お客様導入事例 日美商事株式会社様

概要

経営課題:取引を継続するために必要だった、「情報セキュリティ」の強化

経営課題

各種電線や化学工業製品などを取り扱う日美商事株式会社様(以下敬称略)では、顧客である大手IT企業から「情報セキュリティ強化」や「環境効率向上」を求められ、早急に対策を実施しなければなりませんでした。取引を円滑に継続し、ビジネスを拡大するには、要求に対する的確な措置をとり、報告を行なうことが望まれたのです。しかし、システム整備に充てる人的、経済的なリソースは限られ、解決方法を模索していました。

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取り組み内容:セキュアなネットワーク環境をbeatで構築。ファクスの履歴も管理

取り組み内容

そこで、ネットワーク監視や問い合わせ対応までオールインワンで提供する、セキュア・ネットワーク・アウトソーシングサービスbeatを採用。東京本社と大阪支店間に安全性の高いインターネットVPN環境を構築しました。また、複合機ApeosPortとソフトウエアの連携により、ファクス送信時にログインしたユーザー別にそれぞれ専用にカスタマイズした宛先表を自動表示し、送信時の入力ミスを回避。また、「いつ」「どこに」「誰が」「どんな」文書を送ったのか履歴を管理することで、誤送信の抑止に役立てました。

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将来展望:アウトソーシングの活用で、セキュリティと環境配慮を追求

将来展望

そこで、ネットワーク監視や問い合わせ対応までオールインワンで提供する、セキュア・ネットワーク・アウトソーシングサービスbeatを採用。東京本社と大阪支店間に安全性の高いインターネットVPN環境を構築しました。また、複合機ApeosPortとソフトウエアの連携により、ファクス送信時にログインしたユーザー別にそれぞれ専用にカスタマイズした宛先表を自動表示し、送信時の入力ミスを回避。また、「いつ」「どこに」「誰が」「どんな」文書を送ったのか履歴を管理することで、誤送信の抑止に役立てました。

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サービス概要:beatソリューション&ファクス誤送信抑止ソリューション

beatの導入により、情報漏えいや不正アクセス、ウイルスに対抗するとともに、強固なセキュリティで快適なネットワーク環境を構築。迷惑メールによる業務効率低下やフィッシングなどのセキュリティリスクを低減しました。また、ソフトウエア「F歴 for ApeosPort」の履歴管理機能などによって、ファクスの誤送信抑止にも貢献しました。

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事例詳細

地方自治体の厳しい財政状況下で、サービスを維持するために迫られた、行政運営の効率化。

取締役社長 田坂能彦 様

当社は、光ファイバーやLANなどの通信ケーブルのほか、コンパウンドや塗料加工品などの化成品まで扱う専門商社です。
高騰していた原材料価格が、昨今の景気の低迷で大幅に下落するなど、当社を取り巻く環境は、これまで経験したことがないような、先が見えない状況を迎えています。

そのような中、日本版SOX法の施行にともない、当社にとっての最大の顧客である大手IT企業から、「情報セキュリティ」や「環境効率」について、自社の取引先に対しても取り組みの強化を求められたのです。
たとえばセキュリティについては、毎年説明会が開催されるほか、取引先の中から数社が選ばれ監査を受けること、また、環境についても毎年の成果の報告が義務づけられるなど、その要請はとても厳しいものでした。

もともとセキュリティの強化や環境保全は、商社として、あるいは企業として重要な課題でしたが、加えて取引を円滑に継続し、ビジネスを拡大するためには、これらの要請に対し充分な対策を講じなければなりません。そこで当社も対応策を早急に検討することにしました。

ただし、中小企業のリソースは限られ、専任の担当者を配したり、教育を施す余裕はなかった。

とはいえ、限られた社員数の中で専任の担当者を置くことや、特に技術革新が速い情報セキュリティ分野において、専門的な教育を継続的に施していくことは困難です。

商社にとって大切なのは、顧客のニーズをとらえて、商品や情報をスピーディに提供すること。そこに社員の能力を集中させるためにも、人事業務、総務業務、情報システム業務などの専門業務領域の中で、プロの手を借りられる分野については、社外のリソースを効率よく活用することが重要だと考えていました。

ネットワークを“アウトソーシング化”。社員に負荷をかけずに、セキュアな通信環境を構築。

取締役 総務部長 兼 営業管理部長 岡 正道 様

今回、富士ゼロックスが提案するbeatを導入したのも、「ネットワークをアウトソーシング」するという考え方のサービスであることを評価した結果です。

beatの導入によって、まず、社内ネットワークのセキュリティを高めることができました。東京本社と大阪支店に設置したbeat-box [外部サイト]を接続することで、セキュリティ強固なインターネットVPN環境をローコストで構築することができました。現在、東京・大阪間では、月次の営業会議資料などの販売管理情報を相互に閲覧できる環境を整えています。

ネットワークが常に安定して稼働しているかをリモートで監視してくれるだけでなく、トラブルやメンテナンスに対応する窓口も用意されるなど、サポートまでオールインワンに備えている点が非常に助かります。そのおかげで、専任の担当者を置けない環境でも、安全性の高い通信を実現することができたのです。

ファクス送信時の入力ミスを排除するとともに履歴を管理するシステムの導入で、誤送信を抑止。

電機営業部 課長補佐 水橋 悟 様

当社では、工事先から直接注文が入ることもあって、注文書や見積書のやりとりにファクスを多用しています。注文を受けた後も条件や価格の変更に随時手書きで対応しており、現場ではまだまだ紙が使われている状況なのです。

そこで、ファクスの送信時も情報漏えいを起こさないように、複合機ApeosPortとソフトウエア「F歴 for ApeosPort」を組み合わせたシステムも導入しました。

ファクス送信時、操作パネル上でID番号を入力するとユーザー別にカスタマイズされた宛先表が表示されます。この中から送信先を選択することで宛先入力の手間をかけずに簡単にファクス送信ができるだけでなく、手入力のミスによる誤送信も抑止したのです。

しかも、「いつ」「どこに」「誰が」という情報に加えて、「どんな」文書を送ったのかまで送信履歴を管理できるようになったことで、万一、情報漏えいなどのトラブルが発生した際にも履歴をたどって迅速な対応が可能になりました。このように、ファクスの履歴を正確に管理できるようになったことは、セキュリティ対策の面ばかりでなく、取引内容を透明化するという意味でも大きなメリットを感じています。

紙の削減による環境への配慮も含め、電子による、さらに効率的な文書管理の実現へ。

産業資材部 課長 橋詰 洋一 様

税務上、取引の証拠として残さなければならない文書は、今のところ紙のままコンテナボックスに保管するなどして対処しています。今後は、 ApeosPortとDocuWorksの活用によって徐々に紙文書の電子化を進め、こうした保管のスペースやコストを削減するとともに、紙の使用量を抑制していく考えです。

それと同時に、PCで作成した文書を直接ファクスする「ダイレクトファクス」についても一層の活用を図り、環境への負荷軽減をさらに推進したいと思っています。

今回のサービスやシステムの導入によって、社員に負担をかけずに、顧客企業の要請に応えるための仕組みを整えることができました。

これからは商社として、よりフットワークを高め、スピーディな顧客対応ができるよう、beatによるセキュアなネットワーク環境を活かし、社外からオフィスのLANにアクセスして文書閲覧を行なうなど、拠点に縛られないスムーズな情報共有を図っていきたいと思います。

そのためにも富士ゼロックスには、引き続き“総合的な情報管理の専門家”として、アウトソーシングの提案も含め、業務内容を理解したうえでの文書管理の提案を希望しています。

カンパニープロフィール

光ファイバーケーブルやLANケーブルなど、情報通信関連の機器や部材をはじめ、コンパウンド、塗料などの化成品の販売まで手がける専門商社。長年にわたり古河電工の代理店をつとめるなど、多様化するニーズにきめ細やかに対応する姿勢で、広く信頼を集めています。

日美商事株式会社様ロゴ
会社名 日美商事株式会社
設立 昭和13年
本社 〒104-0031 東京都中央区京橋1-10-2 小西光澤堂本店ビル8F
資本金 2,000万円
URL http://www.nichibi-shoji.co.jp/ [外部サイト]

ソリューション内容

人的、経済的な負担を軽減する提案を通して、お客様が本来の業務に集中できる環境構築を支援。

今回、日美商事株式会社様では、セキュリティ強化および環境対応への具体的な施策を検討していたことから、セキュア・ネットワーク・アウトソーシングサービス beatと、複合機ApeosPortおよびソフトウエア F歴 for ApeosPortのシステムを提案しました。

beatの導入により、

  • 迷惑メールおよびアンチウイルスへの対策
  • 東京・大阪間のインターネットVPNの構築

を実現しました。富士ゼロックスが独自に開発した強力なファイアウォール技術をベースに、社内・社外におけるネットワーク環境のセキュリティを的確に高め、安全性の高い通信をサポートしています。

設置したbeat-boxについては、24時間・365日のリモート監視を実施するほか、ウイルス定義ファイルを自動で更新し、常に最新の状態に維持。トラブルやメンテナンスにも専用のコンタクトセンターが相談に応じるなど、お客様の負担を軽減しながら、信頼性の高いネットワーク環境を提供しています。

また、ApeosPortおよびF歴 for ApeosPortの導入により、

  • ログイン情報にもとづく宛先表の表示
  • イメージデータを含めた送信履歴の管理

を実現。容易な操作で、ファクスの誤送信を抑止しました。beatを介することで、大阪支店の送信履歴も東京本社で管理しています。

今後は、本来業務への集中をさらに促すためにも、簡易的なグループウエア機能など、beatが有する他の機能を紹介するとともに、富士ゼロックスがすべてのアウトソーシング業務の窓口となれるよう、総合的な文書管理の仕組みを含め、業務効率を高めるさまざまな活用方法を提案していきたいと考えています。

(右から)富士ゼロックス東京 ドキュメントソリューション営業本部 中央営業部 銀座第2営業所 佐藤 恵美 システム営業課 市原 崇志
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富士ゼロックス東京 ドキュメントソリューション営業本部 中央営業部 銀座第2営業所
佐藤 恵美

システム営業課
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