お客様導入事例 株式会社日立情報システムズ様(現:株式会社日立システムズ様)

概要

経営課題:効率が悪く、統制上も問題があった受注管理プロセスを抜本的に改革

経営課題

株式会社日立情報システムズ様(現:株式会社日立システムズ様)(以下敬称略)は、お客様へのビジネスサービス強化の一環として、自社の業務プロセス改革を決断。紙の契約書をベースとしていたため効率が悪く、統制上も問題があった受注管理プロセスの抜本的な改革に着手しました。

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取り組み内容:紙とデータの一元管理により、大幅な効率化と統制を共に実現

取り組み内容

紙の契約書とデータの一元管理について検討していたところ、「Process Gateway for Apeos(PGA)」を知り、デモンストレーションを見学。パッケージ化されているため導入しやすく、業務の効率化と内部統制が両立できると判断し、採用しました。

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将来展望:自社内でさらに展開を図ると共に、お客様への提案も推進

将来展望

今回のプロジェクトで大きな成果が上がったことから、社内のほかのプロセスにも活用する予定です。さらに、富士ゼロックスと強固なパートナーシップを結び、システムインテグレーターとして、お客様のビジネス改革に貢献したいと考えています。

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サービス概要:複合機の技術がなくても、基幹システムから制御が可能

ミドルウエアの利用により、基幹システムと複合機を連携したドキュメント管理を実現し、紙とデータの一元管理が容易に行なえるようにすることで、業務プロセスの効率化と内部統制に貢献します。

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事例詳細

顧客のより良いパートナーになるため、抜本的に事業基盤を整備

代表取締役 専務執行役員 柴宮 実 様

ITサービス企業に技術だけが要求される時代は終わり、現在はお客様のビジネスに深く関わり、最適なサポートを行なうことが求められます。当社では、お客様のビジネスパートナーとして新たな価値を創造することを目指し、ビジネスプロセスの改革に有効なさまざまなシステムやサービスを提供していますが、クラウド化、グローバル対応など新たな展開を踏まえたビジネスサービスを推進するには、次の3つが必要だと考えています。

1.協業力

他社との協業により顧客ビジネスに資する新たなサービスを生み出す

2.社内での実践

自社内でサービスを実践して、効果を確認してからユーザへ提供する

3.スピード感

リスクを恐れず、新しいことにスピード感を持ってチャレンジする

これらの実践に向けて2009年6月、抜本的な事業基盤の整備を図る「V1プロジェクト」をスタート。特に受注管理プロセスにおける業務効率化とミス撲滅を実現し、内部的な統制を図ることを目指しました。

紙による受注管理プロセスは効率が悪く、統制上にも問題があった

BPMサービス本部 ITサービスセンタ アプリケーショングループ 主任技師 野見山 裕孝 様

従来の受注管理プロセスは、受注後に営業担当者がシステムに伝票を入力。一度その伝票を印刷して契約書などの証憑原本と併せて上長に提出し、上長は紙でその内容を確認していました。

このため、ほかの書類に紛れてしまい承認が滞ることがあったほか、上長と別拠点に勤務する社員が証憑を確認してもらうためだけに上長のところまで足を運ぶこともあり、効率的ではありませんでした。また、統制の面から見ても、証憑原本なしで承認ができてしまう問題がありました。さらに、値引き承認など受注以前にも複雑なプロセスがあり、引き合いから受注、作業開始までに、かなりの手間がかかっていました。

そこで、受注管理プロセス全体と決裁基準の見直しを実施。より現場に近いところで判断ができるようにするとともに、証憑原本なしでは次のプロセスへ進めないようにすることで、効率化と統制を両立するシステムを実現することにしました。

スキャン機能で契約書をデータ化し、紙とデータの一元管理を実現

BPMサービス本部 BPIセンタ センタ長 鈴木 新太 様

プロセスの改善とシステム化に着手したものの、お客様との契約ではどうしても紙の契約書を取り交わす必要があり、これをいかに電子データと一元的に管理するかで悩んでいました。そこへ、富士ゼロックスから「SE-BizObjects Process Gateway for Apeos(PGA)」の紹介がありました。

複合機「ApeosPort」のスキャン機能を使って紙の契約書をデータ化し、QRコードで証憑原本とひも付け、紙とデータの一元管理を実現するPGAの提案は、当社にとって大変魅力的でした。また、他社の提案は一からのオーダーメイドだったのに対し、PGAはパッケージで完成形が分かりやすかったことも選定のポイントになりました。2009年8月にデモを見学し、実用に向けた好感触を得ることができたため、PGAを選択しました。

今回PGAと基幹システムである販売管理システムを連携しました。PGAとのシステム連携は初めての経験でしたが、富士ゼロックスの適切なサポートによりスムーズに開発を進めることができ、問題なくシステム構築を完了することができました。

監査対応のために資料を探す時間が、約6分の1に短縮

第一事業本部 企業情報営業本部 第三営業部 第二課 黒崎 敬義 様

PGA導入により新しく確立した受注プロセスは、まずQRコード付きのフェースシートを出力し、証憑原本と共にスキャンします。これにより受注情報と証憑原本のスキャンデータがひも付けられてDBに格納されます。同時に自動的に上長に回送され、決裁を仰ぎます。

伝票と証憑原本を束ねて上長に渡すといった手間がなくなり、作業は大幅に効率化できました。システムでプロセスを制御されているので、証憑がシステムに取り込まれていない場合は決裁ができないなど、自動的に統制も取れるようになりました。

中でも最も効率化が図れたのが監査対応です。年に1回内部監査があり、自分の案件が監査対象である場合、該当する資料を提出しなければなりません。従来はファイルから資料を探す必要があり、そのために30分~1時間/件もかかっていました。現在は目的の資料を検索できるようになったおかげで、5~10分程度/件で該当する資料を用意できるようになり、大幅な効率アップにつながっています。

見積もりから受注決裁までの時間が、約40%短縮

第一事業本部 企業情報営業本部 第三営業部 部長 渋谷 透 様

今回のPGA導入により、承認する側も煩雑な紙の取り扱いがなくなり、大変便利になりました。別拠点からの申請も、わざわざ書類を持ってくる必要がなくなり、効率化につながっています。

稼働開始の2009年5月から2011年1月までの受注案件が、全社で42,743件ありましたが、そのうち一部短納期のサプライ品販売などを除いた案件について、見積もりから受注決裁までの期間が3日短縮され、ビジネスのスピードアップに大きく貢献しています。

富士ゼロックスと全社的な協業を進め、お客様の経営に貢献したい

今回、受注管理プロセスで非常に良い成果を得ることができたので、次は売り上げの検収プロセスでもこのシステムを利用したいと考えています。

また、当社で実際に得た効果をお客様にも提供し、お客様の経営改善に貢献したいと思っています。そのため、今回富士ゼロックスと構築できた非常に良いパートナーシップを基に、現在は全社的な協業を進めています。ドキュメント管理に関する富士ゼロックスのノウハウと、当社の得意とする分野の両方を活かした、最適なサービスをお客様に提供していきます。これからも富士ゼロックスとは良い関係を続けていきたいと思っています。

カンパニープロフィール

各種業務パッケージを利用したシステム構築と、それを支えるネットワークサービス、全国のデータセンタを活用したシステム運用まで、高付加価値なITサービスを一貫して提供しています。また、クラウドソリューションやお客様のビジネスプロセスを変革して新たな価値を創造するサービスなど、次世代を見据えた新事業の創出・提供にも注力しています。

株式会社日立情報システムズ

会社名 株式会社日立情報システムズ(現:株式会社日立システムズ様)
本社所在地: 東京都品川区大崎1-2-1
設立 1959(昭和34)年6月
資本金 13,162百万円(2010年3月31日現在)
従業員 連結:7,566名  単体:5,492名 (2010年3月31日現在)
URL http://www.hitachijoho.com/ [外部サイト]

ソリューション内容

紙の管理が必要な、あらゆる業務の効率化と統制を実現します

今回、ご採用いただいた「SE-BizObjects Process Gateway for Apeos(PGA)」は、業務システムから複合機を制御するためのインターフェイスを提供するミドルウエアです。これを利用することで、複合機に関する技術的な知識がなくても、基幹システムから複合機を制御することが可能になります。プリントやスキャン操作はもとより、認証、文書管理、QRコードの生成・解析などの機能を搭載。紙とデータの一元管理を可能にし、業務効率の向上を強力に支援します。また、証憑がなければ次のプロセスに回せないといったワークフロー制御も実現するので、内部統制の強化も可能です。

今回は受注管理システムを構築しましたが、基本的に紙の帳票をベースとしている業務ならどのような業務でも利用できるしくみです。日立情報システムズ様は、SAPを始めとする基幹システムに強く、当社の持つドキュメントに関するテクノロジーと統合して提供することで、よりお客様のビジネスに役立つソリューションを提供できると考えています。

今回のパートナーシップは、「Process Gateway for Apeosパートナーサポートプログラム」により実現しました。これは、基幹システム導入のご提案を通じて改善活動を行なっているパートナーの皆さまに対して、PGAを活用してご支援するプログラムです。企画立案から、スキル向上・開発、マーケティング・販売、サポートサービスまで、一貫してパートナーをご支援する体制をご用意しています。

ドキュメント管理にお困りのお客様、パートナーの皆さまは、ぜひ一度ご相談ください。

(右から)富士ゼロックス株式会社 ソリューション本部 基幹ソリューション部 推進グループ グループ長 岡野 洋 ソリューション・サービス営業本部 ビジネスパートナー営業部 第二営業部 営業第1グループ 杉谷 昌彦

(右から)
富士ゼロックス株式会社
ソリューション本部
基幹ソリューション部
推進グループ
グループ長
岡野 洋

ソリューション・サービス営業本部
ビジネスパートナー営業部
第二営業部 営業第1グループ
杉谷 昌彦

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  • 注記:事例内容は取材時点の情報です。

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