お客様導入事例 株式会社百五銀行 様

経営課題

ペーパーレス化をキーワードにしたBPR

事務統括部 調査役
神谷 伸 様

昨今、当行だけではなく銀行全体を取り巻く環境が大きく変化しつつあります。そのような状況の中、平成25年から始まる3カ年の中期経営計画の一環として、平成25年4月、全店で本格的にBPRに取り組むための「BPR推進室」が設置されました。同室設置の目的は、営業店での業務効率化やコスト削減などをBPRの手法によって実現させることです。

そして、その前年より進められていた当行の新本館の建設を統括する「新本館建設統括部」が、本館への移転を機に本部におけるBPRを推進することになり、営業店のBPRを推進するBPR推進室と連携して、本部、営業店を含めた全行でのBRPを推進する動きが開始されました。

新本館移転後のスペースの有効活用や、同時期に迫っていた営業店で使用している手形/小切手専用スキャナの更改を検討する必要性などもあり、「ペーパーレス化」をキーワードにBPRに取り組むこととなりました。

ペーパーレス化の目的は業務効率を向上させること

営業店では決算書や融資先資料などの多くの書類を「紙」で共有のキャビネットなどに保管していたために、保管場所を間違えることによる漏えい・紛失の発生リスクが潜んでいました。また、それらの書類を参照する際にはその度にわざわざキャビネットまで行って探さなければならず、効率的とは言えない状態でした。

一方本部では、過去の稟議や報告書類のデータを、担当者個人が任意のファイル名称で保存しており、データ廃棄のタイミングも管理されていない状態でした。そのため、過去のデータを参照するために非常に多くの時間を要し、さらに、サーバーのデータ容量をどんどん圧迫してしまうという課題がありました。さらに本部では、本館移転に伴って「書類の保管スペース」の検討を行った結果、現在の紙の量を50%に削減する必要がありました。

「紙」で出力することのデメリットやリスクを軽減させるためのペーパーレス化という考え方ももちろん有効ですが、もう1歩踏み込んでBPRの視点で捉えると、ペーパーレス化によって働き方を変え、業務効率を向上させることが大きな目標です。紙という現物があるとどうしてもその管理をしなければなりません。紙中心の業務で必要になる余分な管理や作業、保管などを削減し、仕事のやり方を変えることによって生産性を向上させることが『ペーパーレス化によるBPR』の目標です。それを達成するためには業務の取り組み方に対する発想の転換が必要になってきます。

取り組み内容

さまざまなペーパーレス化ソリューションを導入

事務統括部 BPR推進室 係長
萩原 達也 様

まず、直近の課題となる「手形/小切手専用スキャナ」の契約更改に伴って入替の方向性を決めなければなりません。各社から提案を頂きましたがその中で唯一「専用スキャナを使わず複合機で手形/小切手スキャンを行う」という内容の提案が富士ゼロックスのものでした。通常、複合機では小切手などの読み込みができませんが、手形/小切手読み込み用の専用ガイドを個別に開発するというものです。専用スキャナはほぼ全店に設置しており、もしそれらが不要になれば、各店での設置場所が不要になるばかりか、機器購入および保守費用が全て不要になることで大きなコストメリットが発生します。さらに文書管理システムと連携することで、スキャン時の操作性向上や参照時の検索時間短縮にもつながります。このような理由から複合機による手形/小切手スキャンのソリューションを選択しました。

 

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  • 注記 事例の内容は2018年2月時点の情報です。

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