お客様導入事例 関西学院大学様

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概要

経営課題:教育研究の質向上と財務体質の強化のため、職員を本来業務へ注力させたい

関西学院大学は、社会における存在価値の向上を目指して、2009年を起点として10年後を見据えた「新基本構想」を策定し、その具現化に向けての施策を「新中期計画」として推進してきました。そして「新中期計画」の推進には、限られたリソースの中で「研究教育の質の向上」・「財務体質の強化」などの重要な経営課題を解決する必要があったため、職員の日々の煩雑な付帯業務を軽減し、本来業務に集中させるためのリソースシフトを検討しました。

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取り組み内容:BPO(ビジネスプロセスアウトソーシング)により付帯業務を改善

関西学院大学は、2013年から富士ゼロックスのBPOサービスを導入。キャンパス内に富士ゼロックスのスタッフが常駐する業務支援センターを設立し、ドキュメント制作、学習施設の運営、マイナンバー関連業務など徐々にBPOの範囲を拡大していきました。そして、2017 年 4 月からは「奨学金受付業務」にも導入を開始。BPOサービスの活用・範囲拡大により、職員は新規プロジェクトや提案へ注力するリソースシフトを実現できました。

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将来展望:より一層業務委託の範囲を拡大し、さらなる業務プロセスの改善をはかっていく

BPOサービスによって、職員のさまざまな業務負担が軽減し、本来業務に集中できる環境の構築に成功しました。今後も現状に止まらず、文書電子化や学内システムとの連携にも取り組むなど、さらなる業務プロセスの改善に向けて、より一層業務の委託範囲を拡大していく方針です。そして、大学の価値向上・競争力強化に注力できるよう、より職員の働き方変革をはかっていきたいと考えています。

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サービス概要:BPOサービスによって、職員の大学の競争力強化策へのリソースシフトに貢献

単なる業務代行ではなく、関西学院大学の真の経営課題の解決に貢献する戦略的BPOサービスを提供。常駐のサイトマネージャは、関西学院大学の各業務担当部門との連携によって、部門や業務における課題を的確に理解し、各種事務手続きや施設の運用管理業務を統括的に運用・管理しています。同時に、経営資源集中化に向けた業務プロセスの分析や継続的な改善もはかっています。また、新たに「奨学金受付業務のBPO化」により、季節性が高く非常に煩雑な奨学金受付業務を請け負い、職員の事務負担を軽減し、大学の価値向上といった本来業務に集中して取り組める環境構築を促進しています。

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事例詳細

教育研究の質向上と財務体質強化のため、新規事業を進展させたい

総務・施設管理部
部長
藤田 忠弘 様

本学は、幼稚園や初・中・高等部、大学や大学院、インターナショナルスクールの計10校を擁し、全生徒数約2万7000人が学ぶ学校法人です。1889年の創立以来、約130年にわたって国・地域・人種を越えた国際性豊かな教育・研究活動を推進。さまざまな舞台で活躍する世界市民の育成に取り組んできました。

近年、少子化問題や教育改革による教育の質向上など、私たちを取り巻く環境は変化を続けています。こうした変化に柔軟に対応していくため、本学では新基本構想の一環として、数年前からさまざまな新規事業を立ち上げてきました。この取り組みにより、少子化時代にも学生や親御様からしっかりと選ばれる大学として、国際社会で活躍するグローバルな人材の輩出や競争力強化による、大学の価値向上をはかっています。

加えて、より一層健全な財政運営を行うため、人件費にかかっている比率を少しでも圧縮し、財務体質を強化することも重要な経営課題です。そのため、新規事業に新たなリソースを投入することは困難な状況でした。さらに、新規事業を進めるための原資も、新たに捻出する必要があったのです。

新規事業の進展に向け、事務作業のBPO化を検討

新規事業に向けてリソースも原資も生み出す必要がある状況で、打開策として採択したのが業務のBPO化でした。日々職員が追われている事務作業を軽減して、職員を新規事業の進展に注力させることが、結果として人件費の圧縮につながると考えたのです。

第一に対象としたのは、印刷作業です。本学は試験や会議など大量に紙を配付する機会が多く、各学部の教育現場や管理部門を問わず、日々大量の印刷作業が発生していました。例えば、教授会で配付していた1年分の紙資料を縦に積み上げると、およそ5メートルの高さになるほどです。この印刷に関わる作業にかかっていた職員のリソースを、外部にアウトソーシングすることで、可能な限り削減することにしました。

アウトソース先には、将来の本学発展に向けたさまざまな相談ができる関係性を求めていたため、学校の事業そのものに造詣が深い企業を、パートナーとして選定したいという思いがありました。その意味で、学校としての業務と教育現場で発生する業務を一番熟知していて、教育現場と管理部門の両方の視点を理解している点が決め手となり、富士ゼロックスを業務パートナーとして選定しました。

BPOの範囲を徐々に拡大し、職員の事務負担を着実に効率化し、リソースシフト

総務・施設管理課
課長補佐
久保 恵一郎 様

本学は2013年10月に、西宮上ケ原キャンパス内に業務支援センターを設立。それまで教育現場や管理部門で行っていた印刷関連作業を、富士ゼロックスの常駐スタッフが集中して請け負う、ドキュメントセンターとして運用を開始しました。「業務支援センター」という名前を付けたのは、将来的にさまざまな取り組みを実施して、継続的に学校業務を支援してもらえる仕組みに発展させたいという思いがあったからです。

最初に効果を実感したのは、ある学部での定期試験の準備時です。試験用紙の印刷にミスは許されません。正確な問題用紙と解答用紙を短時間で用意する必要があるのですが、試験科目数が約300あるうえ、一度に過度の印刷を行うと機器トラブルが発生することもあり、職員はいつも疲弊していました。

ところが、業務支援センターの設立後は、従来、職員が行っていた印刷・封入・封緘・試験用紙の電子化など、関連付帯業務全てをBPO化しました。その結果、2週間かかっていた印刷期間が3日に短縮されるとともに、付帯業務にかかっていた職員の業務負担が大幅に削減できました。

富士ゼロックスの正確かつ迅速な作業に信頼感を高めた本学は、学生向け学習施設(ラーニングコモンズ)の運営、教員の研究費・出張費の処理業務、マイナンバー関連業務など、職員の付帯業務に対し、BPOの導入範囲を少しずつ拡大してきました。常駐のサイトマネージャは、各業務の運用・管理を統括的に行いながら、常に本学の各部門と連携をとることで、現場の課題を的確に理解してくれました。また、PDCAを回して継続的な改善を実施している点は、BPOの真の価値として感じました。その結果、職員の業務負担が削減され、本来業務へのリソースシフトを進めることができました。そして、職員のリソースシフトを加速するため、付帯業務の多い業務について、さらにBPO化を推進することにしました。

煩雑で季節性が高い奨学金受付業務についても、BPOサービスを導入

そして、2017年4月からは、職員の業務の中でも特に煩雑で季節性の高い「奨学金受付業務」に関しても、富士ゼロックスのBPOサービスを導入しました。

奨学金制度の手続きは、本学学生課が日本学生支援機構(JASSO)から渡されたマニュアルに従って進めているのですが、約2000人の学生に向けた説明会の開催、出願の受付、出願書類のチェック、全員の選考を行った後、再度JASSOとやり取りをしています。作業は定型化されてはいますが業務量が膨大です。さらに、本学の繁忙期である3月から5月の連休明けまでの時期と出願期間が重なるため、学生課の職員は本学オリジナルの奨学金の提案に着手できないほど忙殺されていました。

こうした奨学金受付業務フローの1年半近い分析ののち、富士ゼロックスのBPOサービスを開始しました。今年度の奨学金受付の繁忙期は過ぎましたが、学生課の業務の負荷はかなり改善されたと思います。今までは職員が毎日残業、特に4月は全員が深夜12時くらいまで作業していましたが、今年は学生説明会から始まる一連のフローをBPO化しているため、そのような事態は解消されています。今後も年々ノウハウの蓄積やソリューション導入による効率化が進んでいけば、業務委託としての質もさらに上がっていくでしょう。また、これまでは学生課に時間的な余裕がなく十分にできていなかった、本学オリジナルの奨学金の提案にも積極的に取り組むなど、新規事業着手やプロジェクト推進により一層リソースシフトしていけると考えています。

業務改善で得たノウハウをもとに、教学の価値分析・改善提案も期待

総務・施設管理課
城山 大樹 様

学校運営の中心は教育・研究です。私たち職員は、本学の教育・研究を支える仕組みを、さらに支える仕組みといえます。そうした支えを強固にしていくために、何をするべきか。課題を見つけて、解決法を探して、改善しながら固定化していくという一連のサイクルを、今後も富士ゼロックスにお手伝いいただきたいと思います。

今回、富士ゼロックスのBPOサービスの導入により、教職員のさまざまな業務負担が軽減し、本来業務に集中できる環境の基盤を作り上げることができました。ただ、現状に満足せず、BPO対象範囲のさらなる拡大、文書の電子化や学内システムとの連携にも取り組むことで、より教職員の業務改善をはかっていきたいと考えています。

また、いずれは教学に近い分野でもご協力いただく可能性があります。本学の教学が有する価値や、それをどう変えていくべきかなどを細かく分析していただき、ご提案をいただきたい。最終的にはそこまで入り込んでほしいと思います。

多角的な視点で活動を見直し続け、私たちがプロジェクト進展へより一層向かえる提案を期待

職員は個人個人でも作業の改善を心がけているのですが、やはり1人の力には限界があります。富士ゼロックスがお持ちの他大学のさまざまな事例・実績に基づいて、より良い業務改善や効率化の方法をご提案いただきたいと思います。

私たちはこれまで、単純に時間やリソースに余裕がないために、着手が遅れているプロジェクトがたくさんあります。これからも、大きな業務の流れから細かい日々のルーチンワークに至るまで、富士ゼロックスがお持ちのあらゆるノウハウを活かして、私たちが選ばれる大学として価値向上に向けた活動をより一層創出できる提案を期待しています。

プロフィール

創立128年の歴史を持つ関西学院大学様は、キリスト教主義に基づく全人教育の場として明治22年に創立され、以来「世界市民」を育成する教育を展開してきました。スクールモットー「Mastery for Service(奉仕のための練達)」を提唱し、「勉学に励むことで培った能力や資質を、自分のためだけではなく、隣人・社会・世界のために役立てる」ことの大切さを、学生たちに伝えています。


(2017年5月現在)
学校名 関西学院大学
学長 村田 治
所在地 兵庫県西宮市上ケ原一番町1-155
創立 1889(明治22)年9月28日
学生数 24,180人(2017年5月現在)
URL

ソリューション内容

大学価値向上施策へのリソースシフトに貢献するBPOサービス

富士ゼロックスは、単なる業務代行ではなく、関西学院大学様の教育の質向上による価値創出、人件費の圧縮による財務体質強化といった、真の経営課題の解決に貢献できる戦略的BPOサービスを提供しています。

関西学院大学様の西宮上ケ原キャンパス内にある業務支援センターでは、ドキュメント制作・管理、煩雑な事務手続き、学生様が利用する学習施設(ラーニングコモンズ)の運用管理業務をおこないながら、経営資源を集中化するための業務プロセスの分析や継続的な改善をはかっています。

また、2017年4月から奨学金受付サービスを開始しました。年度準備・受付業務・説明会開催・問い合わせ業務のBPO対応など、季節性が高く非常に煩雑な奨学金受付業務について、その一連の業務を富士ゼロックスがBPOサービスとして請け負っています。これにより、職員様は日々追われていた事務処理業務から解放され、新企画への着手など、大学価値向上につながる活動に集中できる環境が構築されました。

今後も、関西学院大学様が競争力のある大学としての価値提供に貢献すべく、パートナーとして支援し続けてまいります。

(左から)
富士ゼロックス兵庫株式会社
ソリューションサービス統括部
Solサービス第2営業部
DS&C営業課
課長
松本 真典
DS&C営業課
担当マネージャー
須貝 明
関西学院大学内
業務支援センターのメンバー

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  • 事例の内容は2017年7月時点の情報です。

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