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概要

経営課題:紙文書のセキュリティを強化し、事務作業を効率化できる出力環境が必要

千葉県市原市役所様(以下敬称略)では、経常的な経費を削減しつつ効率的な行財政運営を実施しています。その一環として出力環境を見直して、紙文書のセキュリティを強化しつつ、書類の出力に伴う事務作業の効率化、コスト削減がはかれる仕組みを検討することになりました。

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取り組み内容:ICカードを活用したシステムで、セキュリティ強化と作業効率化を両立

紙文書の放置や取り忘れを起因とした情報漏えいのリスクを回避するため、ICカードを活用した認証プリントシステムを導入。指示した本人だけが書類を出力できる仕組みを構築し、紙文書のセキュリティを強化するとともに、混雑時には出力先を自分で選択できるようになり、作業効率が向上しました。

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将来展望:さらなる効果を得るため、複合機を順次増設

今回のICカード認証プリントシステムの導入により、セキュリティ向上だけではなく本当に必要な書類の出力のみに抑えることができるようになりました。これによりコストの大幅な削減が見込まれており今後も複合機を順次増設し、より一層セキュリティ強化や作業効率化が進められていく予定です。

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サービス概要:紙文書による情報漏えいを抑止する、ICカード認証プリントシステム

複合機とICカード認証プリントシステムの連携によって、紙文書の放置や取り違えによる情報漏えいを抑止することができます。利用者の利便性を低下させずに、紙文書のセキュリティを強化させることが可能になります。

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事例詳細

経常的な経費を削減しつつ、行財政運営を効率化することが必要に。

総務部 情報管理課 課長補佐 白石 文康 様

市原市では、まちづくりの基本理念として「やすらぎと活力」を掲げ、「ともに輝く 元気なふるさと いちはら」を都市像としたまちづくりを進めています。

そして、市民サービスのさらなる迅速化、事務作業の効率化、積極的な情報提供の実施を目指して、必要に応じた電算システムを導入しています。これによって、情報の共有化を推進し、効率的かつ効果的な行財政運営に取り組みつつ、電子自治体の実現を進めています。

また、長引く景気低迷によって税収の減少が続いていますので、市役所としてはこれまで以上に経常的な経費削減に取り組み、より一層効率的な行政運営を行なっていく方針です。

書類のセキュリティ強化、事務作業の効率化が実現できる出力環境を検討。

市原市役所はこれまで、インターネットを介した不正アクセスや、USBメモリなど電子デバイスによる情報漏えいへの対策に取り組み、情報セキュリティの強化を進めてきました。

しかし、紙文書のセキュリティ対策に関しては十分とはいえず、出力した書類がプリンターに放置されていたり、複数の職員が出力した書類が混じり、選り分ける作業が生じたりといった好ましくない状況も、しばしば見受けられました。

また、市原市役所の本庁では約800名の職員が勤務し、33台のプリンターと33台のコピー機、10台のスキャナー(ハンドスキャナー含む)を使用していましたが、年々出力にかかるコストがかさんできていたのです。そのため、出力環境の適正化をはかりコストを削減する必要がありました。

ほかにも、スペースの縮小やファイリングの効率化のため、紙文書の電子化に対する要望が高まっていましたが、スキャナーの台数が限られている上、スキャンに時間がかかるため、なかなか進めることができませんでした。

このような課題を併せて改善するため、それぞれの機能を集約した複合機を用いて、安全で効率的な出力環境を実現できないかと考えたのです。

ICカードを利用し、指示した本人だけが書類を出力できるシステムを採用。

総務部 情報管理課 情報化推進班 主事 甲田 大輔 様

紙文書のセキュリティ強化については、出力した書類の放置や取り違えを避けるため、出力指示を出した本人が複合機を操作しないと書類が出力されないシステムを考えていました。しかし、ID・パスワードで本人認証を行なう場合、単純に操作がひと手間増えることになり、職員の利便性が低下してしまいます。

そこで、数社の提案の中から、富士ゼロックスの提案を採用し、ICカードを利用した認証プリントシステムを導入することにしました。このシステムなら、専用のカードリーダーにICカードをかざすだけで、本人認証を行なうことができます。

また、カードの紛失や携帯忘れを防ぐために職員証とICカードを統合することとし、2009年2月の稼働開始に向けて、約1カ月で市の全職員2000人分のカード作成と登録を行ない、各部署へ配布しました。

セキュリティ強化、作業効率化、コスト削減をすべてかなえる仕組みを実現。

今回、市原市役所では複合機とICカード認証プリントシステムを連携させ、紙文書のセキュリティを強化しつつ、書類の出力に伴う作業効率化、コスト削減がはかれる仕組みを構築しました。具体的に実現したのは以下の3点です。

1.紙文書からの情報漏えいを防止
出力した書類の放置や取り違えを抑制することで、紙文書からの情報漏えいを防ぐことができています。また、どの複合機からでも出力できるようになり、トナー交換や大量印刷しているときにも待たずに出力できます。

2.印刷コストを削減
自分が指示した出力は、複合機の操作パネルから出力します。出力されないデータは一定時間を過ぎると消去されますし、指示を誤った場合には、出力をする前に中止することができます。また、届いたFAXを出力せずに直接電子化したり、テキストファイルをそのままFAXとして送信したりできるなど、コスト削減につなげることができています。

3.紙文書の電子化を推進
オートフィーダーにセットすれば、自動的にスキャンしてくれるので、電子化の効率が非常に上がりました。また、優れたOCR機能により、テキストデータを生かしたPDFが生成でき、のちの検索性を高めることができます。

書類の放置・取り違えがなくなり、印刷コストも昨年比10%の低減を実現。

総務部 情報管理課 主事 横田 英人 様

今回45台の複合機を導入し、2009年2月から本庁内800名の職員を対象にICカードを用いた認証プリントシステムを稼働させていますが、出力した書類の放置や取り違えはなくなりました。紙文書のセキュリティの向上を実感しています。

当初は面倒だという職員もいましたが、今では慣れてきて便利だという反応がほとんどです。特に、どの複合機からも出力可能になり、トナー交換や大量印刷で近くの機器が使えないときにも、待たずに出力できることが高く評価されています。

現在、市原市役所では以前のプリンターやコピー機の契約を打ち切らずに移行を行なっており、本庁の機器がすべて複合機に置き換わったわけではありません。それでも、利便性の向上などに加え、昨年度との比較で10%程度のコスト低減がはかれていますので、移行完了後には30~40%の低減がはかれるものと見込んでいます。

複合機を順次増設し、より一層セキュリティ強化や作業効率化をはかる。

今回は本庁に45台の複合機を導入しましたが、これで全部署拠点に配置できたわけではありません。次年度以降も各支所や保育所、事務所などにも順次導入を進めて、あらゆる場所で紙文書のセキュリティを強化したいと考えています。また、全部署拠点へ複合機を配置したのちには、最適な文書管理システムを導入して、さらなる効率化やセキュリティ強化をに取り組んでいきたいと思います。

今回導入した複合機については、利便性はもちろん管理の面でもたいへん使いやすく、これからも利用者と管理者の双方の視点を持ち、市民サービスの向上につながるよう情報の共有化、事務の効率化を進めていきたいと思います。

自治体プロフィール

千葉県の北西部に位置する市原市。臨海エリアは国内有数の工業地域として知られています。また、東京や千葉へのアクセスが良いことから、市北部には閑静な住宅街が広がっています。一方で、市南部には養老渓谷や高滝湖など、豊かな自然をたたえた風景が数多く残されています。

団体名 千葉県市原市役所
本庁 〒290-8501 千葉県市原市国分寺台中央1-1-1
URL http://www.city.ichihara.chiba.jp/ [外部サイト]

ソリューション内容

紙文書の放置による情報漏えいを抑止する、ICカード認証プリントシステム。

これまで市原市役所様では、インターネットなどの情報セキュリティ対策についてはすでに取り組んでおられましたが、紙文書によるセキュリティについては各部署の運用に任されていました。

そこで富士ゼロックスが提案したのは、ICカードによる認証プリントシステムと、複合機を活用した放置プリントを抑止するシステムです。

出力を指示した本人のプリントジョブだけが操作パネルに表示され、ジョブを選択することではじめて出力が行なる仕組みになっていますので、紙文書の放置や取り違えから起こる情報漏えいを抑止することが可能です。

また、複合機とICカードによる認証プリントシステムを連携させ、 ICカードによる迅速なユーザー認証を実現。庁内に設置したどの複合機からでも出力できる環境を構築いたしました。

(左から)富士ゼロックス千葉株式会社 営業本部 官公庁営業部 営業2課 柴田 薫 富士ゼロックス千葉株式会社 営業本部 官公庁営業部 営業2課 課長 中江 勝紀 富士ゼロックス千葉株式会社 ソリューション&サービス営業部 関 小百合
(左から)
富士ゼロックス千葉株式会社
営業本部 官公庁営業部 営業2課
柴田 薫

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営業本部 官公庁営業部 営業2課
課長 中江 勝紀

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関 小百合

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