お客様導入事例 碧海信用金庫様

概要

経営課題:お客様への均一なサービス提供のために、業務品質を一定に

経営課題

碧海信用金庫様(以下敬称略)では、金融業界を取り巻く環境変化の中で、内部統制の根幹とも言える業務マニュアル、事務取扱手引書の運用についての効果的な運用や効率化を迫られていました。

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取り組み内容:紙ベース管理の限界を打破、使いやすい事務取扱手引書を実現

取り組み内容

手引書の紙ベース管理の問題を解決するために、金融事務規程支援サービスの導入を決定。XML技術による手引書の電子化に取り組み、その結果、手引書改訂作業の一元管理と、月2回の定期更新が可能になりました。

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将来展望:手引書の標準化を、共同事務センターへの移行に活かす

将来展望

手引書のXML技術による電子化は、非常に導入効果の高いものであることを実感しました。基幹システムの共同事務センターへの移行にも活かしていきたいという考えです。

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サービス概要:金融事務規程支援サービス

高度化・複雑化する金融業務を支える膨大な事務規程。長年の経験と多くの実績を元に、事務規程の再構築を支援し、お客様の業務品質を高めます。

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事例詳細

お客様に均一なサービスを提供するためには、内部統制の根幹となる部分の課題解決が必要。

常務理事 常務執行役員 久恒 治人様

碧海信用金庫は愛知県の西三河および尾張南部を主な事業区域として、地元の中小事業者や地域の皆さまが会員となり、相互に助け合い、発展していくことを共通の理念として運営されている地域金融機関です。
信用金庫の場合は限定された地区内に複数の店舗が存在しており、一人のお客様が複数の店舗を利用するため、より均一なサービス提供が求められます。そのためにも、各店舗の業務品質を一定にすることが、重要だと考えていました。

また、昨今の金融業界の大きな流れとして、「貯蓄から投資」というものがあり、特に元本割れの可能性があるような商品については、これまで以上の説明責任が求められます。

こうしたコンプライアンスの実現は金融業界にとって最も大きな課題の一つと言えます。そこで、当信用金庫の業務ルールを明文化した、事務取扱手引書の整備、効率的な運用の実現に取り組んできました。

手引書の紙ベースでの管理に限界。文書の電子化による問題解決を目指す。

理事 事務部長 杉原 啓次様

こうした手引書は、必要に応じて改訂され、最新の情報を参照できなければなりません。しかし、多くの金融機関と同様に、手引書は紙ベースで管理されていたため、運用にはやはり限界がありました。

手引書は約120編、9000ページからなるものです。旧来のワープロ、ワード、エクセルなどで編集されたものを紙にプリントし、各支店単位で管理。法対応などで改訂があった場合は、その旨を連絡し、各支店で更新していました。しかし、この方法では更新が確実に実施されているとは言い切れない状況でした。

そこで、まず2002年に、日々発行される通達を管理・共有する仕組み「通達配信システム」を、富士ゼロックスの文書管理ソフトウエア DocuShareで構築。結果として閲覧性は向上したのですが、電子化が既存文書の画像化という手法であったため、更新性の部分で問題が残ってしまいました。

その後、社内ネットワークやPC配備が充実したことを契機に、2005年夏、改めて、更新性をポイントに検討することになりました。その際、提案いただいたのがXML技術*による文書の電子化をベースとした、金融事務規程支援サービスでした。

*XML:データの意味や構造を記述するための言語

手引書の電子化を当金庫全体の問題と捉え、関係部署一丸で取り組む。

事務部 事務指導課 課長 塚本 浩治様

提案されたサービス内容を検討した結果、2006年3月に導入を決定し、さっそくXML技術による文書の電子化に取り組みました。当初はXML技術というなじみのない言語を扱えるのかという不安がありましたが、実際に作業を進めてみると、感覚としてはワードやエクセルが扱えるならば、それほど難しいものではないことが分かりました。

また、XML技術による電子化のメリットとして感じたのは、フォーマットが統一されているため、個人のやり方に依存せずに文書化ができる点です。これまでのワードやエクセルと違い、レイアウトなどについて考える必要はないため、個人差が出ることもなく、分かりやすく、効率的な運用ができるようになりました。

電子化作業は滞りなく進み、当初の予定通り、2007年3月より運用を始めることができました。スケジュール通り作業を進めることができたのは、今回の取り組みを信用金庫全体の問題として全職員が共有し、事務部だけでなく融資部や証券国際部など関係各部署が、一丸となって作業を進める体制を作ることができた点にあると思います。

バラバラだった管理を一元化。事務取扱手引書の、効率的な定期更新が可能に。

事務部 事務統括課 平岩 久美子様

今回の電子化により、事務取扱手引書の運用は大きく変わりました。そのポイントとして、管理の一元化と定期更新の実現、大きくこの2つがあげられます。

1.管理の一元化を実現

これまで各部門がバラバラに行なっていた手引書の改訂作業ですが、改訂が発生する際は、事務部に申請、改訂自体は引き続き各部門の担当者が行ない、内容をリスク統括部がチェックするというフローに変更。事務部で全て改訂状況が把握できるようになりました。

2.手引書の定期更新

システムの運用開始後は、月2回のペースで、手引書の更新作業を行なっています。また、日々の通達はDocuShareで管理しているため、手引書と情報をリンクすることで、情報共有を行なうことも可能です。更新作業を遅滞なく行なえている点についても、導入効果を感じています。

事務手引書の標準化への取り組みを、共同事務センターへの移行に活かす。

バラバラだった管理を一元化。事務取扱手引書の、効率的な定期更新が可能に。

常務理事 常務執行役員 久恒 治人様

導入にあたっては、各支店の紙の手引書を破棄し、すべてPC上からの閲覧に切り替えたことで、当初は職員からの問い合わせも多く、まずは活用促進の働きかけが必要でした。研修の際に使用する資料は、XMLで構築したシステム内のPDF文書を自ら検索・プリントして準備するなど、利用してもらう状況を用意するようにしました。
運用開始から3カ月経った時点でアンケートを行なったところ、職員の立場からも、欲しい情報がすぐ見つかるようになった、見たいときにすぐ参照できるなど、お客様への均一なサービス提供につながる効果を期待できると、実感しています。

現在、碧海信用金庫の大きな取り組みとして、これまで自前で運営してきた基幹システムを、大規模災害時のシステムリスク、セキュリティ強化を考慮し、東海地区信金共同事務センターへ移行しようとしています。
事務手引書の標準化への取り組みを、この共同事務センターへの移行に活かし、お客様への均一なサービス提供が継続して行なえるよう取り組んでいきたいと考えています。

お客様プロフィール(2007年3月末現在)

愛知県安城市に本店のある信用金庫(店鋪数:74店鋪)。愛知県の西三河および尾張南部を主な事業区域として、地元の中小事業者や地域の皆さまが会員となり、相互に助け合い、発展していくことを共通の理念として運営されている地域金融機関です。

碧海信用金庫
団体名 碧海信用金庫
設立 昭和25年10月25日(昭和27年1月信用金庫へ改組)
本社 愛知県安城市御幸本町15-1
出資金 11億84百万円
預金量 1兆4,292億円
URL http://www.shinkin.co.jp/hekishin/ [外部サイト]

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ソリューション内容

金融事務規程の効率的な管理・運用により、お客様への迅速かつ確実なサービス提供を支援。

碧海信用金庫様に導入頂いた「金融事務規程支援サービス」は、主に以下の3つで構成しています。

1. システム構築サービス

コンテンツ作成から、管理・配信までの統合的なシステムパッケージを提供。

2.コンテンツ設計・移行サービス

  • Webブラウザー、紙の双方での運用が可能なコンテンツ設計の支援
  • 既存のデータをXML形式に移行する作業の支援
  • 毎月の改訂でのXML形式への変換作業の支援

3. 運用サポートサービス

システムや技術面でのサポート、ユーザー教育はもちろん、運用ルールの策定なども実施。

「金融事務規程支援サービス」の最大の目的は、事務規程の効率的な管理や活用を実現することで、金融機関が利用者の方々に、迅速かつ確実なサービスを可能にすることにあります。

富士ゼロックスは、「金融事務規程支援サービス」を通して、お客様の企業価値向上に貢献したいと考えています。

(左)営業本部 SE部 サービスSEセンター 岡田 雄二郎 (右)営業本部 グローバルサービス営業部 ビジネスプロセスサービスセンター 飯島 祐輔
(左)営業本部 SE部
サービスSEセンター
岡田 雄二郎

(右)営業本部 グローバルサービス営業部
ビジネスプロセスサービスセンター
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