お客様導入事例 三菱UFJリース株式会社様

概要

経営課題:継続的な日本版SOX法対応には、システム化が不可欠

経営課題

三菱UFJリース株式会社様(以下敬称略)では、日本版SOX法適用の1年目は、市販のアプリケーションソフトを使って管理しました。しかし、2年目以降の継続的な運用定着には効率化が必要と判断し、システム化を決断しました。

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取り組み内容:膨大な文書が管理可能で、営業部門、事務部門双方の手間も軽減

取り組み内容

富士ゼロックスの内部統制プロジェクト支援ソフトウエアApeos PEMaster(アペオス ピーイーマスター)を導入。すでに利用していた文書管理・活用ソフトウエアArcSuite Office(アークスイート オフィス)とデジタル複合機ApeosPort(アペオスポート)を連携させることで、現場への負荷を抑えつつ、効率的で確実な内部統制が実現可能になりました。

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将来展望:社員教育への活用や、海外拠点・グループ会社への展開も検討

将来展望

法制度に対応するだけでなく、事務作業の流れや意味を把握してもらうための教育ツールとしても活用したいと考えています。また、拡張性があるので、必要に応じて海外拠点やグループ会社に展開していくことも検討しています。

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サービス概要:内部統制強化支援サービス&ソリューション

すでに文書の電子化で導入済みの当社ソフトウエア商品のArcSuite Officeを活用し、より効率的で確実な内部統制を実現できるソリューションをご提案しました。

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事例詳細

事業領域の拡大に伴い、事務作業が多様化。日本版SOX法対応には、効率化が必須。

経理部長 水谷 真基 様

当社は、従来のリースという枠を超えて、リース・アンド・ファイナンスの可能性を徹底的に追求し、「総合ファイナンスカンパニー」として、事業領域の拡大に取り組んできました。

しかし、事業領域の拡大は事務作業の多様化を意味します。従来のリース・割賦取引と同じ手法を、ほかの事業分野でもそのまま踏襲すればいいというわけにはいきません。日本版SOX法への対応とあわせて、これらの事務作業に対する確実な統制を行なっていくためには、効率化することが極めて重要でした。

1年目は市販のアプリケーションソフトでしのぐも、継続にはシステム化が不可欠と判断。

適用1年目の日本版SOX法は、実態がはっきりとつかめなかったこともあり、まずは市販のアプリケーションソフトを使って管理をすることにしました。しかし、その手法で継続できるとは考えていませんでしたので、自分たちが経験しながら効率化のために必要なことは何かを見極めつつ、並行してシステム化の検討を進めていました。

たとえば、内部統制で必要とされる基本3文書(※1)をはじめとする、関連文書の修正履歴を確実に管理するには、細心の注意が必要となるため、手作業のままでは限界があります。どれだけ気をつけても漏れが生じる可能性は否定できませんので、自動的にバージョン管理を行なうような仕組みは、どうしても必要だと感じていました。

そこで、ある程度実態が見えてきたところで、継続にシステム化は不可欠と判断し、具体的な検討に入りました。

※1)「業務記述書」、「業務フロー図」、「リスクコントロールマトリックス」

膨大な文書を効率的に管理・検索可能で、既存インフラとの高い親和性を評価。

事務部長 松本 敬一 様

リース会社という特性から、当社にはお客様と取り交わす文書が膨大にあります。そのため、証憑として管理すべき書類や、事後チェックすべき項目も非常に大量です。したがって、システムの選定にあたっては、これら膨大な文書を的確に管理し、必要となったときに素早く検索できることが重要でした。

当社は、2年前に本社を移転した際、富士ゼロックスの文書管理・活用ソフトウエアArcSuite Officeとデジタル複合機ApeosPortを使って、文書の電子化に取り組んでいました。

Apeos PEMasterは、文書化から評価に至る一連の業務の効率化に役立つとともに、このときに導入した文書管理システムとの親和性も高く、将来、連携活用できる点もポイントでした。使い慣れた環境と同様の操作で利用できるので、既存インフラを有効活用しながら現場への負荷を抑えられる点と、求めるシステムがコスト的にも比較的低価格で導入できる点を高く評価しました。

営業部門、事務部門双方の手間が軽減され、文書保管スペースも不要に。

従来は、証憑となりそうな文書を、すべて営業部から事務部に紙で送ってもらっていました。しかし、事務部に送るために出力して送付するという手間が、営業部にかかっていました。

一方事務部も、それらをすべて確認して、保管する必要がありました。証憑をはじめとする関連文書の量は、厚手の2穴バインダーで年間約30冊以上にものぼり、それを5年間は保管するため、かなりのスペースを占有します。

Apeos PEMasterの導入によって、これらの証憑と基本3文書を、すべて一元管理できるようになりました。普段業務に使っているArcSuite Officeへの登録方法と手順が類似しているので、営業側も事務側も双方の負担が減ると期待しています。もちろん文書が電子化されることで、スペースの問題も解消します。

法制度への対応だけでなく、社員教育にも活用していきたい。

事務部 事務企画グループ 部長代理 今福 正美 様

Apeos PEMasterの導入によって完成した仕組みは、単に効率的な内部統制を実現するだけでなく、社員への教育ツールとしても活用したいと考えています。

特に業務フロー図は、事務作業を業務全体の一連の流れとして把握するには最適です。事務処理には捺印ひとつ取っても、それぞれ意味がありますが、現場ではともすると決まり切った作業になってしまいがちです。

従来のリース・割賦取引だけなら、それでも仕事はこなせるかもしれませんが、さまざまな種類の業務が増えている現状、臨機応変に対応していくには、業務全体の流れや意味を確実に把握することが欠かせません。

そこで、事務の前後関係とその意味を教えるツールとして、今回のシステムを大いに活用していくつもりです。

海外拠点への適用や、グループ会社への展開も視野に。

事務部 事務企画グループ 白石 孝司 様

今回の取り組みで作った仕組みを、国内だけでなく、海外拠点に対しても適応していきたいと考えています。国内と比較すると海外の統制は難しいため、リスクコントロールの観点から、このような仕組みが重要です。

また、グループ会社への展開も考えています。将来的に内部統制文書化対象会社が新たに増えた場合、セキュリティを設定した上で、会社単位での管理ができることも、Apeos PEMasterを選択した理由のひとつです。

教育など法対応以外の利用も含め、今回導入したシステムを、さまざまな角度から十分に活用し、効率的で確実な内部統制を実施していきます。

カンパニープロフィール

総合ファイナンスカンパニーとして、リース周辺事業に留まらず、不動産関連事業、環境事業、海外展開サポート、中古機器売買など、多彩な商品ラインナップにより従来のリースの枠を超えた事業を展開中。

会社名 三菱UFJリース株式会社
本社所在地 東京都千代田区丸の内1-5-1 新丸の内ビルディング
設立 1971(昭和46)年4月
資本金 33,196,047,500円
従業員 連結2,122名(2009年3月末現在)
URL http://www.lf.mufg.jp/ [外部サイト]

ソリューション内容

お客様のベストパートナーとなるよう早期の立ち上げと効率的な内部統制の実現を具現化。

2007年5月のお客様のご本社移転に際して、「ワークスタイル変革」という大きなテーマをいただき、 「紙文化からの脱却」「スペースの有効利用」「コミュニケーション環境の改善」というお客様課題へのソリューションをご提供いたしました。

このたび内部統制業務改善のご相談をいただき、すでに稼働中の全社文書管理システムとの親和性が高い「Apeos PEMaster」と、「運用設計支援サービス」をご提案させていただきました。

本システムにより、

  • 統制3文書間の連携とバージョン管理の自動化
  • ApeosPortとの連携により、証憑,証跡の電子化と統制文書との関連付け
  • 文書保管スペースの削減

が実現され、より効率的で確実な業務遂行環境を構築しました。

また、他ソフトで作成した既存文書は、新システムへ変換してインポートすることにより、立ち上げ期間短縮に貢献いたしました。

私たちは、これからも規程や業務マニュアルとの連携強化や、非財務リスクの管理などの提案を通して、お客様の経営課題解決のお役に立ち続けます。

(右から)富士ゼロックス株式会社 コンテンツマネジメント営業部 東日本営業支援グループ マネージャー 川崎 直樹 営業本部 金融営業事業部 金融第一営業部 営業1グループ 出利葉 正志
(右から)
富士ゼロックス株式会社
コンテンツマネジメント営業部
東日本営業支援グループ
マネージャー 川崎 直樹

営業本部 金融営業事業部
金融第一営業部 営業1グループ
出利葉 正志

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