お客様導入事例 岐阜県瑞穂市役所様

概要

DocuWorksとDocuHouseの導入により2年間で37万枚の用紙削減を実現

瑞穂市役所様では、増え続ける用紙の使用量を削減するため、DocuWorksの活用とDocuHouseでのプリント出力管理により2年間で約37万枚の用紙削減を実現しました。

 

マーク瑞穂市(岐阜県) [外部サイト] 49,435人 (2006年3月31日現在)
瑞穂市は、濃尾平野の北西、岐阜市と大垣市の間に位置しており、平成15年5月に岐阜県穂積町と同巣南町の合併により誕生しました。
市のシンボルは、瑞穂市の「M」と「稲穂」を、緑豊かな自然と若々しさの象徴であるグリーンを基調に図案化し、徐々に深い色へと円熟を増していく2本の 「稲穂」は、穂積町と巣南町の合併を意味し、「快適で住みよい、活力を生み出す創造都市」として活躍、発展する未来が描かれています。

 

導入前の課題と指標

ボタン1つで簡単プリント

瑞穂市役所様ではパソコンの普及やカラー機の導入などにより紙の使用量が増えたため、経費見直しとあわせ紙の削減を呼びかけていましたが、有効な対策が打てず使用量は年々右肩上がりで、近年は、ますます増える一方でした。そのような時、富士ゼロックス岐阜の担当営業から、両面プリント化することで紙の使用 量を減らす、という提案を受けました。現状は両面プリント率が3%弱と低く、両面プリント化を高めるだけでも使用量を低減させ経費削減も見込めることが分 かりました。

提案はDocuWorksの活用により、簡単に両面プリントが でき、最適な文書管理・文書共有ができるという内容でした。デモンストレーションにより、両面プリントのほかに業務に使えそうな機能もあり、またとても使 いやすく簡単に慣れることのできそうなソフトウエアだと実感しました。

DocuWorksは全庁ですでに180本ほど導入していましたが、使用方法が分 からず利用率は5%と低調でしたが、これを機に180本のバージョンアップと50本の新規購入の合計230本を導入し、紙の節約・経費削減に本格的に取り 組むことにしました。

導入後の効果

写真

DocuWorks講習会の様子

瑞穂市役所様では、まずDocuWorksの利用率を上げるために、富士ゼロックス岐阜の協力のもと、紙の節約・業務効率化につながる使い方を中心に市役所全部署に対して10回にわたるDocuWorksの勉強会を開催しました。

また、用紙節約の徹底を図るため、DocuHouse注1でプリント出力管理を 行ないました。誰がどの機械にどのようなドキュメントを何枚出力したのかをDocuHouseで管理・集計を行ないました。毎月の出力枚数が300枚以上 の人をピックアップし、その中で両面プリントしていない人には『両面プリントしなさい!』という警告メールを送るという管理方法を実行しました。この方法 は抑制力があり、非常に有効で、管理し始めたころは、毎月300枚以上プリントしている人が230人中50人ほどいて、そのうち両面プリントしていない人 が10人ほどいたため警告メールを送っていましたが、現在ではDocuWorksがほとんどの部署で利用されるようになり両面プリント率はほぼ100%に なっています。

DocuHouse

DocuHouseから自動集計されたデータで個人別の月間プリント状況を細かく管理

写真

2年間で37万枚の用紙を削減

写真

電子化で紙の少なくなった
会計課のオフィス

特に、土木課、財政課、会計課など、紙の使用量の多い部署では、もともと電子化ファイリングの取り組みをされていたこともあり、勉強会をきっかけにDocuWorksを利用した紙の削減から電子化ファイリング、電子文書共有を行なうようになりました。

注1 平成24年度より後継ソフトウエア「ApeosWare Management Suite」をお使いいただいています。

お客様の声

総務部 総務課 堤 秀晴 様

「アウトプットの部分だけを見た経費削減には限界がありますので、今後は書類の流れを認識し、業務に沿ってDocuWorksを利用することで、作業改善や業務効率化を図っていきたいと思います。

また、文書管理ソフトを立ち上げ、役所内の全文書を一括管理できる仕組みを作っていきたいと思います。」

事例・ソリューションに関するお問い合わせはこちら

お問い合わせ

公共向け その他の事例