お客様導入事例 三菱UFJリース株式会社様

当社は、従来のリースという枠を超えて、リース・アンド・ファイナンスの可能性を徹底的に追求し、「総合ファイナンスカンパニー」として、事業領域の拡大に取り組んできました。

しかし、事業領域の拡大は事務作業の多様化を意味します。従来のリース・割賦取引と同じ手法を、ほかの事業分野でもそのまま踏襲すればいいというわけにはいきません。日本版SOX法への対応とあわせて、これらの事務作業に対する確実な統制を行なっていくためには、効率化することが極めて重要でした。

リース会社という特性から、当社にはお客様と取り交わす文書が膨大にあります。そのため、証憑として管理すべき書類や、事後チェックすべき項目も非常に大量です。したがって、システムの選定にあたっては、これら膨大な文書を的確に管理し、必要となったときに素早く検索できることが重要でした。

当社は、2年前に本社を移転した際、富士ゼロックスの文書管理・活用ソフトウエアArcSuite Officeとデジタル複合機ApeosPortを使って、文書の電子化に取り組んでいました。

Apeos PEMasterは、文書化から評価に至る一連の業務の効率化に役立つとともに、このときに導入した文書管理システムとの親和性も高く、将来、連携活用できる点もポイントでした。使い慣れた環境と同様の操作で利用できるので、既存インフラを有効活用しながら現場への負荷を抑えられる点と、求めるシステムがコスト的にも比較的低価格で導入できる点を高く評価しました。

Apeos PEMasterの導入によって完成した仕組みは、単に効率的な内部統制を実現するだけでなく、社員への教育ツールとしても活用したいと考えています。

特に業務フロー図は、事務作業を業務全体の一連の流れとして把握するには最適です。事務処理には捺印ひとつ取っても、それぞれ意味がありますが、現場ではともすると決まり切った作業になってしまいがちです。

従来のリース・割賦取引だけなら、それでも仕事はこなせるかもしれませんが、さまざまな種類の業務が増えている現状、臨機応変に対応していくには、業務全体の流れや意味を確実に把握することが欠かせません。

そこで、事務の前後関係とその意味を教えるツールとして、今回のシステムを大いに活用していくつもりです。

今回の取り組みで作った仕組みを、国内だけでなく、海外拠点に対しても適応していきたいと考えています。国内と比較すると海外の統制は難しいため、リスクコントロールの観点から、このような仕組みが重要です。

また、グループ会社への展開も考えています。将来的に内部統制文書化対象会社が新たに増えた場合、セキュリティを設定した上で、会社単位での管理ができることも、Apeos PEMasterを選択した理由のひとつです。

教育など法対応以外の利用も含め、今回導入したシステムを、さまざまな角度から十分に活用し、効率的で確実な内部統制を実施していきます。