お客様導入事例 北陸中央食品株式会社 様

お客様導入事例 北陸中央食品株式会社 様

北陸中央食品株式会社様は、富山県を中心に北陸三県を主な販売エリアとして、食品の卸売業を展開しています。なかでも地場産商材を積極的に取り揃え、一般食品、日配食品、冷凍食品など常温・低温・冷凍の三温度帯の加工食品を取り扱い、24時間・365日体制の物流サービスを提供しています。その中で受発注業務については、システムを導入したものの大半は従来型のファクスを使った業務が多く、非効率さを感じていました。このファクスによる受発注業務を電子化し、業務改善につなげた事例を紹介します。

代表取締役社長 澤田様

卸売業の現場で起きているファクスによる受発注業務の課題とは

せっかく販売システムを導入しても、大半は従来型のファクスによる受発注業務を行わざるを得ない状況があった。その業務の非効率を改善することが最大の課題であった。

代表取締役社長 澤田様 

澤田様: 当社はメーカー約400社から商品を仕入れ、北陸三県の小売業約80社に販売しています。メーカーへの発注業務と小売業様からの受注業務は、主にファクスを介して行っていました。Web-EDIシステムも運用していますが、利用されるのは一部のお客様に限られています。
小売業は、通常であれば各店舗を統括する本部からオンラインで発注を行いますが、店舗の従業員がイレギュラーな発注や追加発注などを行う場合は、店舗から直接ファクスが送られてくることがあります。仮にイレギュラーの発注が2、3アイテムであったとしても、それが40店舗となれば処理件数も膨大になってしまいます。

※Electronic Data Interchangeの略称。電子データ交換の意味

一方、発注においても、メーカーによってはファクスでしか受け付けていない場合があり、システムを導入しても従来型のファクスによる受発注業務はまだまだ多い状況が続きました。
ファクスによる受発注業務は、受信の確認のため何度も席を立つ必要があり、そのたびに仕掛かり中の作業が中断されます。受信後は、納期などの回答を手書きで記入し、ファクスで返信するため、他部門への確認でも紙が行き来し手間がかかっていました。場合によっては、ファクスの受信や、ファクスに記入されている情報を確認するため、相手先に電話をする必要もありました。

また、情報の共有・引き継ぎがスムーズにできないことに加え、用紙や出力、通信、文書の保管スペースにかかるコストが増大していることも課題でした。さらに、ファクス用紙の保管や補充・発注などの作業負担もあります。受発注伝票は税法上7~10年保管しておかなくてはいけませんから、それを書庫に移動させて保管する必要もありました。

ファクスを利用した受発注業務で発生するこれらの付帯業務は、非常に手間がかかります。当社は年間365日営業していますから、土・日や祝日などでも、ファクス用紙を補充したり、保管したりする作業があったわけです。
付帯業務も含めて、ファクスによる受発注業務は非効率だと感じていました。何とかしたいと思っていた時に富士ゼロックスから提案を受け、検討することにしました。

月間1万枚の受信ファクスの紙出力がゼロに

電子化により、月間1万枚あった受信ファクスの紙出力がゼロに。受発注処理時間も1日当たり90分が削減され、紙の補充や廃棄、保管といった付帯業務も軽減されるという効果が表れた。

澤田様: 富士ゼロックスからの提案を採用した決め手は、発注元である小売業に対して、発注方法の変更依頼などは一切なく、社内で紙を電子へ変更するだけで、業務の流れを変えることなく運用を開始できることでした。

まず、富士ゼロックスからは業務フローがどう変わるのかをマッピングしていただき、社員向けの研修も開催してもらいました。そのおかげで、大きなトラブルもなくスムーズに導入・運用に移行することができました。

今回の導入効果ですが、月間1万枚の受信ファクス出力がほぼゼロになりました。社内全体の出力も3万枚から1万6000枚に削減され、保管スペースも削減できています。以前は月に約20箱もの用紙を購入していましたが、今は10箱も購入していません。
その結果、年間30万円以上のコストが削減できました。また、受発注処理の時間を1日当たり90分削減することもできています。紙の補充や廃棄、保管といった付帯業務も軽減されたので、受発注業務の担当者からは、「楽になった」「過去には戻りたくない」という声が多いですね。

ファクスの内容確認、編集・加工は「DocuWorks」を用いてPC上で行っています。定型文であれば、あらかじめ用意したテキストを貼り付けるだけ。手書きのファクスに比べて、文字も読みやすいし、間違いも見つけやすいと好評です。
受注後は、納期などを記入し小売業に返信したあと、受信データを基幹システムに入力するのですが、作業がしやすいように基幹システム用のディスプレイを追加して、デュアルディスプレイを使っています。

受発注業務以外でも、管理本部での請求書管理で、例えば2~3年に1回程度しか発生しないような伝票はスキャンして「DocuWorks」に残しておくようにしています。どういう処理をしたかメモを残しておけば、次の処理のときにすぐに対応できるからです。このように、他の社内業務にも活用をしています。

見える化によって「業務の囲い込み」を排除

電子化によって情報が見える化され、業務の透明性が高まった結果、誰でも受発注の処理作業を引き継ぐことができるようになった。特定の社員への業務の依存度が下がり、相互に業務を補完し合えるようになった。

澤田様: 「DocuWorks」を導入したメリットとしては、業務の引き継ぎをしやすくなったことも挙げられます。業務フローが共通化され、しかも誰でも進捗を確認することができます。そのため、処理ルールを決めておけば、誰でも作業を引き継ぐことができるようになりました。

また、ファクスの受信確認は電子トレイで知らされます。他部門への配布も宛先ごとに電子トレイで振り分けるので、紙情報(キャビネット保存・保管)だったものが電子化されNASに電子保存されるようになったことで、必要な情報をいつでも誰でもが閲覧できるようになりました。

当社の新入社員はまず受発注業務に携わって、どんな取引先からどんな商品を仕入れて、どんなお客様に販売をしているのか知ってもらうようにしています。当社は、それらを知らなければ仕事ができないのですが、今回の電子化により業務の流れが分かりやすくなり、新入社員教育もしやすくなったと考えています。

また、導入前は担当者しか分からないような属人的な処理もありましたが、そうしたこともなくなりました。私は業務の囲い込みと呼んでいますが、担当者自身にしか分からない業務手順をとることで、当人がいないと業務が回らないケースが発生することがあります。しかし、業務の透明性が高くなれば、それもなくなります。電子化は、まさにその「業務の囲い込み」をなくすことにつながっているわけです。当社の受発注業務の担当者は10人弱で、人数自体は電子化以降も変わっていません。しかし、担当者間で相互に業務を補完し合えるケースは間違いなく増えています。

特定の社員への業務の依存度が下がり、各人に余裕が生まれたことで、業務を共有しあえるようになりました。今回の導入は、処理時間を削減して人数を減らすよりも、この人がいなければ受発注業務ができないといったリスクを下げることを目的としていたので、その目的を達成することができました。

時代の変化に対応し、新しいことにチャレンジしていく組織へ

今回の業務改善は社員の意識改革にもつながった。削減できた時間やコストを、創造性の高い仕事のために使っていくことができる組織づくりの機運が醸成されてきた。

澤田様:電子化の効果をそれぞれの社員が実感できたので、今後は新しいやり方を導入することに対してのアレルギー反応はなくなっていくと思います。業務がかなり楽になりましたから、社員が他の運用方法を検討しようと前向きになり、いろいろな挑戦に対してポジティブになってきました。
当社のような卸売業は川中にいますから、川上、川下からの情報量がものすごく多い。私自身も毎週1回、膨大な情報を紙でチェックしています。今後は、こうした情報も電子化して共有できればと考えています。さらに営業ツールにも活用していくことを考えています。

今後は、どれだけローコスト経営を進められるかという点がテーマになります。今回、業務の整理整頓もでき、不要な作業のそぎ落としができました。今後については、日次、月次、年次の単位で何が業務の負荷になっているか、特殊な業務は何か、といった洗い出しをして、そこから優先度の高いものをつぶしていく必要があります。そして、業務効率化により創出できた時間で、より創造的な仕事をしなければいけません。時間の削減を人の削減につなげるのではなく、社員が新たな仕事のやり方や事業に意欲的に挑戦できるようにしたいと考えています。

卸売業界は保守的な傾向が強く、ともすると慣例を改めることに消極的でしたが、これからは時代の変化に対応して、当社も今までのサービスを改善していかなくてはいけません。そのためには、従来のやり方や過去の成功体験をとらわれず、つねに新しいことにチャレンジしていく必要があると思います。

左から) 北陸中央食品株式会社 管理本部 部長 澤村様
北陸中央食品株式会社 代表取締役社長 澤田様
北陸中央食品株式会社 専務取締役(営業統括 本部長)西川様
北陸中央食品株式会社 物流商品事業本部(兼 管理本部)次長 寺嶋様

メーカーと小売業の中間にあって、効率的で安定的に商品を供給する機能を持つ卸売業。北陸中央食品様は、その膨大な件数に上る受発注業務を電子化しました。
電子化により、受信ファクス枚数の削減、作業時間の削減など明確な導入効果を得られましたが、それだけでなく、社員自らの業務改善ムードが高まっており、今後、他の業務においても活用が広がっていくことが期待されています。

まとめ

導入後の業務の流れ

⟨代表取締役社長 澤田様のコメント⟩
実際導入前後のスタッフの方のフォローは大変丁寧で助かりました。
どこの企業も基本の業務のやり方を変えることへの不安、アレルギーは大きいと思います。
特にアフターフォローで導入後の変化を数字で捉え目に見える形で実感させてもらえたことは私も現場も自信に繋がりました。そういった導入後のゼロックスさんとの二人三脚で当初の基本計画から離れていないか、目的は達成できそうかといった実働実態の把握がスムーズであったこと、そして結果として当初より導入完了予定を早めることができました。
⟨担当営業のコメント⟩
今回、社内のペーパーレス化(電子化)を促進していきたいというご要望をいただき、お仕事柄、受発注でのファクス利用頻度が高いことから、ペーパーレスファクスソリューションを提供いたしました。
提供した内容は、複合機(+ナンバーディスプレイ契約)+DocuWorks/トレイ2のシンプルな組み合わせの構成になります。
構成がシンプルな分、部署・担当者への振り分け、保存/保管や廃棄などの運用面がキーになりましたが、お客様の実務的推進者の寺嶋次長様の多大なご尽力のお陰もあり、スムーズな導入・運用に至りました。 寺嶋次長様にはたいへん感謝しております。
今回の取り組みでは紙の電子化により、不要な紙出力を軽減できたのは勿論ですが、受発注業務の効率化や働き方を見直す一つのきっかけになったとのことが一番嬉しく感じています。

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