お客様導入事例 株式会社村田製作所様

概要

経営課題:輸出関連の帳票における作成・やり取り・保管作業の効率化が必要

中国、アジア市場での競合激化の中で、あらゆる業務上のコスト削減と効率化が求められていた株式会社村田製作所様(以下敬称略)。長年問題視しながらも手をつけられなかった輸出業務プロセスの簡素化にもチャレンジしたいと、輸出に必要な帳票作成に使っていた膨大な紙の削減と、やり取り・保管にかかっていた作業の効率化を検討していました。

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取り組み内容:帳票の電子化と、それに伴う業務プロセスの削減に成功

「貿易帳票管理システム」の導入によって帳票の電子化を実施。それに合わせて、富士ゼロックスとの連携により業務プロセスの見直し・改善を行い、従来のプロセスをほぼ半数に削減しました。また、次の業務プロセス担当者に必要な帳票を自動送信できるようになったことに加え、各プロセスの進捗状況が分かりやすく管理できるようになったことで、業務効率が向上しました。

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将来展望:社内の別部門や海外拠点にも、帳票電子化・業務効率化の範囲を拡大

今後は、社内の別の部門や海外拠点にも帳票電子化・業務効率化の範囲を拡大していく予定です。富士ゼロックスには、引き続き有益な情報提供や適切なアドバイスを期待しています。

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サービス概要:「貿易帳票管理システム」

業務進捗の指標である帳票作成、伝達、管理に視点をおき、基幹システムと文書管理システムを連携させ、情報の正確性、業務スピード向上と効率化を実現しました。

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事例詳細

海外市場での競争力強化のため、業務上のコスト削減とスピードアップが必要

生販システム部
担当次長
石田 行弘 様

当社を含め、以前からグローバル展開を進めてきた日系製造メーカーは近年、中国を含む新興国市場でのシェア争いなどに巻き込まれています。ファブレスや水平分業など時流に乗ったビジネスモデルが求められるなか、従来のやり方を変えることができず、苦戦を強いられている企業は少なくありません。

当社は、売上高の80%以上を海外市場での販売実績が占めている一方、製品の大半は国内工場で生産しており、電子部品メーカーとしては珍しく「日本で製造し、海外で販売する」ビジネスモデルでやってきました。しかし、この国内生産比率の高さが一因となり、近年の台湾・韓国企業とのコスト競争という難局において、競争力の低下を感じていました。

こうした状況のなか、当社は新興国市場でのシェアを取り戻すべく、市場競争力の強化に向け、あらゆる業務において徹底的なコスト削減とスピードアップを求められています。当部が担当しているSCMや物流業務においても、いくつものPJTを同時並行で実行し成果をあげるとともに、それを継続できるスキル、人材、風土を醸成しています。

輸出において必要な帳票の作成・やり取り・保管作業の効率化を検討

生販システム部
物流システム1課 係長
明石 憲司 様

また、以前から輸出を担う私たちの部門では、その機能を本社に集約し少人数で当たることで効率化できる体制を構築し、スピード重視で仕事にのぞんできました。業務システムについても何度も改善を重ねてきて、現在は生産性の高いシステムを利用しています。しかし、それでもなお効率化すべき部分が残されていました。それが紙の問題です。

輸出における特殊な慣習から、当社とお客さまの間には、倉庫業者・代理店・航空業者・税関など複数の企業や機関が介在します。そして、どうしてもインボイス・パッキングリスト・輸出許可書・航空運送状といった帳票は紙でのやり取りや手続きが必要でした。さらに、注文ごとに必須となる帳票は異なりますし、通関業者が作成する帳票を待つ必要もあり、その状況把握などにも時間がかかっていました。

また、当社は税関当局から認定されたAEO(特定輸出)事業者*であり、発生した書類を保管しておかなくてはなりません。そのため、1日につき約1000枚の書類内容を確認してファイリングする作業に、熟練した担当者が丸1日付きっきりになるなど、多くの工数を取られていました。そこで、輸出業務で発生する帳票の作成・やり取り・保管などの作業を効率化するため、業務プロセスを見直すことにしたのです。

* AEO事業者:AEO(Authorized Economic Operator)制度を受けられる事業者のことです。AEO制度とは、国際物流におけるセキュリティー確保と円滑化の両立を図り、我が国の国際競争力を強化するため、貨物のセキュリティー管理と法令遵守の体制が整備された事業者に対し、税関手続の緩和・簡素化策を提供する制度です。

帳票の電子化だけではなく、業務プロセスを改善できるパートナーを選定

ビジネスエンジニアリング部
販売情報システム課 主任
大西 智彦 様

私たちは、業務プロセスの改善手段として、統合文書管理システムを中心とした新システムの構築を目指し、その仕様を決定。膨大な量の帳票を管理することができるシステムを選抜し、そのベンダーである7~8社に声をかけました。その際に伝えた要件の1つが、「文書の原本性を保証できること」です。

当社はAEO事業者ですから、その責任をきちんと果たすためにも、単純に文書を電子化して保管するだけでは足りません。電子署名やタイムスタンプなどを組み合わせるなどの方法で、文書の原本性を保証し、輸出に関して法律的にもちゃんとクリアできる仕組みを求めていました。

各ベンダーに等しく要望を伝えたのですが、ほとんどの提案が自社製品の機能PRに近いものでした。しかし、富士ゼロックスは当社の貿易業務をしっかりと理解し、その上で「貿易帳票管理システム」を中心とする的を射たソリューションを提案してくれました。当社が求めていた仕組みを実現する提案内容はもちろん、その熱意にも打たれ、富士ゼロックスをパートナーとして選定しました。

富士ゼロックスと連携して電子化を推進し、業務プロセスをほぼ半数に削減

技術・事業開発本部 技術企画統括部
フィルムコンデンサ事業推進室
企画係
副島 三紗子 様

当社では、「貿易帳票管理システム」の本稼働に合わせて、海外の36拠点と関連企業27社を含めた全社で、輸出業務における主要20種の帳票を電子化し、通関用の帳票以外はすべてペーパーレス化することを決断。紙での保管は廃止し、PDFで帳票データを保存することにしました。そのプロジェクト推進に当たり、富士ゼロックスとともに従来の業務プロセスを1つ1つ見直し、69通りあった業務プロセスを37通りに削減するなど、その適正化に努めました。このことが、プロジェクト成功のカギになりました。

これまで紙で保管してきた部分を完全に廃止する取り組みについて、当初は社内に不安視する声もありましたが、2011年7月のシステム本稼働から現在まで、特に問題なく運用できています。通関業者などの関連企業からも、これまで保存が義務付けられていた帳票を、電子データで保存できるようになり、助かっているという感想をいただきました。

今までの紙の使用量などを考慮し、このプロジェクトによる効果を試算すると、1年でおよそ140万枚の紙削減、約2000万円のコストダウンに成功している計算になります。

また、当社の要望だった文書の原本性に関しても、タイムスタンプ技術に優れたアマノ社と、電子署名技術に優れたセコムトラストシステムズ社の協力を得ることで、国税局の要件である「課税期間中の任意の期間を指定し、当該期間内に行った電子署名/タイムスタンプ付与について一括検証できること」を実現しました。

適切な担当者への帳票のメール配信、進捗の「見える化」を実現

生販システム部
物流システム1課
大塚 範子 様

今回のシステムでは、作成した帳票が自動的に適切な担当者へメール配信される仕組みを構築しました。

これまで帳票は、FAXで送信することが多かったのですが、品質の低さから内容を判読できないことがありました。また、FAXが不達となることが1日に30件前後発生していたため、送付先に連絡して確認したり、再度送り直したりと非常に手間を取られていました。しかし、「貿易帳票管理システム」導入以降は、適切な送付先に必要な帳票が自動的に配信されるようになり、不達はほぼゼロに減らすことができました。

ほかにも、システム画面上で帳票の作成状況など、注文ごとのプロセスが一目で分かるようになり、簡単に進捗を管理できます。この「見える化」により、当社の応答精度も上がっていると思います。スピードが問われる輸出業務において、さらなるスピード化を実現できました。

社内の別業務や海外拠点においても、帳票電子化・業務効率化の仕組みを活用したい

社内にはまだ商品開発や研究開発など、紙によるやり取りを手作業で行っている部門がありますので、今後はそこまで帳票電子化・業務効率化の範囲を拡大していきたいと思います。ほかにも、あくまで希望ですが、タイムスタンプ/電子署名の技術について、別の業務でも活用していきたいと考えています。そのため、活用できるシチュエーションを見極めて、幅広く展開していきたいと考えています。

また今後は、海外の36拠点でもこの仕組みを活用していき、グローバル市場に広く展開していきたいと考えております。そのためには、24時間365日活用していけるように可用性を高めていくことが、次の課題になると思います。

今後、富士ゼロックスには引き続き良きパートナーとして、この「貿易帳票管理システム」の他社における導入活用例を教えていただいたり、当社をもっと良くしていくための適切なアドバイスをいただきたいですね。

プロフィール

株式会社村田製作所は、TV-CMでおなじみのムラタセイサク君R、ムラタセイコちゃんRをはじめ、確かな技術力で日本のエレクトロニクス業界を牽引してきた電子部品メーカーです。これからも携帯電話やコンピューター、AV機器など、エレクトロニクスの中心的な分野から、自動車や環境・エネルギー、ヘルスケアなどの新領域まで、幅広く新しい価値を提案していく方針です。

会社名 株式会社村田製作所
本社所在地 京都府長岡京市東神足1-10-1
設立 1950(昭和25)年12月23日
資本金 693億77百万円(2012年3月31日現在)
従業員 36,967名(連結:2012年3月31日現在)
URL http://www.murata.co.jp/

ソリューション内容

貿易帳票管理システムによるリードタイム短縮と業務の見える化を実現

オーダーから輸出帳票作成、物流の流れの中で、現状のプロセスで すと多くの紙が発生します。通関用、社内保管用また相手先(お客様)送付として、さらにコピーやFAX、スキャンやメール添付送信といった業務など…。伝達すべき情報が紙であるがゆえに、効率を下げておりました。

また、事後の帳票検索や問い合わせ対応、監査業務対応を考慮した紙のファイリング作業も大きな負担でした。システム構築にあたり、上記の課題を改善するべく、基幹システムと文書管理システムを連携させ、情報の正確性、伝達スピード、業務効率化の視点でシステム設計を進めました。コンセプトは、従来紙で出力していた帳票を電子として自動的に文書管理システムに格納し、自動伝達する仕組みです。

主な機能としては以下3機能となります。

1.情報取り込み機能

  • 基幹システムからPDF帳票を取り込む機能
  • 基幹システムから取引情報のキーワードを取り込む機能
    (後の検索キーとなります)
  • 社外からメール添付帳票を取り込む機能
  • NACCS* から帳票と情報を取込む機能

2.状態管理

  • 各取引のパターンを理解し必要帳票を判断する機能
  • 帳票の格納を業務完了ととらえ進捗管理ができる機能
  • 進捗管理を容易にするために状況を直感的に表示する機能

3.情報伝達パターン

  • 送付宛先、送付帳票、添付方法、件名、本文をパターン化し多種多様な情報伝達を可能にする機能

本システムにより、取引における業務進捗状況と情報は、文書管理システムの画面に集約、一元管理されており、業務効率とスピードの向上につながっております。


* NACCS:輸出入・港湾関連情報処理システム(Nippon Automated Cargo And Port Consolidated System)のことです。国際貿易における、通関や輸入の際に発生する関税の納付などを効率的に処理するために構築された、税関官署、運輸業者、通関業者、倉庫業者、航空会社、船会社、船舶代理店、金融機関などの相互を繋ぐ電子的情報通信システムです。

(左から)富士ゼロックス株式会社 営業本部 関西東海支社 関西インダストリースペシャリストグループ 前阪学 ソリューション本部 システムエンジニアリング部 西日本ソリューション技術部 宮垣剛

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富士ゼロックス株式会社
営業本部
関西東海支社
関西インダストリースペシャリストグループ
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システムエンジニアリング部
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  • 事例内容は2012年9月時点の情報です。

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