お客様導入事例 学校法人 北里研究所 北里大学様

概要

経営課題:経費節約の一環として、会議資料のペーパーレス化をはかりたい

健全な財政運営の実現に向け、経費節約の一環としてペーパーレス化を実現することにした北里大学様(以下、敬称略)。定期的に開催する会議の資料に使用する紙を削減すると同時に、資料作成にかかる職員の作業負荷を軽減することを検討しました。

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取り組み内容:会議資料の完全ペーパーレス化を実現し、職員の作業負荷を75%削減

北里大学は、デモで実感したシステムの操作性の良さを重視。学部長会と大学院委員会で配布する会議資料を電子化し、iPadで参照できるようにしました。これにより、年間約40万円の紙コストを削減。加えて、会議資料作成のために職員が費やしていた作業負荷を4分の1に軽減しました。

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将来展望:教員や学生との連携活性化に向け、もっとシステムを活用していく

今後は北里大学で定期的に開催されている別の会議体でも、iPadで会議資料を閲覧する方法を採用していく予定です。また、北里大学が目指すアクティブな教育スタイルの実現に向けて、今回導入したiPadをさらに活用していく方針です。

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サービス概要:モバイル統合アプリケーションとDocuShare連携の実現

「会議資料印刷に多くの工数・時間がかかる」、「会議直前にページ差し替えが発生する」、「紙資料での保管はスペースを要する」といった問題を、iPadを活用した「モバイル統合アプリケーション for iOS」およびDocuShare文書管理システムにより、すべて解決。ドキュメントやコンテンツの「統合、一体化した操作」環境をiPad上に実現しました。

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事例詳細

健全な財政運営の実現に向け、経費節約の一環としてペーパーレス化を実現

学長 岡安勲 様

本学では、学祖である北里柴三郎先生の教えを建学の精神である「開拓」、「報恩」、「叡智と実践」、「不撓不屈」に反映し、入学から卒業まで、常に学生へ伝えています。また、実学を重んじ、将来は社会の役に立つことを目指して学問に取り組むよう指導しています。在学中に国家試験を受けて資格を取得する学生も多く、卒業生は社会のさまざまな領域で活躍しています。

現在は「地球の未来につながる教育・研究」をキーワードに、4つの課題に取り組んでいます。「チーム医療」では医療チームを構成する専門職種間の連携 、「感染制御」では感染症の予防と治療、「農医連携」では食、環境と健康、「臨床教育」では4つの特色ある附属病院における最先端医療および地域密着型医療の実践について。これらを通じて、時代の要請に応えていきます。

こうした特色を持つ本学が、総合大学としてさらに発展していくためには、教育・研究・医療の質的向上と健全な財政運営が必要です。このことは平成24年度の事業計画にも盛り込んでいますが、安定した財政の実現に向け、事務処理の合理化・IT化を推進し、できるだけ経費を削減することが必要だと考えています。ペーパーレス化もそうした計画を実現するための1つの具体策です。

定期開催する会議の資料作成における紙の使用量を抑えたい

ペーパーレス化に当たり、まず第一に削減対象として考えたのが、会議資料でした。本学では月に1度、学部長会、大学院委員会という大きな会議を開催していて、毎回36人分の資料を出力し、10~20ある議題の順に資料を並べて、ファイリングしています。1人分の会議資料を作成するのに使用する紙の枚数は、多いときで200枚前後にもなっていました。また、重要な協議事項が含まれていますので、関連する部門には出欠にかかわらず資料を配布しています。そうした枚数を含めると、相当な数の紙を使用していたのです。

会議資料の作成は、その前日に教学センターの職員が4人がかりで行っていましたが、各部門が作成する議題ごとの資料がなかなか揃わず、残業して対応することが常態化していました。また、各部門から集めた資料を順番に並べて、資料ナンバーとページナンバーをスタンプしていたのですが、人数分の会議資料を出力後にページ入れ替え・差し替えの要望が来ることもあり、紙のムダが発生し、労働コストもかかっていたのです。経費削減の観点から、こうした業務負荷を軽減したいと考えていました。

そのほかにも、これまでは会議が終了すると、参加者は会議資料を各部門に持ち帰り、書架で保管していますが、そうした保管スペースはいずれ満杯になってしまいます。また、部内で会議資料を共有する際には、さらにコピーをするなどして紙を使用していました。過去の会議資料から必要な情報を探す際にも、時間や手間がかかっていました。

会議資料を電子化して、iPadで閲覧する方法を検討

教学センター 係長 志津野 予思 様

こうした本学の悩みを解決する策として、「会議資料の電子化」という話は、すでに教学センターの中で出ていました。また、法人の総合事業計画の「事務組織の再編」では業務効率を実現する手段として、業務のIT化を促進することが決定していましたので、何かこうした端末を活用して、紙の使用量削減と職員の業務負荷軽減が実現できないかということを考えました。そこで、ドキュメントに強い印象を持っていた富士ゼロックスに相談したところ、iPadを活用した資料の電子化をご提案いただき、実際にデモを見せていただくことになったのです。

当初、iPadで資料を見るということは、そうした端末用に資料データを作りかえなくてはならず、職員の手間が逆に増えるのではないか? という懸念を持っていました。しかし、デモを見学し実機に触れてみると、想像以上に簡単に、職員側の負荷なく会議資料が作れそうだと確信しました。

また、会議資料を閲覧するDocuWorks Viewerの操作感も好印象でした。特に実際にページをめくるような操作感や、すぐに目的のページへジャンプできる機能なども便利だと感じました。

さらに、過去の会議資料が見たいという依頼を受けたとき、以前は資料を探し出しコピーをして送付していましたが、資料のデータを1つのサーバーで管理できるので、ファイルの格納場所を連絡するだけで済みます。

会議資料作成のためにかかっていた職員の作業負荷を75%削減

数学センター 工藤 敦 様

2012年9月から、まずは学部長会と大学院委員会の2つの会議でペーパーレス化を実現。36台のiPadを導入して、参加メンバーに配布し、手元で会議資料データを見てもらえるようにしました。

これにより、月1回の学部長会、大学院委員会での会議資料作成にかかる紙の費用が、年間で約40万円削減できる予定です。また、電子化することにより、資料の収集や出力した紙資料の並び替え、ファイリングなど一連の作業が簡単にできるため、人的コストについても削減効果が見込めます。前日に職員4人で残業していた時間は4分の1に軽減。その時間を別の業務にあてることができます。

また、これまで参加者は、会議が終わると各部門に持ち帰った資料の保管や必要に応じて部門内周知のためのコピーを行っていました。電子化することにより、保管場所の確保をする必要がなくなり、また電子化ファイルの転送だけでスムーズに展開・共有できるようになりました。さらに当該システムでは、会議の構成員個々人のフォルダーをセキュリティーを担保した上でアクセスできるようしているため、自室に戻った会議の構成員はそこにアクセスすると個人が書き留めた資料を検索・閲覧できるなど、事務職員の問い合わせ対応業務も大幅に削減できています。

教員や学生とのコミュニケーション活性化の一助となることを期待

文部科学省の中央教育審議会では「学士課程教育の質的転換への好循環の確立」として、学生が主体的に学習し自ら課題を発見・解決するスタイルへの転換の重要性が議論されています。本学でも、高校時代までは教師から教わる「パッシブ(受け身)」なスタイルであっても、大学生になったら自分で課題を見つけて、調べて、まとめていく「アクティブ」なスタイルに変わってほしい。さらに、卒業する頃には、自ら新しく創造していく「クリエイティブ」な人材になることが望ましいと考えています。

そうした学生の自己学習・自己研鑽の意識を育むため、本学では学生と学生、教員と学生、教員と教員がもっと連携し、コミュニケーションを取っていくべきだと考えています。その中で、このiPadを含めたシステムがコミュニケーションを活性化し、教育の質保証の一助になるのではないかと期待しています。

しかし、まだ私たちは、iPadを含めてシステムの効果的な使い方を十分に理解しているわけではありません。今後は富士ゼロックスから「ほかに、こんな使い方がある、こういう風に活用できる」ということを教えていただく講習会の開催をお願いしています。

別の会議でもiPadによる会議資料の閲覧を実施していきたい

2012年12月下旬に、理事会(常任・定例)でもiPadによる運用を開始しました。このように、今後は本学が定期的に開催している別の会議体でも、この方法でペーパーレス化をはかりたいと考えています。例えば、学部ごとの教授会や研究科委員会では、会議のたびにたくさんの紙を使っています。そうした各会議にも、同じ方法を展開していきたいと考えています。

これからも引き続き富士ゼロックスには、ドキュメントに係わる業務効率化や教育の質保証に向けたコミュニケーションのあり方など、本学が抱えるさまざまな問題に対して、ご支援・ご提案をいただけることを期待しています。

大学プロフィール

医学者・細菌学者である北里柴三郎博士が、伝染病の予防・診断・治療のために設立した北里研究所。その創立50周年記念事業として北里大学を設立しました。そして、2012年に大学も創立50周年を迎えました。薬学部、医学部、看護学部、医療衛生学部の医療系学部のほか、理学部、獣医学部、海洋生命科学部を有する、生命科学の総合大学です。

学校法人 北里研究所
法人名 学校法人 北里研究所
大学名 北里大学
学長 岡安 勲
創立 1962(昭和37)年
所在地 東京都港区白金5-9-1
学生数 8567名(2012年5月1日現在)
URL https://www.kitasato.ac.jp/jp/index.html

ソリューション内容

富士ゼロックスの英知を結集したシステムで、会議準備および会議そのものを変革

会議資料とりまとめ = DocuWorks

会議開催前、各部門から集まった資料はフォーマットも縦横もバラバラ。これを参加人数分を印刷し、体裁を整えるには多くの時間を要します。そんな準備業務を大幅に効率化したのがドキュメントハンドリングソフトウェア「DocuWorks」です。画面上にドラッグ&ドロップするだけで、Word、Excel®、PDF、スキャン文書など、まったく異なるフォーマットのドキュメントを統合・一元管理することができます。またページ番号付与や見出し/しおり機能など、急なページ差し替えがあっても即更新が可能です。

モバイルでのドキュメント操作 = モバイル統合アプリケーション for iOS

DocuWorks形式の1ファイルにまとまった会議ドキュメントは「DocuShare」の学部別フォルダーに格納。会議当日、出席者はiPadの「モバイル統合アプリケーション for iOS」からDocuShareにアクセスして会議資料を取り出します。ページめくりやページジャンプも指スライドで簡単。iPad上で資料にラインを引いたり書き込んだりできるなど、会議出席者は紙媒体とほぼ同じ動作をiPadでも行えます。

ドキュメント保管/公開/格納 = DocuShare

編集後の会議ドキュメントは、出席者がDocuShareの個人フォルダーに保管。DocuShareにはフォルダー用途に応じて各々アクセス権を設定していますので、「閲覧可能なメンバーのみが必要資料を入手できる」など、セキュリティー面も担保しています。

今後もドキュメントのプロフェッショナルとして、さまざまな提案をさせていただき、北里大学様とのパートナーシップを確立していきたいと考えています。

北里大学様 システム構成イメージ

(右から)
富士ゼロックス株式会社
中央営業事業部 文教営業統括
文教第二営業部 営業第3グループ
田中 和也

中央営業事業部
ビジネストランスフォーメーション営業部
文教BTPグループ
岡本 吉弘

ソリューション・サービス営業本部
システムインテグレーションサービス部
基幹連携技術部 システムエンジニア
竹内 三保子

ソリューション・サービス営業本部
システムインテグレーションサービス部
基幹連携技術部 システムエンジニア
渥美 宙

  • 注記 iPadは、Apple Inc.の米国およびその他の国における登録商標です。
  • 注記 事例の内容は2012年12月時点の情報です。

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  • 注記:iPadは、Apple Inc.の米国およびその他の国における登録商標です。

    注記:事例の内容は2012年12月時点の情報です。

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