お客様導入事例 三菱地所ホーム株式会社様

概要

経営課題:お客様の期待を超えるサービス提供のために、的確な情報把握と迅速な対応を目指す。

三菱地所ホームでは、一貫して注文住宅を手がけています。 注文住宅ゆえに発生する膨大な文書を、住宅の長寿命化へ対応するために、継続的に管理することが課題となっていました。

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取り組み内容:情報セキュリティを考慮し、アクセス権限の管理を重視。

扱う情報には多くの個人情報が含まれるため、文書管理システム構築の際にもっとも重視したポイントは、各種情報のセキュアな管理が実現できるかということでした。

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将来展望:ワークフローシステムとして、さらなる活用範囲拡大も視野に。

今回の文書管理システム構築では、同システムをワークフローシステムとしても活用しています。今後は、同機能の柔軟性向上、操作の簡素化をひとつのテーマにしています。

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サービス概要:エンジニアリングソリューション

お客様ごとに異なる建物情報を、数十年間にわたって管理する。注文住宅を手がける住宅メーカー共通の課題です。エンジニアリングソリューションでは、こうしたニーズにお応えする文書管理システムを実現します。

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事例詳細

注文住宅ゆえ、細部にわたる情報共有が必須。

代表取締役
専務執行役員
子安 誠様

三菱地所ホーム(以下三菱ホーム)は設立以来、三菱地所の住宅部門として、一貫して注文住宅を手がけ、三菱地所が考えるまちづくりを行なってきました。

そうした中、もっとも重視してきたのが、お客様との接点で、お客様の期待に応えるだけではなく、期待を超える、他社にはないサービスの提供を目指してきました。

このようなことを背景に、近年取り組んできたのが、営業が把握するお客様の要望を、いかに的確に設計や、施工の現場で共有するか。また、引き渡し後のアフターフォローをいかに迅速に行なうかということでした。

注文住宅の特性として、当然のことながらお客様の要望に応じてすべての住宅が異なるため、案件ごとに膨大な文書が発生し、細部にわたる情報の共有が不可欠となります。

住宅長寿命化への対応も大きなテーマ。

営業推進室長
竹之内 茂様

昨今の住宅業界をとりまくテーマとして、200年住宅などに代表される住宅の長寿命化への対応があげられます。三菱ホームでは、長期50年保証システム「ロングサポート50」の提供を始めています。

こうしたサービスを提供するということは、最低50年はアフターサービスを提供し、そのために必要な住宅にかかわる情報も、最低50年は保管、管理、活用しなければならないということを意味します。

つまり住宅の設計から竣工までの、短期間での担当者間の情報共有と、その後の数十年間におよぶ住宅の履歴管理をいかに行なうかが、三菱ホームをはじめ、現在の住宅業界で大きなテーマとなっています。

また同時に、私どもが扱う情報には個人情報も多く、情報保護の観点から、セキュリティのしっかりした枠組みの中で、情報共有を行なっていく必要もあります。

乱立するファイルサーバー、煩雑なシステムが効率的な情報共有を妨げる。

コーポレートスタッフ室
部長
満田 篤雄様

三菱ホームでは、これまでも住宅に関わる情報の共有を行なってきました。住宅に関わる情報とは、それは営業段階で発生する「契約前打ち合わせ記録」「設計依頼」や契約時の「契約書」、設計時の「設計図」「確認申請」「生産図」「物件台帳」、施工時の「工事指示書」「工事写真」「工事検査記録」など、非常に多岐にわたります。

これまでは、そうした文書を部門ごとでそれぞれのファイルサーバーに格納し、管理していましたが、セキュリティ面や、効率的な管理・活用といった点に課題がありました。特に検索・閲覧に時間がかかることは、お客様対応の迅速化にとって、不十分でした。

また、こうしたサーバー群とは別に、顧客情報を管理する基幹システムと、協力施工店との施工用図面の共有用に、ASPサービスを利用しているなど、システム自体も煩雑なものになっていました。

標準機能の豊富さ、アクセス権限の細かさがArcSuite採用の決め手に。

建設センター ホームケアグループ
ホームケアマネージャー 部長代理
和田 修一様

こうした煩雑さを解消し、多岐にわたる膨大な情報をセキュアな環境で効率的に管理、戦略的に活用できるシステム構築を目指しました。例えば「工事写真」のような個人ごとに管理している情報を誰もが簡単に参照できる仕組みづくりをテーマとして、すでに協力施工店との情報共有で利用していたASPサービスの拡大利用が決まりかけていました。しかしASPサービスは、セキュリティ面でのリスクがあること、基幹システム連携やワークフローシステム構築に向けた柔軟性に欠けていること、費用体系が従量制のため、データ増加に応じてコストも増大することなどが問題となり、再検討することになりました。

そんな時、生産図や物件台帳の管理のために活用していた文書管理・情報共有サーバー「DocuShare」の提供元である富士ゼロックス社から、「ArcSuite」による全社的な文書管理とワークフローシステム構築の提案がありました。

1.標準機能の豊富さと外部システムとの連携性

標準機能が豊富なため、特にカスタマイズをすることなく、三菱ホームとして構築したい全社文書管理システムを実現することが可能なこと。
また、既存の顧客管理システムとの柔軟な連携が可能であり、多くの構築実績、ノウハウが富士ゼロックスにはあったこと。

2.細やかなアクセス権限の管理が可能

今回のシステムでは協力施工会社もVPN経由でアクセスし、施工図面の参照などを行なうため、社内のみで扱うシステム以上に、細かなアクセス管理が必須。その点、ArcSuiteの権限管理機能は満足できるセキュリティレベルにあったこと。

同システムは2007年9月から稼働していますが、特にアフターフォローを行なう現場で、お客様に対して正確かつ迅速な対応が可能になったと、その導入効果を実感されています。

ワークフローシステムの適用範囲拡大が課題。

現在のシステムでは、既存の顧客情報を管理する基幹システムとArcSuiteを連携させ、新規に顧客情報が基幹システムに登録されると、夜間のバッチ処理で、ArcSuite上に、各種ドキュメントを格納するためのフォルダが自動生成されるという仕組みになっています。

三菱ホームでは、今後はこうした連携が更にリアルタイムで行なわれるようにするとともに、ワークフローの柔軟かつ簡素な利用も課題として挙げています。

実は今回のシステム導入では、同システムをワークフローシステムとしても利用することを目指しています。すでに特定のフローについては運用を始めていますが、実運用の中で操作性や承認者の異動時の権限管理といった問題点も見えてきました。今後はこうした問題を業務フロー改善のワークフローを通して解決しながら、ワークフローの更なる適用範囲拡大を目指していきます。

お客様へのシステム開放や、情報の戦略的活用も目標。

今回のArcSuiteによるシステム構築により、住宅の長寿命化に対応するための、個々の住宅の履歴書づくりが可能になりました。

これからの方向性としては、現在は社内を中心としたクローズドなシステムですが、お客様ご自身もアクセス可能とし、例えばご自分で行なわれたリフォームの履歴や情報を反映できるようにするといったことや、現在は主にアフターフォローでの利用にとどまっていますが、蓄積される多くの施工写真などを、営業ツールとして積極的に有効活用するといったことも想定しています。

カンパニープロフィール

設立以来、2X4工法による注文住宅メーカーとして数多くの住宅を手がけてきた三菱地所ホーム社。特に超・高気密高断熱な住宅を実現するエアロテック技術は、1995年の発売以来、すでに5,000棟を超える実績があり、これまでの住宅に比べ、エクステリアデザインはもとより、居住者のライフスタイルそのものを変えるものとして注目されています。

会社名 三菱地所ホーム株式会社
設立 1984年(昭和59年)
本社 港区赤坂2-14-27 国際新赤坂ビル東館7階
従業員 327人
URL http://www.mitsubishi-home.com/ [外部サイト]

ソリューション内容

長期にわたる膨大かつ多様な情報のセキュアな統合管理、戦略的な活用環境の構築を実現します。

現在の住宅業界における大きな話題のひとつが、200年住宅に代表される住宅の長寿命化です。環境問題の側面からもこの流れは避けて通れそうにありませんが、住宅が長寿命化するということは、その分アフターメンテナンスも長期にわたって必要になります。

この流れの中で顕在化してきたのが、メンテナンスに必要な個々の住宅に関する情報をいかに長期にわたって管理・活用するかということです。
さらに三菱地所ホーム様のように注文住宅を手がける企業では、住宅1戸あたりの情報が非常に多岐にわたるという点も考慮しなければなりません。

さらにもっと基本的な課題として、個人情報保護法に対応するため、情報セキュリティ上のリスク対応を考慮した情報管理やワークフローシステム構築の必要性もあります。

こうしたさまざまな要因を背景に、富士ゼロックスではArcSuiteによる統合文書管理システムの構築を提案しましたが、三菱地所ホーム様からは主にセキュリティに関して、アクセス権限管理の細かさが評価され、採用いただきました。

導入効果として、主に以下の3点が挙げられます。

  1. 物件に関わるドキュメントの統合的な管理による企業の説明責任の担保。
  2. ドキュメントのセキュリティ強化(個人情報を中心とした機密情報管理の徹底)。
  3. ワークフローによる各種文書の決裁業務効率化と業務品質向上。履歴管理のシステム化。

ワークフローの操作性、運用範囲拡大など、まだまだ改善の余地は残っていますが、今後も三菱地所ホーム様とともに、住宅業界、更には建設・設備業界における全社統合文書管理システムの「範」となるようなシステム構築を目指してまいります。

(左)営業本部 エンジニアリング ソリューション営業部 首都圏支店 1グループ ソリューションチーム 渡辺圭介 (右)ソリューション本部 第一システムエンジニアリング部 エンジニアリングソリューションセンター 2グループ 澤井太郎
(左)営業本部
エンジニアリング ソリューション営業部
首都圏支店 1グループ
ソリューションチーム
渡辺圭介

(右)ソリューション本部
第一システムエンジニアリング部
エンジニアリングソリューションセンター 2グループ
澤井太郎

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