お客様導入事例 ナカバヤシ株式会社様

概要

経営課題:ルールに基づく統制の仕組みづくりは、以前からの課題

経営課題

アルバム・事務用品のほか、図書館サポート、商業印刷、環境機器など、多彩な商品やサービスを提供しているナカバヤシ株式会社様(以下敬称略)。事業ごとにカンパニー制を敷く体制ということもあり、金融商品取引法(通称:日本版SOX法)への対応に加えて、迅速な意志決定を行なうためにも、明確な情報管理ルールに基づく統制の仕組みを構築する必要性を感じていました。

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取り組み内容:専用システムの導入により、日本版SOX法対応の負荷を軽減

取り組み内容

内部統制プロジェクト支援ソフトウエアApeos PEMaster(アペオスピーイーマスター)と文書管理・活用ソフトウエアArcSuite Office(アークスイートオフィス)、デジタル複合機ApeosPort(アペオスポート)のシステムを導入。日本版SOX法対応の業務負荷を軽減しながら、全国の拠点の進行状況も本社から把握できる仕組みを構築。社内情報管理の品質や経営情報展開のスピードが向上しました。

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将来展望:共通のプロセス構築のベースが整い、さらなる情報共有が可能に

将来展望

システム上の情報を“正”とする情報運用が定着し、全社共通の業務プロセスを構築できるベースが整ったことで、日本版SOX法対応にとどまらず、各カンパニーの枠を越えた情報共有が可能になりました。今後は、良い商品を迅速に提供する業務フローシステムとして活用することを目指しています。

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サービス概要:内部統制強化支援サービス&ソリューション

Apeos PEMaster、ArcSuite Office、ApeosPortを組み合わせたシステムを提案。統制文書の作成から整備・運用評価まで、全社同一のツールで設定・管理できる環境を構築。さらに、拠点間をサーバーで結ぶことで、本社から各業務フローを俯瞰できるようになりました。

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事例詳細

組織の壁を越え、効率的な情報管理と共有を可能にする体制を。

当社は、大正12年に製本業として創業し、現在は図書館などでの資料保存業務をはじめ、手帳やアルバムなどの事務・文房具・写真材料、さらにはビジネスフォームやオンデマンド印刷、環境機器など、多彩な事業を展開しています。

これらの事業ごとにカンパニー制を敷き、それぞれが製造から販売、物流までこなすことで顧客サービスの向上を図っている一方、ホールディング的役割を担う本社では、業務フローが個別化したことでカンパニーの枠を越えた情報共有が難しくなることのないよう、体制の整備を検討していました。「ニッチ市場でのグローバル、オンリーワン」を目指すうえで、事業ごとの独自性の発揮と競争力の強化を目指しつつ、グループ経営を推進する観点からは、できるだけ単純化、効率化を図り、迅速な経営情報の展開を行ないたいといった考えがあったのです。

さらに、当社では個人情報を扱っていますが、プライバシーマークを取得しているとはいえ、個人情報を扱うこと自体、リスクがあります。こうしたリスクを低減したい思いもありました。

法令にしたがい日本版SOX法への対応に着手したわけですが、当社にとってはセキュリティの確保も含め、迅速な意志決定を図るためにも、統一したルールに基づく管理統制の仕組みを構築することは、そもそも重要なテーマだったのです。

目先の事だけではない内部統制作業。継続のためには専用システムの導入が不可欠に。

管理統括本部 取締役 財経部長 作田 一成様

当社には「何でも自分たちの力でやってやろう」という気風があり、統制文書についても当初は専用のツールの導入を考えず、Excel®を使って社内で独自に作成していました。

しかし、特別な専門家もいない状況の中、フローやプロセスが膨大で、記述も統一しなければならない文書化作業の厳しさに直面し、限界を感じることとなりました。

しかも内部統制に関する取り組みは、毎年続けていくものです。担当者が代わっても組織として対応できるようにするためには、やはり専用のツールが必要であることに気づいたのです。

日本版SOX法にしっかり対応すること。それにともない全社の業務を見わたせるようにすること。そのための新たな仕組みの導入が必要だと考えるようになりました。

統制文書の作成はもちろん、すべてのプロセスにわたって一つのシステムで対応できることを評価。

管理統括本部 財経部 財務課 マネージャー 西内 宏志様

そこでいくつかのツールを検討した結果、富士ゼロックスの内部統制プロジェクト支援ソフトウエアApeos PEMasterと文書管理・活用ソフトウエアArcSuite Office、そしてデジタル複合機ApeosPortを組み合わせたシステムの導入を決めたのです。

富士ゼロックスのシステムを選んだ理由は主に三つあります。
一つは、ソフトウエアそのものが、文書化だけにとどまらず、整備評価、運用評価、内部監査に至るすべてのプロセスを“一気通貫”に対応できるよう考えられていたこと。このような商品は他に見当たりませんでした。

次に、日本版SOX法への対応に関して、富士ゼロックス自身が実践してきたということ。経験にもとづく具体的な提案は何よりも説得力がありました。

最後に、ApeosPortは紙文書をスムーズに電子化できる優れた複合機であり、今後、全社の「文書管理」を進めるうえでも役立つこと。日本版SOX法対応に限らない情報流通のしくみの基盤とすることを目指したのです。

全社を見わたせるようになり、課題点が明確に。丹念にルール化することで業務の健全化が進展。

管理統括本部 大阪総務部 部長 黒川 修様

また、さまざまな立場の人間が情報に関わる中で、当社では「サーバー上に保存した情報を正とする」ことを徹底させ、独自のやり方や誤った情報の流通を抑止できるようにもなりました。いわば、このシステムが全社における判断の指針となったわけです。

現在、全国の事業所をサーバーで結び、システムを活用できる環境に整えています。これにより東京、名古屋、福岡などの拠点に加え、関連会社や連結子会社の進行状況も本社から把握できるようになり、情報管理の品質や経営情報の展開スピードが向上しました。

決められた手順で効率的に文書化を進め、全体が見わたせるようになると、フローにおける不明瞭な部分など粗が浮かび上がってきます。それらがあらわになるたびに、一つひとつ検討してルール化を図るようにしています。

その影響で評価スケジュールは若干遅れ気味となっていますが、社内における業務の健全化が確実に推進していることを強く実感しています。

カンパニー制ならではの「縦軸での意志決定の速さ」に加え、全社にわたる「横軸での情報共有」も可能に。

管理統括本部 情報システム室 リーダー 池端 康彦様

当社にとって重要なのは、質の高い商品やサービスを迅速にお客様に提供することです。そのためには業務フローのどこにリスクがあるか、あらかじめ察知し対処しておく必要があります。今回のシステムの導入は、日本版SOX法対応にとどまらず、全社の業務を広く見わたせるようにしたという意味で、非常に意義深いものだと思っています。

また、一般に企業におけるノウハウやスキルというものは、働く個人に蓄積され、その結果、「仕事が人に張り付いてしまう」といった弊害が生じる傾向があります。カンパニーを越えた“標準化”を推進し、業務の内容や流れを誰にとっても理解しやすくしたことは、人材の流動性や組織の活性化という面でも、多大なメリットをもたらせてくれるでしょう。

今回のシステムの導入により、たとえば決算業務など、全社に共通した業務プロセスを構築できるベースを整えることができました。カンパニー制ならではの「縦軸での意志決定の速さ」を維持しながら、各カンパニーの枠を越えた「横軸での情報共有」が可能になったのです。

これを契機に、今後もお客様に夢や感動を与える商品やサービスを提供できるよう、いっそう心がけていきたいと考えています。

カンパニープロフィール

図書館など官公庁公共施設での資料保存業務を中心に、一般消費者向け手帳・アルバムなどの事務・文房具・写真材料のほか、近年ではデジタルをキーワードにビジネスフォームやオンデマンド印刷、環境機器など、将来を見据えた積極的な事業・サービスを展開しています。

ナカバヤシ株式会社様ロゴ
会社名 ナカバヤシ株式会社
設立 昭和26年6月
東京本社 〒174-8602 東京都板橋区東坂下2-5-1
大阪本社 〒540-0031 大阪市中央区北浜東1-20
資本金 66億6,600万円
URL http://www.nakabayashi.co.jp/ [外部サイト]

ソリューション内容

“標準化”を推進する中で、日本版SOX法にとどまらずさまざまな業務上の課題解決に携わっています。

Apeos PEMasterは、富士ゼロックスが自ら内部統制に対応した経験をもとに開発した内部統制支援ソフトウエアです。文書管理・活用ソフトウエア ArcSuite Officeと組み合わせ、基本4文書のほか関連文書を一元的に管理するとともに、業務把握の効率化が図れます。PCから財務プロセスに関わる活動・資源・知識・情報が俯瞰でき、全社での有効利用を促します。

2006年末、ナカバヤシ株式会社様に私たちの経験とそれにもとづくシステムを提案させてもらったところ、「ここまでやる必要があるのか」と改めて日本版SOX法対応の大変さを実感するとともに、専用のシステムの必要性を認識していただけたようです。

私たちはシステム導入後も、日本版SOX法そのものやシステムの操作の仕方などについての勉強会を数回にわたって開催したり、運用評価のアドバイザリーサービスをご提供するなど、現場の皆さまの理解や協力を得るための支援を行なっています。

今回のシステムは、法対応という側面ばかりでなく、業務の「見える化」およびオペレーションの「標準化」という部分で評価をいただきました。

この観点から、これとは別に、それまで小売店から一日に数百枚ほど届いていた受注ファクスの確認について、ApeosPortとソフトウエアを組み合わせ、手間をかけずに返信する「受注ファクスの自動返信システム」も採用いただくこととなりました。現在、関西の物流センターで活用していますが、他所でも展開し、既存文書の電子化やドキュメント流通の側面からも業務の効率化を支援するご提案を行なっていく考えです。

富士ゼロックス自身の取り組みにもとづく“言行一致”の提案が共感いただけたことを踏まえて、今後も自らの経験を糧に、お客様の課題解決に寄与していきたいと思います。

左から富士ゼロックス大阪営業本部内部統制営業部e-RM担当マネジャー滝口 晃弘 営業本部第一支店営業一課 井上 斉 営業本部システム営業部 システム営業一課 山根 厚 営業本部第一支店営業一課課長 野間 晃
写真左から
富士ゼロックス大阪
営業本部ERMソリューション営業部内部統制担当マネジャー
滝口 晃弘
営業本部中央支店営業一課
井上 斉
営業本部システム営業部システム営業一課
山根 厚
営業本部中央支店営業一課課長
野間 晃

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