お客様導入事例 国立大学法人宮崎大学様

概要

経営課題:運用管理・メンテナンスの負荷が少ないシステムが必要

経営課題

宮崎大学様(以下敬称略)では、現行システムが経年変化する前のタイミングで情報システムを刷新することを決断されました。新しいシステムには、担当者の運用管理・メンテナンス負荷を軽減できること、放置プリントを防止できること、拡張性に富んでいることが求められました。

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取り組み内容:大学内のどこからでも、オンデマンドプリントが可能に

取り組み内容

富士ゼロックスのオンデマンドプリントを利用し、大学内のLANがつながっている場所ならどこからでも、パソコンで出力先を意識することなく印刷指示ができ、どの複合機からも印刷物を出力させることができる仕組みを構築しました。また、車いすを使用している学生も、不自由なく使えるような出力環境を実現しました。

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将来展望:学生証と組み合わせたICカードで、本人認証できるようにする

将来展望

オンデマンドプリントの導入により、担当者の運用管理・メンテナンスの負荷軽減を実現した宮崎大学。将来的には、現在IDとパスワードで行っている本人認証を、学生証と組み合わせたICカードで行えるようにすることも視野に入れています。

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サービス概要:運用管理の負荷軽減を実現するオンデマンドプリント

運用管理の負荷軽減や放置プリントの防止策として、当社のオンデマンドプリントをご採用いただきました。また、出力機器の設置環境を、車いすの学生も使えるような形に整備いたしました。

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事例詳細

現行システムの経年変化を見越して、情報システムの刷新を決断

情報基盤センター センター長 工学部情報システム工学科 教授 廿日出 勇 様

宮崎大学では、「世界を視野に 地域から始めよう」というスローガンを掲げ、人間性・社会性・国際性を備えた専門職業人を養成し、有為な人材を社会に送り出すために、さまざまな取り組みを行っています。その中の1つが大学内における情報化の推進であり、すでに運用している情報基盤「キャンパス情報システム」を継続的に整備・充実に取り組んできました。

そうした中で、現行のシステムはネットワークも含めて構築からすでに5年が経過しており、経年によるシステム障害の発生が懸念されました。そうした事態を予防する意味で、今回キャンパス情報システムを刷新しました。

また、将来的にはネットワークの高度利用の推進や学内のシステム統合を行う必要があり、そうした要望に応えられる情報基盤を作っておくということも、目的の1つにありました。

運用管理の負荷軽減などの要望を実現できるシステムが求められた

新しいキャンパス情報システムの仕様を策定していく際には、これまでの出力環境における以下の3つの問題点を改善できることが、条件として盛り込まれました。

1つ目が、運用管理・メンテナンス負荷の軽減です。これまでは、学生が自分たちで紙を調達しさえすれば、大学内に設置してあるプリンターで自由に出力できる、という運用を行っていました。しかし、学生たちが持ち込む用紙は仕様がそれぞれ異なっていたため、紙詰まりが頻繁に発生し、メンテナンス・保守の負荷が増えていたのです。そこで、大学側できちんとした紙を用意しようということになったのですが、学生が無制限に出力してしまわないように、学部ごとの事情を鑑みた枚数上限を設定できるシステムを探していました。

2つ目が、放置プリントの防止です。これまではプリンターの周辺に印刷物が放置されていることが頻繁にあり、情報セキュリティーの観点からも問題だと感じていました。それを防止するためには、印刷時の本人認証を必須にして、学生に意識して出力してもらえるようにすれば、ちゃんと印刷物を持って帰るのではないかという狙いがありました。そこで今回、本人認証を取り入れたシステムにしたいと考えていました。

3つ目が、拡張性の高さです。将来の構想として、ICカードの利用や出力機器と課金システムとの連携についても考えていましたので、そうしたときにもスムーズに対応できるように、拡張性を持ったシステムであることも選定のための重要なポイントにしていました。

大学内のどこからでもオンデマンドプリントが可能な環境を構築

情報基盤センター 副センター長 准教授青木 謙二 様

製品の選定にあたって、当初はプリンター単体での導入を検討していましたが、さまざまな方面からの話を聞いていくうちに、スキャンやUSBメモリーからの印刷といったニーズがあることも分かりました。そこで、将来バラバラに機器を揃えるよりも、今回複合機を導入した方が良いということになったのです。

また、複数のベンダーに声をかけたのですが、USBメモリーから印刷したときに、枚数の上限を設定可能な仕様にできるという返答があったのは富士ゼロックスだけでした。そうした対応力も、私たちにとって好印象でした。最終的には入札によってベンダーを選定しましたが、富士ゼロックスにお任せできることになり、良かったと感じています。

そして今回、富士ゼロックスの複合機を中心とした、出力環境の改善を実施。無線を含む大学内のLANがつながっている場所ならどこからでも、パソコンで出力先を意識することなく印刷指示ができ、どこの複合機でも横にあるタッチパネルで固有のIDとパスワードを入力して本人認証を行い、自分の印刷ジョブを選択すれば、印刷物が出力されるという仕組みを構築しました。

「宮大どこプリ」と命名したこの学生向けサービスは、2011年4月1日から運用開始。タッチパネルでの操作やオンデマンドプリントなど、以前のシステムとは大きく異なりますが、学生には抵抗なく受け入れられました。

車いすを使用している学生も、不自由なく使えるような出力環境を実現

情報基盤センター 情報図書部情報企画課情報企画係 技術専門職員 園田 誠 様

今回制作したトレイガード付き

また、「宮大どこプリ」の運用開始にあたって、複合機の設置場所の環境について、特に車いすを使用している学生が、不自由なく使えるようにすることについて、こだわりました。

通常の複合機ですと、車いすに座りながら操作しようとしても、高い位置にあるタッチパネルに届かない、ということが考えられました。そのため、タッチパネルの高さを通常の製品の仕様よりも低くしてもらい、なおかつ、できるだけ車いすで複合機に近づくことができるようにしたのです。

実際に車いすを借りてきて、いろいろなシチュエーションを検証しながら試行錯誤した結果、写真のような形で複合機を設置することができました。富士ゼロックスには当大学に合わせた仕様変更、専用机の製作など、さまざまなご協力をいただき、非常に助かりました。

オンデマンドプリントの導入により、運用管理・メンテナンスの負荷を軽減

情報基盤センター 情報図書部情報企画課情報企画係基盤担当 黒木 亘 様

今回、プリンターから複合機に替えたこともあり、出力機器の総数を23台から9台に削減できました。単純に台数が減ったことについて、学生から不満の声が出ることも予想しましたが、まだ苦情は来ていません。それだけ複合機が十分に稼働しているからだと思います。

また、オンデマンドプリントにしたおかげで、放置プリントについてはほとんど抑止できるようになりました。加えて、以前は印刷指示をしたまま用紙切れを放置する学生がいて、次の学生が用紙を補充した途端に大量印刷が始まってしまうという事態が多発していましたが、そうした事態もオンデマンドプリントのおかげで、一切なくなりました。

さらに、出力機器が高機能な複合機になったことで、紙詰まりなどのトラブルはこれまで発生していません。おかげで、「印刷キューに残ったままのジョブを消したい」や、「紙詰まりを直したい」などの呼び出しで、週に何度も各学部に赴き対応するということがなくなり、本来の業務に集中できるようになりました。

将来は学生証と組み合わせたICカードを利用した、本人認証も視野に

将来的には、現在IDとパスワードで行っている本人認証を、学生証と組み合わせたICカードで行えるようにすることも視野に入れています。このことはできる限り前向きに進めていきたいと考えています。

一方で、受益者負担の考え方から、出力に対して課金していく構想もあるのですが、学生へのサービスとして考えている部分に課金することの是非、という問題もあるため、こちらは慎重に検討していきたいと思います。

なお、課金を行っていく場合には、大学生協との関係性を強化し、現在普及が進んでいる大学生協電子マネーとの連携も検討していきたいと考えています。

大学プロフィール

宮崎大学は教育文化学部、工学部、農学部、医学部という4学部を設置しています。また、木花キャンパスと清武キャンパスがあり、1キロ圏内のエリアにコンパクトにまとまっています。もともとあった宮崎大学と宮崎医科大学が、2003年10月に合併しました。

宮崎大学

法人名 国立大学法人宮崎大学
学長 菅沼龍夫
設置 2003(平成15)年10月1日(旧宮崎大学と旧宮崎医科大学が統合)
所在地 宮崎県宮崎市学園木花台西1-1
学生数 約4820名
URL http://www.miyazaki-u.ac.jp/ [外部サイト]

ソリューション内容

何度もシミュレーションを繰り返して、最適な出力環境を整備

今回、宮崎大学様がキャンパス情報システムを刷新されるという情報をつかんだのが、締め切り1カ月前というタイミングでした。そのため、お客様には急なアポイントでデモをやらせていただくなどの、ご迷惑をおかけしたこともありました。しかし、当社の熱意や製品の良さを汲み取っていただき、最終的には運用管理の負荷軽減や放置プリントの防止策として、当社のオンデマンドプリントをご採用いただきました。

今回特に注力したのが、出力機器の設置環境を車いすの学生も使えるような形に整備することでした。お客様と何度も話し合い、何度もシミュレーションを繰り返してテーブルをカスタマイズし、そこに複合機とオンデマンド端末を設置するという、現状での最適な形で構成することができました。

また、宮崎大学様では全学生がパソコン必携になっているため、学生が自分のパソコンにプリンタードライバーをインストールする必要があります。そのインストールを、できるだけ簡単に少ないクリックで完了できるように、ソフトウェアをカスタマイズすることも実施いたしました。

今後も当社の製品が「宮崎大学様にどのような価値をもたらすことができるのか」を常に意識しながら、最良のものをご提案していきたいと思います。

出力環境図

(左から)富士ゼロックス株式会社 営業本部 販社・県特営業事業部 地域営業部 ソリューション営業グループ 九州チーム 原口 直人 営業本部 販社・県特営業事業部 地域営業部 宮崎営業所 担当係長 谷田 静夫 ソリューション技術2部 1グループ 福嶋 幸治

(左から)
富士ゼロックス株式会社
営業本部 販社・県特営業事業部
地域営業部
ソリューション営業グループ
九州チーム
原口 直人

営業本部 販社・県特営業事業部
地域営業部 宮崎営業所 担当係長
谷田 静夫

富士ゼロックス福岡株式会社
ソリューション技術2部
1グループ
福嶋 幸治

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  • 注記:事例内容は2011年7月時点の情報です。

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