お客様導入事例 株式会社NCPサプライ様

概要

経営課題:営業力を高め、新規のビジネスも展開したい

経営課題

株式会社NCPサプライ様(以下敬称略)は、複写製本業として、地元企業および官公庁を中心に、各種コピーやデータ出力などの多彩なサービスを提供してきました。近年では、PCおよびプリンターの低価格化にともなう内製化が進行しています。他社との競争に勝つためには、業務環境の変革が必要でした。

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取り組み内容:「GroupBoard + ApeosPort」で情報共有と業務改革に成功

取り組み内容

マイクロソフト株式会社が提供するグループウエア「GroupBoard Workspace 2007」と、富士ゼロックスのデジタル複合機「ApeosPort-II」(アペオスポート)を導入。パソコンを使わなくても、ApeosPortの操作パネルからGroupBoardの文書を選択して出力する、あるいは紙文書をスキャンしてGroupBoardのフォルダへ登録するなど、グループウエアの使い方も広がりました。

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将来展望:新規事業の業務も、受信ファクスとGroupBoard連携で効率化を

将来展望

2007年、新事業「鬼っこ.net」をスタートしました。インターネットサービスでは、多数のお客様から小口の注文を受けることから、バックヤードの対応をいかに効率化・システム化するかが、事業成功のポイントです。「GroupBoard + ApeosPort」のシステムを活用して、受信ファクスの効率処理を目指します。

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サービス概要:柔軟な情報共有を実現する、ApeosPort/GroupBoard連携ソリューション

デジタル複合機「ApeosPort」とマイクロソフト株式会社が提供するグループウエア「GroupBoard Workspace 2007」を組み合わせて、グループウエアへのデータ登録とその出力を、PCを介さずにスピーディに行なえる環境を実現しました。

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事例詳細

営業力強化を目指し、ITを活用して業務環境の変革を

NCPサプライは、岡山市に本社を置く複写製本会社です。事業内容は、地元企業および官公庁への各種コピーやデータ出力などのサービス提供で、中国・関西地方を中心に12店舗を展開しています。しかし昨今は、公共事業の減少により建築工事に不可欠な青焼きの仕事が減少。また、PCおよびプリンターの低価格化にともなう内製化が進行し、他社との競争も激化。さらなる短納期、低コスト化を実現して、営業力を強化する必要がありました。

各拠点で情報が分断。全社でのタイムリーな情報共有が課題

取締役 稲葉充彦様

特に課題となっていたのが、12ある店舗内での情報共有です。「地域密着」を推進するために多店舗展開を進め、それぞれの店舗では、現場の担当者によって、きめの細かい対応を行なっています。しかし、そこで得られた業務および顧客に関する情報やノウハウの多くは、各店や各担当者の「閉じた情報」として蓄積されるだけだったのです。

これらのバラバラになっている知見を、会社の資産とするために大事なことは、タイムリーに情報を共有することです。これができれば、「こういう新しい仕事を受けた」という他のメンバーの情報を見て、「うちのお客様にも、提案をしてみてはどうか」と横展開のアイデアが浮かび、営業提案を行なって仕事を増やすことができます。また、店舗間で作業負荷を分散して効率よく大量の業務をこなすことも可能になります。全社をあげた改革を、効果的に進めることができるのです。

デジタル複合機「ApeosPort」でグループウエアを活用

MS管理室室長 北見裕二様

そこで導入を検討したのが、グループウエアでした。しかし、NCPサプライには二つの制約がありました。

まず、パートやアルバイトの人も大勢働いていて、PCを一人一台体制にするのが難しいということ。誰もがグループウエアを活用できるようにするには、PCを介さない仕組みが必要でした。

次に、作業のベースが「紙」であること。現場では、営業から技術者へ、技術者から管理者へと、注文書を基に作業が進行していきます。追加の作業指示などが発生した場合、そこに手書きで記入して次工程に回すことから、紙は外せない要素なのです。また、ISOシリーズやプライバシーマークの規定に沿って、書類を長期保管しているのですが、ファイリングや検索に手間がかかっていました。つまり、紙文書も含めた情報共有を行なえることも重要なポイントだったのです。

そこで、マイクロソフト株式会社が提供するグループウエア「GroupBoard Workspace 2007」と、デジタル複合機ApeosPortを連携させたシステムを導入することにしました。

営業日報や、注文書のデジタル化が一気に進展

IT管理室 森由英様

導入の背景には、2006年からWindows® 2003をベースに整備したイントラネットの環境にGroupBoardが適していたことが挙げられます。また、そのようなGroupBoardに連携できる複合機だったことが、ApeosPortの魅力でもありました。

ApeosPortなら、GroupBoardに登録されている文書を操作パネルに表示させ、タッチ操作で選択し、出力できます。自分専用のPCを持っていない人でも、申請書など、あらかじめ登録されている文書を必要に応じて出力できるのです。
また、GroupBoardの「回覧板」や「共有ドキュメント」のフォルダに、紙文書をスキャンして登録することも、ApeosPortの操作パネルをタッチしていくだけでできます。

たとえば、「岡山支店の注文書」、あるいは、「○○さんの作業日報」といったフォルダに、各支店からその日のうちに登録することが可能です。パソコンを使わず、まさにコピーをとる手軽な感覚で、グループウエアを活用できるようになったのです。

情報共有をきっかけに、社内ワークフローも刷新。

岡山支店支店長 藤井浩志様

「PCは使えないけれど、ApeosPortなら使える」という社内の声に応えて、社員全員参加の情報共有環境を創り出すことができました。

今後、各店舗へのApeosPort導入が完了し、現場からの伝票が日々登録されるようになると、顧客からの問い合わせに、迅速に対応できるばかりでなく、本社では、前日までの各店舗の作業日報をチェックすることで、いままでにない営業戦略の立案が実現するはずです。また、会社案内や販促用チラシなどを GroupBoardに登録しておくことで、店舗がオンデマンドで出力することも可能になるでしょう。

ファクス受信とGroupBoard連携で、新規事業における業務処理の効率化を

IT管理室室長 石原光弘様

さらに今後は、インターネットを窓口として展開する新たなサービスに、ファクス受信機能を活用することを考えています。

NCPサプライは、2007年11月、「鬼っこ.net」をスタートさせました。これは、これまで取引のなかった企業やコンシューマーにまでターゲットを広げて、各種コピーやデータ出力のほか、プリンターや消耗品の販売、ドメイン取得やメール管理などのITサービスも、インターネットで受け付けるサービスです。

多数のお客様からの小口の注文に備えて、バックヤードの対応をいかに効率化・システム化するかがポイントになりますが、「GroupBoard + ApeosPort」のシステムを活用すれば、たとえば、ファクスで受け付けた注文書を紙に出力しないで、そのままGroupBoardに登録し、作業の流れにのせるといったことも可能になるはずです。

今後、こうして当社で実践した「GroupBoard + ApeosPort」のソリューションは、グループ企業あるいは社外にも拡販していく計画です。ただ業務を効率化するだけではありません。まさに新しいビジネスチャンスの芽も生まれているのです。

カンパニープロフィール

岡山市に本社を置く複写製本会社。各種コピーやデータ出力などのほか、ITサービスも提供しています。さらに2007年11月から「鬼っこ.net」をスタート。インターネットからの注文も受け付け、業務および対象顧客を拡大しています。

株式会社NCPサプライ
鬼っこ.net
会社名 株式会社 NCPサプライ
創業 1978年9月1日(株式会社エヌ・シー・ピーとして)
設立 2002年8月1日(株式会社エヌ・シー・ピーから分離設立)
本社 岡山県岡山市島田本町2丁目5番35号
資本金 5,000万円
売上高 8億162万円(2007年7月期)
総人数 65人
URL http://www.ncp-supply.co.jp/ [外部サイト]

ソリューション内容

グループウエアの使い方を広げたApeosPort連携

NCPサプライ様では、グループウエアの導入検討と並行して、ApeosPortで活用の幅を広げる提案を行ない、GroupBoardとApeosPortをワンセットのソリューションとしてお勧めしました。現在も、この連携システム が持つ機能をできるだけ活用できるよう、営業日報の文書管理を効率よく運用していくための工夫などについて提案を継続しています。

GroupBoardの良さには、マイクロソフト社が日本の企業向けに開発したグループウエアであり、比較的小規模な企業における情報共有にも適していることが挙げられます。また、Microsoft® Office製品などとの連携が容易なうえ、Windows® SharePoint Servicesのライセンスを取得している企業は無償で追加して利用できるため、導入しやすいことも特長です。
そして、このGroupBoardと連携している複合機は、ApeosPortだけなのです。

ApeosPortのスキャンやファクスを使って、紙の情報をスムーズに取り込めるようになると、情報系のツールであるGroupBoardが、基幹業務の一部を担う存在へと進化していきます。グループウエアとしての使い方が広がり、業務プロセスを改善するための道具にもなるのです。

NCPサプライ様では、情報共有を進めるためにグループウエアを導入し、そこにApeosPortをプラスすることで、運用に広がりを持たせることに成功しました。
「GroupBoard +ApeosPort」を中核にしたソリューションは、複数の拠点を展開していたり、支店が遠隔地にあることで、社員間、あるいは本社と支店間の情報共有にもどかしさを感じている企業に、柔軟な解決策を提示できるのです。

(左)富士ゼロックス岡山株式会社 DS第1営業部 メジャーグループ メジャー1チーム担当主任 宗定 豊 (右) 富士ゼロックス岡山株式会社 システム営業部 SEグループ 里見 真梨子
(左)
富士ゼロックス岡山株式会社
DS第1営業部 メジャーグループ メジャー1チーム
担当主任
宗定 豊

(右)
富士ゼロックス岡山株式会社
システム営業部 SEグループ
里見 真梨子

関連ソリューション/商品

  • ApeosPortシリーズ

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