お客様導入事例 静岡県富士市様

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概要

経営課題:さらなるコスト削減のため、ICカードを利用した認証プリントマネジメントシステムを検討

静岡県富士市(以下敬称略)様では、2005年に実施した出力機器の統一事業に引き続き、プリント環境を見直してさらなるコスト削減策に取り組むことを決定。ICカードを利用した認証プリントマネジメントシステムを導入し、運用コストの削減、ログデータの検証や作業効率の向上によるTCO削減を図ることにしました。

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取り組み内容:プロポーザル方式で総合的な評価に基づき、落札業者を選定

金額だけではなく、複合機の環境性能、セキュリティー機能、業者の技術力の高さ、保守体制の確かさ等の視点で総合評価入札を行い、パートナーとして富士ゼロックスを選定。全庁 151拠点に配置した合計321台の複合機において、シンクライアント環境下で、ICカードによる個人認証によりプリントが実行されるオンデマンドの仕組みを構築し、コスト意識の向上とセキュリティー強化に寄与しています。

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将来展望:両面やまとめて1枚プリントの推進で、職員の「エコ意識向上」にも期待

今後は、両面プリントやまとめて1枚プリントを推進していくと同時に、ペーパーレスによる情報デリバリーとしてドキュメントハンドリング・ソフトウェア「DocuWorks」を活用した電子文書化を、庁内に広めていくことを予定しています。これらの仕組みにより、さらなるコスト削減効果に加えて、職員の「エコ意識の向上」にもつながることを期待しています。

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サービス概要:複合機一括管理による運用コストの継続的削減とプリントオンデマンドの実現

全庁でのID別操作ログ収集により、運用面でのコストを大幅に削減できるだけでなく、利用者に無駄なプリントをしない意識付けができ、より効果的な運用管理が実現できます。また、シンクライアント環境下でのログインとオンデマンドプリント環境の連携によって、必要な時に必要な場所でプリントできるようになり、移動業務時の作業効率化や情報を持ち運びしなくてすむためセキュリティー強化が図れます。

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事例詳細

以前から、経費削減と効果的なOA環境の運用管理との両立を意識

総務部 情報政策課 システム開発担当 主幹 深澤 安伸 様

富士市では、これまでも効率的な行財政運営に取り組んできました。特に昨今は、景気低迷に加えて東日本大震災の影響もあり、税収の減少に伴う財源不足が深刻化しています。そのため、事業を行う際には、より高いコスト意識を持って取り組むよう努めています。

庁内の職員が使っているOA環境の管理などを行っている情報政策課におきましても、経費を削減しつつ、より効果的な運用・管理を行ってきました。

その中で、2005年、各課にそれぞれ配置していたプリンター、コピー機、FAXといった出力機器の統一を実施しました。それまでは、断続的に発生する機器の更新作業のたびに、職員用の各PCへプリンタードライバーを配布する作業などが発生していたのですが、各課で使用する出力機器を同種類の複合機に統一したことで、運用面でのコストを大きく削減できました。

ICカードを活用したプリントマネジメントシステムを導入し、TCO削減を図りたい

今回、この2005年に導入した複合機の契約更新に合わせて、さらに効果的な出力環境を構築していきたいと考えていました。その中でポイントとなったのが、非接触型ICカードを用いた個人認証機能の導入と、プリントマネジメントシステムの導入です。複合機などの出力機器は、情報をデリバリーするための機器と考えています。そして、情報をデリバリーする最適な方法(紙・電子)を検証していける仕組みと、コスト意識を持たせる仕組みを構築して、 TCO削減を図りたいという思いがありました。

また、富士市では数年前から職員用のPCをシンクライアント化して、情報セキュリティーの強化に努めてきましたが、さらに今回のICカード導入によってプリントの取り忘れによる情報漏えいのリスク回避を図りたいと考えていました。なお、ICカードは、将来的にシンクライアント端末のログオン認証や、入退室管理など、汎用的に活用できることを踏まえての導入でした。

ほかにも、プリントにかかる直接的なコストを抑えるため、出力機器のリース・保守、消耗部品の交換、必要に応じたカスタマイズ、各種サポートなどにかかる経費を、使用カウントに応じた単価契約にすること。そして、複合機の省電力化による環境性能向上についても、調達仕様書の中に盛り込みました。

さまざまな視点から総合的に評価し、富士ゼロックスを選定

総務部 情報政策課 システム開発担当 大長 剛二 様

2011年4月に調達仕様書を作成し、7社のベンダーに提案を依頼。内容をプロポーザル方式で総合的に評価した結果、今回は2005年の複合機統一のときと同じ富士ゼロックスに依頼することにしました。

もともと、金額だけに着目した入札では、本当の優劣を決めることはできないと感じており、今回の調達においても、複合機の環境性能やセキュリティー機能、業者の技術力の高さ、保守体制の確かさ等の視点から総合的に評価することが必要だと考えていました。複合機と認証システムとの連携、充実した運用サポートはもちろん、プリントマネジメントシステムとしての総合力の高さが、選定の大きな要因になりました。

また、複合機・ハード・ソフトを個別に調達していたのでは、効率的なプリント環境の構築が困難になると考え、今回はこれらを複合的にお任せできることを要件に盛り込ませていただきました。その点でも富士ゼロックスからは、信頼度の高い提案をいただき、心強さを感じました。

ICカードの導入で、コストを抑えつつ、さらに効率的な環境を実現

今回の調達で、本庁舎内および庁内LANでつながっている151拠点に、合計321台の複合機を導入。統合ソフトウェア「ApeosWare Management Suite」でユーザー情報の管理やログ管理、プリント管理などを、複合機のスキャナーで電子文書化を、複合機管理サービス「EP-BBシステム」で複合機のトラブルや消耗品交換時期の自動検知・連絡を、それぞれ行える環境を実現しました。

まず、2011年7月から市内の小中学校でICカードの運用を開始。同年8月には、本庁舎内や出先施設でも本格的にICカードの運用を開始しました。職員から特に「面倒だ」といった不満の声もなく、ミスプリントの軽減によるTCO削減が図れています。

これまで職員は、所属している原課の複合機からしかプリントできないように制約を設けていたのですが、現在は全庁的に設置された自所属以外の複合機からも、オンデマンドでプリントできるようにしました。これは、シンクライアント環境下でのICカードによるユーザー認証が可能になったからこそ、実現した機能だといえます。

まだ運用を開始して間もない段階ですが、自分を認証できないと指示した出力ができない仕組みは、さらなるコスト削減につながるのではと期待しています。また、常にログが取得されていることを職員に知ってもらったことで、不要なプリントに対する抑止力にもなると思います。

プリントマネジメントシステムの導入により、情報漏えいのリスクを削減

今回の導入により、大きく3つの効果を得ることができました。

1. コスト削減

ICカードを用いたプリントマネジメントの実現、使用カウントに応じた経費の単価契約により、10%の出力コストの削減が見込めます。

2. セキュリティーの向上

ICカード利用および統合ソフトウェア「ApeosWare Management Suite」のログ管理により、セキュリティー意識の向上や、出力した紙の取り違えや放置プリントがなくなり、情報漏えいのリスクを減らすことができました。

3.省電力化など環境面での効果

複合機自体の性能による省電力化に加え、プリントで使用する用紙数を抑えることで、環境面での高い効果を実現します。

今後も両面プリントやまとめて1枚プリント、電子文書化を、さらに推進していく予定

今後は、紙1枚にどれだけ情報を効率よく載せられるかという点で、両面プリントやまとめて1枚プリントの推進を広めていく予定です。同時に、ペーパーレスによる情報デリバリーとして、ドキュメントハンドリング・ソフトウェア「DocuWorks」の活用による電子文書化を推進していきます。情報デリバリーの方法を工夫することが、さらなるコスト削減だけではなく「エコ意識の向上」にもつながると考えています。

私たちは、機器が壊れたら直すのではなく、故障する前に相談してくれる保守姿勢など、富士ゼロックスのサポートに大変満足しています。これからも継続的に、情報をデリバリーする有効な提案や機器利用のアドバイスをしていただけることを期待しています。

プロフィール

静岡県の東部に位置する富士市。文字通り、富士山を望むことができる地域の1つとして知られている富士市は、浜松市、静岡市に次いで県内第3位の人口を誇ります。また、富士市には60社(70工場)の製紙工場があり、「紙のまち」としても発展を続けています。

静岡県富士市ロゴ
名称 静岡県富士市
住所 〒417-8601 静岡県富士市永田町1-100
URL

ソリューション内容

継続的なTCO削減と業務効率向上の実現

富士市様から、右肩上がりになっているプリント枚数に歯止めをかけるため、運用コストなどのTCOの削減を図りたいというご要望をいただきました。それに応えるため、当社は下記の機器管理マネジメントシステムをご提案しました。

複合機機器管理=EP-BBシステム

  • 各課担当者様の日常機器管理作業を軽減
  • 保守に関する問い合わせ件数を低減
  • エコデータ(CO2排出量、消費電力量など)の提供

プリント枚数管理=プリントマネジメントシステム

  • ID別出力ログ管理による枚数変動への検証
  • 指示ミスによる無駄なプリントの中止
  • 定期的なログ収集データサマリーの提出

セキュリティー強化 =複合機認証

  • ICカードによるActiveDirectory個人認証
  • プライベートプリントによる放置プリント、取り間違い防止

利便性の向上=オンデマンドプリント

  • シンクライアント環境とプリントオンデマンド環境の連携で必要なときに必要な場所で情報プリントできる仕組みの構築

 

(右から)
富士ゼロックス静岡株式会社
官公庁営業部 部長
近藤喜英
マーケティング本部
官公庁営業部 官公庁営業課
矢口克巳
カストマーサービス本部
システムサービス&
ソリューションサポート部
SE課 S&N技術グループ
内藤寿明

 

今後、より一層のコスト削減や利便性の向上を実現できるように、継続してご提案をしていきたいと考えております。

機器管理マネジメントシステム

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  • 注記:事例内容は2011年12月時点の情報です。

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