お客様導入事例 税理士法人三部会計事務所様

概要

導入の経緯:重要情報の持ち出しに伴うセキュリティーリスクを解消したい

所長(経営統括)代表社員 三部 吉久 様

三部会計事務所様は、従来より富士ゼロックスのドキュメント&コンテンツ・マネジメント・ソフトウェア「DocuShare」を導入し、積極的に情報の共有・活用に取り組んできましたが、外部から所内システムに保管した情報へのアクセスについては、その一切を遮断していました。それは、顧問先企業の決算書や試算表など機密度の高い情報を扱う業務の性格上、情報セキュリティーに最大限の配慮をする必要があるからです。

しかし、所員が顧問先を訪問する際に、重要情報を紙で出力するかノートPCなどに保存して持ち出すことが少なくありませんでした。重要情報の持ち出しには、紛失や盗難による情報漏えいリスクが伴います。また、携行する書類は多くなり重くなってしまいます。そこで、外出先からも所内システム内の重要情報を安全に参照できる方法を検討。数あるサービスの中から、富士ゼロックスのクラウドサービス「Working Folder」を採用しました。

実は、三部会計事務所様ではインターネット上に文書を保存し、どこからでもアクセスできるようにするクラウドサービスを以前から検討していたものの、セキュリティー面の不安から実際の利用には踏み切れませんでした。その点「Working Folder」なら、データを暗号化してデータセンターに保管するため、情報漏えいリスクを軽減できます。このことによる安心感が、採用を決める要因の1つとなりました。

また、ちょうど既存ファイヤーウォール機器の更新時期を迎えており、その部分についても検討を進めていた三部会計事務所様。セキュアネットワークアウトソーシングサービス「beat/basic サービス」を導入し、「Working Folder」を連携することで、さらに安心・安全な環境を構築できること。そして、富士ゼロックスによる一元的な運用サポートを受けられることに、大きなメリットを感じたといいます。

導入の効果:「Working Folder」の導入で情報の持ち出しが不要に

総務部 薄井 真衣 様

総務部 伊藤 久美子 様

「Working Folder」の導入により、外出先から目的の文書データにアクセスして参照したり、自由にやり取りしたりできるようになりました。このことにより、外出時に重要情報を持ち出すことがなくなり、セキュリティーリスクを解消できただけではなく、所員の業務効率が大きく向上しました。「beat/basic サービス」のおかげで、外部から所内システムに保管した情報へのアクセスについても、セキュリティーを確保できています。

三部会計事務所様では、「Working Folder」を介して会社案内や料金表などを顧問先企業に見てもらうといった、営業活動における利用も進めています。このように、「顧問先に出向かなくてもできることがあるのではないか、そうなれば業務をどう変えられるか」という発想が所員のあいだに生まれたことも、「Working Folder」導入の大きな効果と考えています。

また、三部会計事務所様では、今回のシステム刷新に合わせて高い機動性を持つiPadを導入。「DocuWorks」形式で保存した文書を、iPadにインストールした「DocuWorks Viewer」で閲覧しています。すでに幅広い業務で活用していて、外出先から「Working Folder」に保存したデータにiPadでアクセスし、顧問先でファイルをダウンロードせずに閲覧しているほか、確認や承認が必要な文書を「Working Folder」にアップロードし、それを外出中の所員に iPad で閲覧してもらうといった、さまざまな使い方を実践しています。

将来は「Working Folder」を顧問先と共有して、業務のさらなる効率化を考えている三部会計事務所様。例えば、業務の一部である記帳代行は、顧問先に領収書などをスキャンして「Working Folder」に入れてもらえば、受け取りの手間が省けます。また、顧問先から会計データを受け取り、それに基づいて作成した経営資料を見てもらうというやり取りを、「Working Folder」を通じて行うこともできます。このように、従来の作業にかかっていた時間の削減による、対応のスピードアップや、顧問サービスの付加価値向上を期待しています。

三部会計事務所 beat+Working Folder 活用シーン

カンパニープロフィール

8 グループ 56 名の従業員を抱え、会計、税務、人事労務から相続や資産設計など、さまざまな分野で企業の健全な発展をサポートしている三部会計事務所様。「中小企業の知恵袋」として、専門性を備えたスタッフが経営者の視点に立った、付加価値の高いサービスを提供しています。

税理士法人三部会計事務所
名称 税理士法人三部会計事務所
所在地 福島県郡山市緑町16-1
URL http://www.sanbe.co.jp/ [外部サイト]
お客様コメント
顧問先の情報の漏えいは会計事務所にとって致命的な問題です。そのため、従来から外部のアクセスを遮断するなどのセキュリティー対策を講じていました。しかし外出先などからアクセスして情報を見たいというニーズには応えられないことに不便さを感じていました。クラウド上に文書を置いてどこからでも見られるというサービスはいろいろありますが、どうしてもセキュリティーへの懸念から導入に踏み切れませんでした。今回、「beat/basic サービス」と「Working Folder」をトータルで導入するという提案を受け、安心してクラウドサービスを導入できたと思います。セキュリティーや「DocuShare」との連携を含めて、富士ゼロックスに一元的に管理してもらえるという点で安心できると感じました。
富士ゼロックス福島株式会社 営業統括部 中央支店 システム営業課 菅野秀明
営業コメント
三部会計事務所様は、日々IT活用についてご相談くださるなど、常に業務改善を目指しておられるお客様です。富士ゼロックス福島は、以前ご採用いただいた既存システムの有効活用とさらなる拡張を中心に、IT事例紹介および改善案を継続的にご提案しておりました。今回の「Working Folder+beat」が、お客様のさらなる業務改善の手助けとなったのであれば幸いです。

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  • <p>注記:事例内容は取材時点の情報です。</p>

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