お客様導入事例 新日鉄エンジニアリング株式会社様

概要

経営課題:効率化とミスの撲滅を目指し、デジタルによる証跡収集を選択

経営課題

新日鉄エンジニアリング株式会社様(以下敬称略)は、分社以来の事業基盤整備を進める中で、J-SOXに対応するためのソリューションの検討を始めました。そして、現場で証跡をデジタル化でき、作業の効率化とミスの撲滅が図れる点を考慮して、Web統合情報管理システム「ArcSuite Office」と複合機を組み合わせたソリューションの導入を決定しました。

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取り組み内容:効率的に、すばやく正確な監査を実現

取り組み内容

今回のソリューション導入により、コピーで複製するなどの従来の監査方法に比べて、手間をかけずに、すばやく正確なJ-SOX監査を行なうことができるようになりました。さらに、省スペースやコスト削減なども実現できました。

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将来展望:他業務の文書管理システムとしても活用

将来展望

「ArcSuite Office」は、J-SOX対応の監査業務だけではなく、他業務の文書管理システムとしても活用しています。さらに、将来的には他の監査業務にも横展開したい意向です。

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サービス概要:複合機との連携により、一貫したデジタル処理を実現

「ArcSuite Office」と複合機を組み合わせたソリューションを提案。現場で証跡をデジタル化し一元管理することで、監査の全プロセスを一貫してデジタルデータで処理し、これにより、スピードや効率性、正確性の向上、さらには省スペースを実現します。

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事例詳細

事業基盤の整備として、効率化とミスの撲滅が急務

代表取締役副社長 営業本部長 マネジメントサポートセンター所長 経営企画、コンプライアンス統括、業務プロセス改革担当 小野原 一賀 様

2006年に新日鉄から分社した新日鉄エンジニアリングは、分社以来一部つぎはぎとなっていた業務を整流化するべく、事業基盤の整備を進めています。その1つとして見直しを図ったのが業務プロセスです。

従来の業務プロセスは、手作業と自動化されたプロセスが入り交じっており、その効率化が急務でした。人手による作業は、手間もかかるしミスも生じます。ミスが生じた場合、何が間違っていたのか、原因は何かを追究する必要があり、さらにロスが生まれます。

社員にはそうした非生産的な仕事ではなく、考えたり判断する業務にこそ時間を費やして欲しい。そこで、単純作業はできるだけシステムに任せて、自動化したいと考えていました。

 

入力時からデジタル化するトータルソリューション

コンプライアンス統括部 シニアマネジャー 稲田 憲道 様

J-SOXの業務開始に当たっては、当初は紙ベースでの対応を考えていました。しかし、2007年冬に参加した富士ゼロックスのセミナーで、Web統合情報管理システム「ArcSuite Office」を利用し、証跡の電子化によって、米SOX法に対応した先行事例を聞きました。その話は実体験に基づいた説得力のあるもので、より正確で効率的な対応が可能になるとの感触を得たことから、検討を始めました。

他社のシステムは、いずれも紙ベースで証跡を集めて監査し、監査結果をシステムに入力するという考え方でした。しかし、富士ゼロックスのソリューションは、証跡を現場でデジタル化して、以後の作業をすべてデジタルで行なうという考え方で、画期的なソリューションでした。また、今後の業務システム化拡大の可能性も考慮した上で、導入を決めました。

従来から富士ゼロックスの複合機を利用していたため、故障が少なく、仮に故障しても対応が早いということを知っていました。ですので、同社のシステムなら安心して利用できるという判断もありました。

 

スキャンするだけで証跡書類が「ArcSuite Office」の該当フォルダに格納

株式会社エス・アイ・エル技術部 システム開発チーム 中島 聖 様

当社は、情報の収集、加工、提供などを委託されており、常駐して業務に当たっています。

J-SOX監査では、まず14の部局で年間計数千件に及ぶプロジェクトの中から、監査に適用する証跡を合計約1600件、事務局でランダムに選定します。そして各部局に対し、対象となる証跡のリストと、各証跡の属性を付与したQRコードを配布します。

各部局の担当者は、該当する証跡書類とQRコードを複合機で一緒にスキャンします。すると、スキャンデータは自動的にPDF化され、QRコードに付与された属性情報と共に、「ArcSuite Office」の指定されたフォルダに格納されるため、即座に事務局で閲覧可能になります。また、各部局の複合機にはあらかじめスキャンする文書の送付先が設定されており、各部局の担当者は簡単な操作で証跡データを送付することができます。

 

ミスなく効率よく証跡の収集を実現

 

「ArcSuite Office」と複合機による電子化ソリューションによるメリットは、以下の5つです。

1.業務の迅速化

従来は社内便で証跡のコピーを送っていましたが、近くで半日、遠隔地では1日かかっていました。しかも、外部監査が始まってから急遽別な書類が必要となると、限られた時間の中で新たな書類を収集するのは困難でした。さらに、それが間違っていた場合には、さらに余分な時間がかかります。それが、電子化することにより、必要な書類がすぐに収集可能となり、迅速に対応することができるようになりました。

2.効率化

証跡のコピーをファイリングする手間がなくなりました。また、さまざまな項目での検索が可能になり、求める書類を即座にかつ簡単に探し出すことが可能になりました。

3.正確性

決裁印など証跡書類が必要要件を満たしているかどうかを確認する際、従来のコピーでは見づらく確認が困難でした。今は、スキャンの精度も高く、PDFは500%まで拡大できるので、確認が容易になり、正確な監査が可能になりました。

4.省スペース

5年間保存が定められている膨大な証跡書類の保管スペースが不要になりました。

5.コスト削減

膨大な量にのぼる各部局および外部監査用の証跡書類のコピーが不要になり、コピー代と紙代が削減できました。また、各部門から本社への送付コストも不要になりました。

 

会計監査を担う会計士にも好評

 

今回のソリューションは、会計士による会計監査でも効果を発揮しています。従来は、事務局ですべての証跡書類のコピーを取り、外部の会計士に提出していました。その手間は、2~3人が丸一日かかりきりになるほどでした。しかも、会計士はそれを持って帰る必要があるので、宅配便で送ったり、大きなスーツケースに書類を詰め込んで持って帰るなど、大変な作業が伴っていました。

現在は会計士のアカウントを作って、サーバにアクセスしてもらい、必要書類をダウンロードしてもらっています。ダウンロードしたデータをDVDなどに保管すれば大量の紙書類が不要になります。会計士にも監査しやすいと好評で、われわれの手間も大幅に削減でき、お互いに非常に楽になりました。

他業務の文書管理システムとしても利用、さらに監査の横展開も

 

現在ArcSuite Officeは、J-SOX監査だけでなく、他業務の文書管理システムとしても活用しています。アクセス管理や文書のバージョン管理、間違って上書きしたファイルの復元機能などが揃っているので、作業をする際にとても有効です。

このソリューションは、証憑収集に非常に有効なソリューションなので、他の証憑収集を伴う監査にも有効です。監査はJ-SOX対応だけではないので、他の監査業務にも横展開していきたいと考えています。

カンパニープロフィール

「社会に貢献し続ける必須の存在」を経営理念とし、製鉄プラントを始め、建築・鋼構造、環境ソリューション、海洋・エネルギーの4つの領域で、社会・都市・産業インフラの形成に貢献しています。

新日鉄エンジニアリング株式会社

会社名

新日鉄エンジニアリング株式会社

本社所在地: 東京都品川区大崎1-5-1 大崎センタービル
設立 2006(平成18)年7月1月
資本金

150億円(平成22年4月1日現在)

従業員

単独:1243名 連結:3470名

URL http://www.nsc-eng.co.jp/ [外部サイト]

ソリューション内容

複合機と連携することで、一貫したデジタル処理が可能に。大幅な効率化を実現します。

今回新日鉄エンジニアリング株式会社様に導入いただいたソリューションは、Web統合情報管理システム「ArcSuite Office」と、複合機を組み合わせてご提供する証跡管理システムです。

「ArcSuite Office」は、Webベースで文書を一括管理し、共同作業に欠かせないアクセス制御やワークフローも装備しています。今回のような証跡管理のためのしくみも持ち、確実で安全に証跡を管理することが可能です。

紙文書を電子化して保存する際に問題となる属性情報との連係も、QRコードを利用して、簡単に実現することができます。これにより、手間をかけずに属性情報と文書そのものを紐づけることができ、検索や活用が容易になります。

複合機との連携により、電子化も容易に実現。現場で入力することにより、統括部門の手間を省き、本来業務に専念することが可能になります。監査のように、短期間に膨大な事務作業が発生する業務の効率化には、非常に効果的との評価もいただいています。

 

富士ゼロックス株式会社 営業本部 製造営業事業部製造第一営業部 部長 井門 勝則 営業本部 製造営業事業部製造第一営業部 営業第1グループ アカウントゼネラルマネジャー 有田 徳昭
(右から)

富士ゼロックス株式会社
営業本部 製造営業事業部
製造第一営業部 部長
井門 勝則

営業本部 製造営業事業部
製造第一営業部 営業第1グループ
アカウントゼネラルマネジャー
有田 徳昭

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  • 注記:事例内容は取材時点の情報です。

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