お客様導入事例 JFEエンジニアリング株式会社様

概要

コスト削減や業務改革を目指し、ドキュメント関連業務の改革に着手

経営課題

JFEエンジニアリング株式会社様(以下敬称略)では、業務遂行に重要な役割を果たす、ドキュメント関連業務の抜本的な改革を検討していました。そこで、社員が働きやすいオフィス環境の実現や、業務プロセスの実現と大幅なコスト削減が期待できることから、富士ゼロックスによる「XOS」「ドキュメントセンター」のアウトソーシングサービスを採用しました。

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業務改革やコスト削減を果たし、今後は質の向上を目指す

取り組み内容

アウトソーシングサービスの導入にあたっては、 各フロアの複合機とドキュメントセンターの改革に取り組みました。このことにより、大幅なコスト削減、生産性の向上、出力状況の見える化、セキュリティー強化、環境負荷の軽減などを実現しました。

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改革に対するユーザーとしての評価と期待

将来展望

複合機の刷新により、台数を大幅に縮小しながらも働きやすいオフィス環境が実現。併せてドキュメントセンターも改革し、効率的でより顧客志向のセンターが実現しました。今後は、ドキュメントのプロフェッショナルである富士ゼロックスに協力を仰ぎ、ドキュメントの品質向上に取り組んでいきます。

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出力環境の最適化を実現するアウトソーシングサービス

出力にかかわる業務の現状を把握し、業務プロセスや環境の最適化に日々取り組むことで、継続的なコスト削減や業務改革が可能になる全社的なマネージド・プリント・サービス「XOS」「ドキュメントセンター」を提案しました。

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事例詳細

ドキュメントは商品の一部

代表取締役 専務執行役員 加門 洋一 様
Q:貴社の事業内容について

JFEエンジニアリングは、エネルギー分野や都市環境分野を中心に、さまざまなプラントや施設を提供している会社です。このビジネスでは、マーケティング、企画・提案から設計・施工に至るまで、多数の専門家が常に連携し、お客様のニーズを実現していくことが重要です。

Q:ドキュメント作成環境の改革に取り組んだ理由について

専門家同士の連携やお客様との確認には、図面や技術資料など大量のドキュメントが不可欠です。ドキュメントは商品の一部であると言っても良いぐらいです。しかし、それを作成する仕組みは、いろいろな機器を導入して改善が図られてはいましたが、品質の良いドキュメントを効率よく作成できる環境になっているのかどうか、はなはだ疑問でした。

業務刷新による仕事の効率アップを目指して

Q:サービス導入を検討したきっかけについて

会社には、なぜか長い間、ほとんど変わっていない仕組みがあります。そういうものを棚卸して仕事の効率を上げようという活動「業務刷新プロジェクト」を 2009年に始めました。真っ先に手がけたのが、ドキュメント作成の棚卸です。富士ゼロックスにご協力いただき、実態の調査や分析を行いました。

Q:富士ゼロックスのサービス導入を決定した理由について

富士ゼロックスからは、ドキュメント出力全体をアウトソーシングする提案をいただきました。その提案の骨子は、各部署にカラーコピー、A3版対応等の最新鋭複合機を分散配置することにより部署独自に処理できることを増やし、プロフェッショナル・サービスのみをセンターで集中処理するというもので、私の期待していたイメージどおりでした。これで、社員のドキュメント作成に要する無駄な手間と手待ち時間を、大幅に減らせると.思いました。しかも、現状から25%のコスト削減が可能ということです。全面的導入を進めることにしました。

Q:サービス導入効果について

運用開始して 1年が過ぎましたが、試算以上のコスト削減が得られています。仕事の効率アップは、サービス導入によるものだけを測定することはできません。しかし、間違いなく「業務刷新効果」がありました。それは、オフィスの出力機器が減り、新たなスペースができたことの効果です。組織変更時の移動が容易になり、緊密に連携している部門同士は隣接して配置できるようになりました。次々に引っ越しをして、不要になった老朽ビルを解体しました。サービス導入の効果がここまで波及するとは、予想していませんでした。

大幅なコスト削減や生産性の向上、セキュリティー強化などを短期間で実現

総務部 ビジネスサポート室 室長 坪田 紀昭 様

「XOS」「ドキュメントセンター」の導入効果は以下の通りです。

1.約30%のコスト削減

導入前に富士ゼロックスがコミットした25%を超える、約30%のコスト削減が実現しました。

2.生産性の向上

社内にあった600台のコピー機やプリンターを3分の1に集約。複合機の統一で操作性も統一され、機器ごとに操作を迷うことがありません。また、新しく高性能な複合機になり、出力や故障・紙詰まり対応の時間が短縮され、本来業務に注力できるようになりました。

3.出力状況の見える化

従来見えにくかった部署ごとのコストがサービスにより集計され、管理工数の大幅な効率化に加え、見える化が実現しました。

4.セキュリティー強化

ICカードの導入により、放置プリントがなくなりました。これは、セキュリティーのみならず、無駄な出力の抑制にも役立っています。

5.環境負荷の軽減

出力機器が大幅に減り、電気代やCO2排出を削減。年間温室効果ガス排出量(CO2換算)を、約80t-CO2削減しています。

 

通常、大規模な改革は長期間検討して行いますが、今回は提案から複合機の最適配置まで半年、ドキュメントセンターを含めた全サービス導入まで1年足らずと、すべてを短期間で実施することができました。これは効果の確信と関係者の強い意志、経営層の後押し、富士ゼロックスの協力があってのことです。

効率的で顧客志向のドキュメントセンターに変化

グループ会社で運営していたドキュメントセンターのマネジメントを富士ゼロックスに任せて、より顧客志向を強めました。

 

当社では、非常に大きな図面や丁合が必要な技術資料や、訴求力だけではなく品質の高さも求められる提案書など、高度で手間のかかるドキュメントを迅速に出力・製作する必要があり、こうした作業に多くの時間を費やしています。

 

ドキュメントセンターを富士ゼロックスに任せることにより、トータルでコストダウンが図れました。一方で、データ出力や配布など対象業務の拡大や品質向上によって、各部門の業務効率化も進んでいます。

 

不安もありましたが、業務の変化には新しいサービスが効果的

環境プラント事業部 技術部 丸木 綾子 様

最近では、お客様への提案書はより分かりやすいものが求められ、ドキュメントをカラー出力する機会が増えています。高品質のカラー複合機が導入されたことで、お客様のニーズにタイムリーに応えることができています。また、部門の複合機とドキュメントセンターのカラー品質が同じですので、複写・製本を依頼するときに色合わせなどの確認が不要になり、効率的なドキュメント作成が可能になりました。提案書の体裁や紙質などについても、相談に応じてもらえるようになりました。

 

導入前は、部門の出力機器を半減以下にされることを心配する声もありましたが、社員証(ICカード)をかざすだけで、どの複合機からも出力できるようになり、急ぎの出力も問題ありません。また、出力ミスが取り消せるので無駄な出力を減らせるほか、複合機の周りに出しっぱなしの紙が残らず、社員から好評を得ています。

 

導入当初はいくつか問題や不満もありましたが、こちらからの要望を率直に伝えて改善していただきました。もし故障したときにも、エンジニアに素早く対応してもらえるので安心です。また、以前は消耗品も機種ごとにバラバラでしたが、今は機種が絞られましたので、管理が楽になりました。

 

ドキュメントのさらなる品質向上に、富士ゼロックスの協力を期待

前述の通り、お客様への提出資料は変わってきており、内容を専門的にご存じない方が評価されるケースも多くなってきました。分かりやすい資料を作成する上で、見栄えや効果的な見せ方については、当社の努力だけでは限界があると感じていますので、ぜひドキュメントのプロフェッショナルである富士ゼロックスの協力に期待しています。

カンパニープロフィール

人々の生活と産業を支える都市インフラやエネルギーに関して、多様なニーズに応えるエンジニアリング事業を展開しています。特に天然ガスや廃棄物エネルギーの利用において豊富な実績と最新技術を有しており、自然エネルギーの利用拡大に向けた研究開発にも積極的に取り組んでいます。こうした技術をもとに諸外国のニーズに応え、事業のグローバル化を目指しています。また、わが国が直面するインフラ再構築に、最優先で対応していきます。

JFEエンジニアリング株式会社

会社名

JFEエンジニアリング株式会社

本社所在地 東京都千代田区丸の内1-8-1
設立 2003(平成15)年4月1日
資本金 100億円
従業員

約3,600名 (グループ連結:約7,400人)

URL http://www.jfe-eng.co.jp/ [外部サイト]

ソリューション内容

現場を知ることで、さらなるお客様の課題に応えていく

JFEエンジニアリング様は、業界が直面する外部環境の変化に対応し、さらに成長を続けるために、社員の働き方を変える業務刷新プロジェクトに取り組まれていました。そこで、私たちはJFEエンジニアリング様の業務で重要なドキュメント領域での効率化を図るために、分散出力環境を最適化する「XOS」(エックス・オー・エス)、集中プリントサービス「ドキュメントセンター」(Document Production and Publishing Services)をご提供いたしました。

 

現在、お客様先に常駐して日々仕事をさせていただいておりますので、お客様の業務の変化や何に困っておられるかなどを、タイムリーに知ることができます。これをもとに、ドキュメントを視点とした業務効率化サービスを進化させ、国内外での営業活動支援、設計開発業務の効率化支援、付帯業務の効率化をご提案いたします。

 

ドキュメントを通じて、技術・営業力強化やコスト削減に寄与することにより、JFEエンジニアリング様のパートナーとして貢献したいと考えています。

 

富士ゼロックス株式会社 グローバルサービス営業本部 サイト営業部 田中 省吾 営業本部 製造営業事業部 製造第一営業部 部長 井門 勝則 営業本部 製造営業事業部 製造第一営業部 営業1グループ 山川 裕士
(左から)

富士ゼロックス株式会社
グローバルサービス営業本部
サイト営業部
田中 省吾

営業本部 製造営業事業部
製造第一営業部 部長
井門 勝則

営業本部 製造営業事業部
製造第一営業部 営業第1グループ
山川 裕士

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  • 注記:事例内容は2011年6月時点の情報です。

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