お客様導入事例 有限会社前橋京和商会 様

経営課題

自動車部品卸という立場で整備工場の部品調達を支援

代表取締役 社長
西脇 正人 様

当社は整備工場様やディーラー様向けに自動車用部品を卸販売する自動車部品商です。整備工場様にユーザーの車が入庫した際、整備は各工場で行いますが、その時に必要な部品を迅速に供給するのが私どもの役目です。整備工場様が各々メーカーに直接発注することも可能ですが、必要な部品を揃えるには多くの手間と時間がかかります。そこでFAXや電話で私どもに発注いただければ、必要な部品をさまざまなところから調達し最適なタイミングにお届けします。単に部品を卸販売しているだけではなく、部品調達の手間の一部を私どもで代行させていただくことで、整備工場様では本来の整備作業やユーザー対応に集中することができます。

昨今、コンピューターや多数のセンサーを搭載し、衝突防止機能を持ついわゆる「ぶつからない車」が増えてきています。それに伴って故障する場所が徐々に変化してきています。当社としても新しい技術をしっかりと勉強し吸収していくことが当面の課題だと捉えています。

地元のお客様がほとんどで、地元に根付いた「地域密着型」の商売を標榜していますが、市内だけでも同業者は数社存在します。仕入先のメーカーや取り扱う部品は結局どの業者でも同じですので何らかの差別化を図らなければ当社が選ばれることはありません。そこで当社は「より早くより正確に」をモットーに他社との差別化を図っています。

営業部
横山 文俉 様

FAX受注作業の非効率さが課題

お客様からの注文は電話かFAXで承っています。注文時に部品が特定できていなかったり品番が分からないことも多く、お客様とFAXを通じて図面などを使ってどの部品かを特定しながら進めるケースも少なくありません。それを考慮すると、FAXは当社にとってはなくてはならないコミュニケーション手段なのですが、業務効率という面では優れた方法とは言えません。

FAXでは送受信の際に逐一離席してFAX機まで移動する必要があり、お客様からの問い合わせや照会に対して回答を記載して送り返す必要があるなど、非常に手間のかかる作業です。しかもやり取りが1度に済むとは限りません。加えて、当社では電話でも注文を承っていますので、FAX対応のために離席している間は電話対応ができず、お客様をお待たせしてしまったり受注を取りこぼしたりするリスクもあります。

また、FAX注文は各担当者が個別に対応するために、他の担当者では状況や内容が分からず、同じお客様から状況の確認などが入って場合には即座にお答えできないケースも少なくありませんでした。

取り組み内容

PC操作が不慣れでも違和感なく使える「紙」のようなインターフェース

経理部
川嶋 美花 様

これらの課題の解決方法を模索していた頃、すでに「DocuWorks」を導入している同業者から「とても良い」という評判を聞き、見学などもさせていただきました。当社の社員は比較的年齢層が高く、PCの取り扱いに慣れている者ばかりではありません。DocuWorksはこれまで自分たちが扱ってきた「紙」に近いインターフェースですので、PC操作に慣れていない社員でも抵抗が少ない。これが今回DocuWorksを選択した大きな理由の1つです。さらに、複合機とシームレスに連携することで、自席でほとんどのFAX受注業務を完了させることが可能になるはずです。

 

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  • 注記 事例の内容は2018年1月時点の情報です。

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