設計業務においては、その過程でさまざまな文書が発生します。かつては社員がそれぞれのパソコンに文書を格納していた時期もありましたが、現在はサーバーに格納しています。しかし、現場では「運用ルールが徹底されておらず情報共有がしにくい」「重要な文書とそうでない文書の区別ができない」「過去に使った文書が検索できず仕事が引き継ぎにくい」といった問題が発生していました。また、アクセス権は設定しているものの、文書を誰が持ち出したかのログが残せないといったセキュリティー上の課題もありました。

文書検索の点でいうと、特に官公庁の案件では、入札に際して資格審査のための申請書類として、当社が過去に手掛けた案件の文書も必要となります。それをサーバーの中から探さなければならず、多くの時間が割かれている状況でした。
新規に物件を受注したときには、作業工数を予測したり設計時間を短縮したりするため、過去の類似物件を参照する必要がありますが、膨大な文書の中から探し出さなければならないため、時間と手間がかかっていました。もちろん、文書を格納する際のルールは決めていたのですが、繁忙期になると徹底されず、社員が個別にパソコンに保存したり、USBメモリに保存することも少なくなかったのです。

お客様に提出した図面や工事内訳書などの「成果物」は、会社にとって最も重要な財産と言っても過言ではありません。それが、社員によって保存法が違ったり、決められたフォルダに保存されていなかったりしたため、探し出すのに2時間も3時間もかかってしまい、せっかくの財産を有効に活用できない状態だったのです。

また、業務の進捗を確認するために週に1回会議を開いていますが、その会議内で進捗状況を把握できないケースも発生していました。進捗状況がわからないと、追加受注するか、外部委託をするべきかといった判断ができないため、会議だけでなく個別に口頭などで確認をする手間が発生し、非常にもどかしい状況にありました。全案件の進捗状況が見えないことも課題となりました。

当社ではすでに富士ゼロックスの「DocuWorks」を導入しており、過去にもいろいろな提案をしていただいていました。今回の文書管理や文書検索、進捗の見える化の課題を解決するために提案いただいたのが「Smart Workstream」です。情報共有化診断でシステムを導入した場合の効果を算出してもらったところ、業務時間の約30パーセントに相当する約160時間/月、労務費約36万円/月の削減効果を見込めるということが明らかになり、導入を決断しました。

※情報共有化診断は、情報共有を促進する上で漠然としがちな「どこがどのように悪いのか」を整理する、富士ゼロックスの無料サービス。
匿名形式のアンケートを実施し、「情報共有化」の現状を「意識」「ルール」「システム」といった複数の切り口から診断し、3 週間で結果を報告する。
この診断により、ドキュメントを介した情報の共有を部門横断で行う場合の課題が抽出できる。

設計事務所に適した新業務フローで試験運用を開始

導入の事前準備として、現状の業務フローと文書の洗い出し、新業務フローの確認などを検討。設計事務所に適した新業務フローで早期に試験運用を開始した。

髙橋様: 導入にあたって、富士ゼロックスとは、業務で発生する文書の把握、重要文書の選別、関連部門とのコミュニケーション、作業手順などを検討しました。具体的には、現状の業務フローと文書の洗い出し、文書の発生・完成するタイミング、重要文書発生時の該当文書のファイル名称等のつけ方や現状のルール、他部門が利用するシーンと参照時にどのようなキーワードを使って検索をしたいか、システムへの格納手段と新業務フローの確認などです。

富士ゼロックスには、設計事務所に適した業務プロセスの骨組みや、フォルダ分類、より詳細なフォルダ階層をスピーディーに作成してもらいました。その結果、当初は今年4月から運用を始める予定だったものが、1月から試験運用を開始することができました。工程表に基づいて、お互いに協力して準備を進めてきたことがスムーズな導入につながったと感じています。

案件受注後の業務には、①契約、②基本計画、③基本設計、④実施設計、⑤積算、⑥工事監理、⑦確認申請、業務完了報告などがあります。
新システムを使った業務では、まず②基本計画として社長が「業務計画書」と「設計引継書」を作成。両文書とも私と総務がシステムに登録します。

次に③基本設計の段階では担当者が、対象案件の「基本設計書」を登録。業務の進捗をシステムに入力していきます。このときに外注が必要な場合は、「外注伺書」を作成し協力会社へ依頼し、「外注伺書」「外注請求書」を登録します。また、外部機関による設計書の確認が必要な場合は、外部機関に確認申請を行い、「検査済証」を受領し登録します。④実施設計、⑤積算の業務においても同様の作業を行います。

最後に、業務完了後は担当者が「業務完了報告書」を作成し登録。それを私が確認します。

弘兼様

弘兼様: 社内システム全般の管理担当として、部門代表者に対する説明を行いました。新システムは、業務フローが非常にわかりやすくなっています。新しい業務のスタートである契約の段階から、具体的な設計の工程があって、最終的な成果物まで、すべて一貫しているシステムですから、社員も運用しやすいと思います。

立脇様: 私は総務を担当しており、契約関係の書類を新システムに格納することになっています。申請書類も作成していますので、総務の業務についてもやりやすくなっていくと期待しています。

設計業務の流れ

試験運用から徐々に本格運用へ移行していく

今後、新システムは、徐々に本格運用に移行する予定。まずは社員の意識改革、そして新しい業務フローに慣れることが最優先項目となっている。

髙橋様: 現時点の優先事項は、文書を整理して決められた場所に格納することで情報を共有するという、社員の意識付けを図ることです。
そのうえで、本来の目的である文書管理や文書検索が容易になるといった効果が出てくると思っています。

また、今夏には改めて富士ゼロックスに情報共有化診断をしてもらう予定です。そこで、どのような効果が得られているか楽しみにしています。ただ、今はあくまでも社員の意識改革、そして新しい業務フローに慣れてもらうことを第一に考えています。
今は繁忙期ですので、様子を見ながら運用していて、従来のサーバーと併用している形です。ただ、近い将来は文書をサーバーに格納せず、すべての文書の格納を新システムに一本化したいと考えています。

総務部 立脇様

立脇様: 2019年度の案件から成果物の文書を格納し始めていますので、まだ業務を終えていないものが大多数です。今後、長期的に文書が蓄積されていけば、過去の案件の検索などに役立ってくると感じています。

IT投資により働きやすい職場環境づくりを目指す

今後、働きやすい職場環境づくりのためにIT投資を積極的に進める方針。ITの活用で多様な社員が実力を発揮できる環境に。

髙橋様:当社では、これまでIT化に積極的に取り組んできました。社員には年配の方や家庭を持つ女性の方もいますから、そうした多様な社員が働きやすい環境をつくり実力を発揮できるようになるには、IT化による業務効率化が避けて通れないからです。
また、設計者には最初から最後まで自分1人ですべてをやり切るという職人気質がありましたが、今はそういう時代ではなくなりました。業務量と労務負担のバランスを考えた分業が必要で、設計者でなければできないことに集中するのが重要になっています。そのためにもIT化は不可欠であり、つねにアンテナを張り新しい技術を取り入れたいと考えています。

実際、これまでのIT化によって、毎年、残業時間が減るなど効果を実感しています。今回導入したシステムも、2~3年以内には効果が表れてくると思っています。今後の経営方針については、事業の拡大以上に、社員が能力を発揮できる、働きやすい環境をつくることを重視しています。これまでも、働きやすい環境をつくるためにワーク・ライフ・バランスの実現に取り組み、「札幌市ワーク・ライフ・バランスplus企業」として「ステップ2」に認証されています。また、女性の能力発揮や職域拡大、子育て支援などに積極的に取り組む企業として「北海道働き方改革推進企業ホワイト認定」も受けています。

働きやすい環境づくりに継続して取り組むため、富士ゼロックスには今後も引き続きさまざまな提案をしていただきたいですね。これまでは、特定用途のシステムを導入してきましたが、今後はたとえば業務効率化、あるいは働き方改革といった目的に応じて、トータルなソリューションを提案していただけることを期待しています。

※ワーク・ライフ・バランスと女性の活躍に積極的に取り組む企業を「認証」し、その取組を一層推進するための札幌市独自の認証制度

左から)
富士ゼロックス北海道 第1営業統括部 札幌第2営業部 営業1課 営業係 担当係長 広田多恵子
富士ゼロックス ソリューション&サービス営業部 インダストリー・ソリューション・サービス営業部 東日本1グループ 千代田賢史
株式会社エイト設計 弘兼翔太 様
株式会社エイト設計 代表取締役 髙橋忠明 様
株式会社エイト設計 総務部 立脇尚子 様
富士ゼロックス北海道 カストマーサービス統括部 ソリューションサービス部 SE2課 井岸理将
富士ゼロックス北海道 ソリューション営業部 ソリューション2課 主任 泉洋行

IT投資による労働生産性向上のために、課題であった文書の管理・検索作業の軽減を図ろうと、設計業務において発生する文書の管理システムを導入されたエイト設計様。まずは試験運用を通じて社員の意識改革を促し、徐々に本格運用に移行する計画です。2020年夏に改めて利用状況を把握したうえで次のステップに進むことで、着実に効果を生み出そうとしています。

まとめ

問題点 取り組むべき課題 解決策 想定される改善効果

◆設計業務全体の進捗状況の把握

   

改善効果は、2020年夏実施する「情報共有化診断」にて調査

現在想定される改善効果は下記

  • 時間と費用の削減

→ 労働時間の削減:約160時間/月
→ 労務費の削減:約36万円/月

  • 受注から検収までの一連の案件全体の進捗状況を週1回の会議では分からず、都度確認をする必要があった
  • 労務のキャパシティを考えつつ新規受注や外注あるいは、受注見送りの意思決定に活用する仕組みの構築
  • 業務プロセスの再構築業務の可視化
  • 週次の進捗報告ルールを改めて設定

◆IT化を進めたが、課題の抽出を行っていなかった

  • 富士ゼロックス「情報共有化診断」を全社員が実施。問題点の抽出を行った

◆設計業務における文書管理

 
  • 案件ごとの受託から検収までの業務プロセスに沿った成果物の格納により、保管場所や進捗状況が一覧で見えるようにする仕組みづくり
  • 業務プロセスの各段階で収納できるフォルダ分類、階層作り
    保管場所の一本化

◆設計業務における文書検索

 
  • 過去の類似設計を参照し作業の工数を予測することで新規設計時間を短縮する、検索システムの整備。
  • 検索システムの整備
問題点

◆設計業務全体の進捗状況の把握

  • 受注から検収までの一連の案件全体の進捗状況を週1回の会議では分からず、都度確認をする必要があった
取り組むべき課題
  • 労務のキャパシティを考えつつ新規受注や外注あるいは、受注見送りの意思決定に活用する仕組みの構築
解決策
  • 業務プロセスの再構築業務の可視化
  • 週次の進捗報告ルールを改めて設定
問題点

◆IT化を進めたが、課題の抽出を行っていなかった

  • 富士ゼロックス「情報共有化診断」を全社員が実施。問題点の抽出を行った
取り組むべき課題

◆設計業務における文書管理

  • 案件ごとの受託から検収までの業務プロセスに沿った成果物の格納により、保管場所や進捗状況が一覧で見えるようにする仕組みづくり

◆設計業務における文書検索

  • 過去の類似設計を参照し作業の工数を予測することで新規設計時間を短縮する、検索システムの整備。
解決策

◆設計業務における文書管理

  • 業務プロセスの各段階で収納できるフォルダ分類、階層作り
    保管場所の一本化

◆設計業務における文書検索

  • 検索システムの整備
想定される改善効果

改善効果は、2020年夏実施する「情報共有化診断」にて調査

現在想定される改善効果は下記

  • 時間と費用の削減

→ 労働時間の削減:約160時間/月
→ 労務費の削減:約36万円/月

案件管理のイメージ

Excelの管理台帳だけでは、進捗管理とファイル管理を同時にすることができませんでした。
Smart Workstreamでは、成果物の図書を入れることで、進捗状況が信号のように変化し、文書管理と同時に案件の進捗管理もできるようになりました。
また、過去の案件を検索すると、必要な図書を瞬時に見つけることができます。

Before

After

工程ごとの進捗状況

検索

⟨担当営業のコメント⟩
エイト設計様とはこれまでも複合機やDocuWorksをはじめ、大判プリンターやオンデマンド印刷プリンター、名刺管理ソフト、トレイオプションによるワークフロー業務改善といったお取引をさせていただいておりました。北海道では初めての「Smart Workstream」の導入ケースでしたが、最初に実施した「情報共有化診断」により、漠然とした情報共有の課題が文書の種類や数値で定量化して顕在化することができました。その結果、お客さまの投資の意思決定に役立てることができ、背中を後押しすることができました。この点が大きなポイントだったと思います。

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