お客様導入事例 富士ゼロックス事務サービス部

概要

経営課題:請求書等をファクス送信するうえで、あってはならない誤送信

経営課題

契約業務や請求業務に携わる富士ゼロックス事務サービス部。業務においてファクスの送信は不可欠である一方、請求書などの“誤送信”は社会的な信頼の損失にもつながることから、これを抑止する仕組みづくりが求められていました。

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取り組み内容:利便性にも配慮した、ファクス誤送信抑止のためのシステムを開発

取り組み内容

ユーザーがスムーズに操作しながらも、セキュリティーレベルを上げられるよう、請求業務の担当者とシステム開発者が一体となって検討。ApeosPortとApeosPort用に開発された専用ソフトウェアを連携させた、ファクス誤送信抑止システムの仕組みを構築しました。

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将来展望:情報セキュリティーの強化が、企業の信用を支え競争力を向上

将来展望

現場の意見を募り検討を繰り返しながら、ハードウエア、ソフトウェアのみならず、運用方法も含め、“誤送信をおこさない操作”ができる環境を構築しました。

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サービス概要:ファクス誤送信抑止システム

デジタル複合機「ApeosPort」と、「F抑 forApeosPort」(開発元:日本オプロ株式会社)をベースにカスタマイズした独自のファクス誤送信抑止システムを使い、ヒューマンエラーの発生を抑え、セキュアなファクス送信を実現します。

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事例詳細

与信情報まで扱う部門として求められた、強固なセキュリティー環境。

請求書や契約書は、お客様との取り引きの「証」であり、企業にとって重要な資産ともいえます。富士ゼロックス事務サービス部は、契約業務や請求業務に携わり、これら請求書や契約書などの書類のほか、お客様の与信に関わる機密情報なども扱うことから、富士ゼロックス全社の中でもいち早く強固なセキュリティー環境の構築に専心してきました。そして2006年には営業本部とともに、情報セキュリティーマネジメントシステム「ISMS」の認証を取得しました。

そのように、セキュリティーへの意識を高めていくなかで、「ファクスの送信」については、特に配慮を要する作業として考えられてきました。なぜなら、事務サービス部では、毎月5,000件以上のファクスを送信しているのですが、その内の約7割を、郵送前に事前確認を必要とされるお客様に宛てた「請求書」が占めていたからです。

「人による作業」に頼らないファクスの誤送信抑止の仕組みが命題に。

事務サービス部 部長 飯森和文

機密情報を含む請求書などの情報が、万が一漏えいした場合、取引停止はもとより、社会からの信頼を大きく損ねてしまいかねません。そのためこれまでは送信の際、宛先の番号や送付内容に間違いがないように、二人一組でチェックする体制をとってきました。

たとえば短縮ダイヤルで送信する場合であっても、宛先番号を登録したボタンを押し間違えないように相互に確認しながら慎重に操作してきました。しかしそうした対策も、目視を主体とした「人による作業」である以上、ミスの発生をなくすことは困難です。

お客様との良好な関係を維持し、また自社の信頼を損なわないためにも、ファクスの誤送信をゼロにすること。すなわち、ヒューマンエラーを起こさせない仕組みづくりが、私たちにとっての命題だったのです。

利便性の向上と、セキュリティー強化を両立させるシステムを目指して。

事務サービス部 エグゼクティヴスタッフ 瀧澤 靖

そこで事務サービス部では、まずファクス送信において実際に起きた、あるいは起こり得るヒューマンエラーを洗い出し、どのようにすればそれらを防ぐことができるのか、請求業務の担当者とシステム開発者が一体となって検討しました。

そして、デジタル複合機ApeosPortと、ApeosPort用に日本オプロ株式会社が開発したファクス誤送信抑止のためのソフトウェア「F抑 forApeosPort」をベースに、システムの構築に着手。自分たちが使いこなしたこのシステムを、お客様への提供ノウハウにも役立てられるよう、ユーザーがスムーズに操作できること、同時にセキュリティーレベルを上げられることを目指して、PDCAサイクルを回しながらシステムの作り込みを進めていきました。

このシステムは、PCまたはApeosPortの操作パネルから、あらかじめ登録された宛先名を選んでファクスの送信を“申請”すると、承認者にE メールで連絡が入り、送付先と書類の内容に誤りがないか“確認”を得てから送信が完了する仕組みになっています。機能のカスタマイズにあたっては、実際の事務処理業務における使いやすさなども考慮し、きめ細かな工夫を施しています。

ApeosPortとの連携で、より柔軟で効率的なシステムに。

今回のシステムでは、全国18拠点の事務センターにApeosPortを配置します。※1それぞれのApeosPortは、 PCの代わりにシステムを操作するための“入口”となるだけでなく、自部門のファクス回線が混みあっている際や、万が一自部門のファクス機がダウンしてしまった場合には、社内のネットワークを経由してデータを転送し、他の拠点のApeosPortからファクスを送信することも可能です。請求などの基幹業務を滞らせずに済むのです。

さらに、全国のApeosPortの設定は本部のセンターサーバー側から一括して管理・変更することができ、運用面における負荷の大幅な軽減にも役立っています。

※1 年内を目処に全国展開中

現場一丸となって、誤送信を抑止する仕組みを構築。

ハードウエア、ソフトウェア、そして現場のノウハウを活かすことによって、“誤送信を起こさない操作”ができる環境を構築しました。操作や手順が新しくなっても、現場からの意見を募ってでき上がったシステムだからこそ、短期間で定着することもできたのです。

おかげさまで事務サービス部では、システムの稼働以来、現在まで誤送信ゼロの記録を更新しています。また、ファクスを送信するという個々の作業が、ワークフローに則した一連の業務に組み込まれたことによって、かつての二人一組によるチェックと比べて、処理のスピードもアップ。ユーザーは普段の業務において特に意識することなく、よりセキュアにファクスを送信できるようになったのです。ヒューマンエラーの発生を抑えることで、情報セキュリティーのレベルがワンランク上がったと言えるでしょう。

企業の競争力向上にも寄与する、情報セキュリティーの強化。

事務サービス部 兼 eRM事業推進室シニアコンサルタント 磯崎進

今回のシステムは、ISMSやいわゆる日本版SOX法への対応にもつながるものとして価値を感じています。また、システムによる誤送信の抑止は、企業にとって社会的責任を果たすと同時に、市場での信用を支えるものです。こうした「信用力の確保」は、取引を拡大するうえにおいても、ますます重要になるのではないでしょうか。これから情報セキュリティーの強化が、競争力の向上に不可欠な条件となっていくはずです。

事務サービス部では、誤送信ゼロを続けていきながら、社内で開発・活用してきたこのシステムを、今後は同様の課題を持つお客様への具体的なサービスとしても提案していきたいと考えています。

ソリューション内容

現場のアイデアが多数活かされているApeosPortを使ったファクス誤送信抑止システム。

今回のシステムの主な特長としては、次の2点が挙げられます。

1. 誤送信抑止のための各種機能を装備

第三者の承認を必要とする「F抑 forApeosPort」をベースに機能のカスタマイズを図り、より高度なセキュリティーを確保しました。さらに、未登録の宛先に送信する場合、宛先番号の確認入力を必要とし、その際には番号のコピー&ペーストができないようにしたり、実際に「テスト送信」を行い、先方の受信を確認したうえで初めてシステムに登録されて送信指示が行えるようになるなど、誤送信を抑止する各種の機能を装備しました。

2. 高い操作性

送信時の宛先や承認者の選択が、PCはもちろん、ApeosPortの操作パネルから行えます。また、原稿は、ApeosPortで紙文書をスキャンして登録できるほか、PC上ではDocuWorks文書などの電子データをドラッグ&ドロップによる簡単な操作で登録できるなど、ユーザーの使い勝手に配慮しました。

実際の事務サービス業務において、課題を吟味した上で、例えば承認者が不在の場合も考え副承認者を設定できたり、送信先が登録されている場合は社名や番号の一部から検索できるなど、使いやすさも追求しているこのシステム。今後ソリューションとしてご提案させていただくお客様におかれても、ファクスの誤送信抑止を実現するだけでなく、スムーズな業務の遂行に貢献するものと期待しています。

(左)事務サービス部 東京事務センター 売上管理グループ 請求管理2チーム 高村幸一 (右)事務サービス部 中央事務センター 売上管理グループ 山田武史
(左)事務サービス部 東京事務センター
売上管理グループ 請求管理2チーム
高村幸一

(右)事務サービス部 中央事務センター
売上管理グループ
山田武史

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