お客様導入事例 さわやか信用金庫 様

事例概要

経営課題:書類保管や管理コスト、情報の利活用に課題

地域に密着し、中小企業や地域住民を金融面からとことん支えることを基本理念としているさわやか信用金庫様は、現在、『新三位一体改革』として「仕組みの変革」の中で業務効率化などにも取り組んでいます。これまで紙ベースで行ってきた業務において、書類の保管や管理コスト、情報が効率的に利活用できないという課題が顕在化し、業務効率化を阻む要因となっていました。

取り組み内容:「送達・点検システム」導入により、融資審査リードタイム短縮などを実現

ペーパレス化による業務効率化を実現するため、複数メーカーのスキャナー/複合機に対応し、紙に近い操作感の高品質インターフェースを持つ、富士ゼロックスの「送達・点検システム」を導入。融資審査時の決算書など、日々発生する紙文書情報の電子化に着手し、店舗と審査部間の決算書送達の工数・コストの削減とリードタイム短縮を実現しました。

将来展望:全店展開・適用業務拡大により情報の利活用を促進。RPA導入も視野に

現在、各店舗への導入を進めている段階で、まずは対象全店への展開を最優先で実施します。並行して適用業務を拡大し、情報のモビリティや利活用を促進。より多くのメリットを享受できる環境構築を目指します。加えて、RPA導入による定型業務の自動化などにより、さらなる業務効率化を図ります。

サービス概要:既存スキャナー/複合機を利用して効率良くペーパレス化を推進する「送達・点検システム」

営業店舗の多様な紙文書を簡便な操作で電子化し、関連部署との文書授受が可能になる「送達・点検システム」をご提案。決算書等の書類送達に適用し、効率良くペーパレス化を推進することで、さわやか信用金庫様の業務効率化に貢献することができました。複数メーカーのスキャナー/複合機に対応し、金融機関様にも導入しやすいソリューションです。

経営課題

「新三位一体改革」により持続可能なビジネスモデルの実現を目指す

東京、横浜、川崎を営業地区とする当金庫は、地域に密着して日本経済の基盤を成す中小企業並びに地域住民をとことん金融面で支える金融機関であることを基本理念としています。現在、『新三位一体改革』として「意識改革」、「新戦略の実施」および「仕組みの変革」の3本柱を主要な施策として取り組んでいます。営業面と事務面の改革を同時並行的に実施することで、「持続可能なビジネスモデル」の実現に向かって日々努力を重ねています。

業務効率化の面では、「電子稟議システム」や「窓口業務支援システム」などお客様視点の施策を重視。スピーディーな業務の遂行やお客様の事務負担の軽減によって、ローコストオペレーションの実現とお客様の満足度向上を目指しています。

紙ベースの業務による情報管理・利活用が課題に

信用金庫業務、中でも融資審査業務では日々膨大な書類を取り扱っており、それが各営業店および本部にストックされている状況です。そのような紙のままで処理されストックされている情報をどのように管理し、どう利活用するかが大きな課題となりつつあります。例えば書類の量という視点で見ると、全店の稟議ファイルの量は合計で何千箱にも上ります。書類保管には外部倉庫も利用しており、保管コストがかかるばかりでなく、過去の書類を探すにも相当の時間が必要になります。さらに、各所に分散されて保管されているために、情報の有効活用もなかなか進みません。

それらの課題解決策の1つが、現在導入を進めつつある電子稟議システムであり、その土台となるのが今回導入した「送達・点検システム」です。これらのシステムによって融資情報を一元化することで、情報の検索や取り出し、また融資状況の把握などの迅速化、省力化ができるようになります。さらに書類の保管場所の大幅な削減も見込めます。少ないスペースに情報を蓄積し、情報とその管理を最適化することで、使いたい情報に容易にアクセスし、アウトプットにつなげていくことができます。

このように紙による管理で必要になっていた多くの事務作業工数が、電子稟議システムおよび送達・点検システム導入により削減でき、削減分の工数をお客様に対する課題解決型営業に費やすことができるようになると見込んでいます。

常務理事  島田 和男 様 常務理事
島田 和男 様

取り組み内容

優れた操作インターフェースや複数メーカーのスキャナー/複合機対応、システム連携が採択の決め手

富士ゼロックスのペーパレスソリューションに着目したのは、2017年10月に開催されたFIT(金融国際情報技術展)2017で同社が紹介していた、他の金融機関様の事例がきっかけです。一般的に文書電子化に際しては、新たに専用スキャナーなどを準備する必要があり、相当の投資が必要になりますが、送達・点検システムは、既存の複合機を使って文書スキャンができる点が魅力的でした。また、スキャンに使用できるスキャナー/複合機のメーカーが不問である点は、複数メーカーを導入している場合が多い金融機関にとっては強いアドバンテージです。

以前から社内イントラで利用しているグループウェアのバックエンドで、富士ゼロックスの文書管理システムを使用していました。今回、両社が導入後の状態を見据えて、システム上でもマネジメント上でもしっかりと連携した形でご提案いただき、他システム連携の必要性の多い金融機関としては、非常に安心できるものでした。他社ソリューションも比較検討しましたが、最終的に決め手となったのは、今回のソリューションにも組み込まれているドキュメントハンドリングソフトウエア「DocuWorks」の操作インターフェースの質の高さです。「紙」から「電子データ」に変わって、PC画面上で処理することに強い抵抗感を感じることもあります。その点DocuWorksは、紙で処理したり、机の上で行っている作業に近い感覚で処理したりできるインターフェースですので、現場の抵抗感も少ないと判断しました。

リードタイム短縮によるサービス品質向上など、さまざまな効果を実感

2018年11月末に、環境や運用面の準備などの条件が整った店舗から順次導入を開始しました。融資審査における決算書の電子化業務を対象に、現在導入予定店舗55店のうち1/4強まで導入が進んでいます。現在まで大きな問題は発生していませんが、さまざまなメーカーの複合機をそのまま使用するために、スキャンの時の操作方法がバラバラだという課題があります。機種ごとに手順書を作成するのも工数的に難しいため、スキャン時の専用ショートカットボタンを作成することでスムーズに導入が進むよう対策をしています。

従来の審査業務では、お預かりした決算書をコピーおよびファイルして配送(定期便または至急時は持ち込み)していました。導入済み店舗では、専用の表紙やセパレーター用紙を添付して複合機からスキャンするだけで本部に送達できるようになり、稟議ファイルとして保管していた書類を削減できました。また、書類配送がなくなったことで、配送時の手間やコスト、そして紛失リスクがゼロになります。さらに、書類受け渡し時の「授受管理」もシステムが自動的に実施するため、簡便かつ確実に情報授受が行われるようになりました。そして何より、従来決算書の審査部への配送にほぼ1日要していたものが、導入後はほぼリアルタイムで審査部に到着します。これにより、融資審査にかかるリードタイムが短縮し、それがお客様へのサービス品質向上につながっています。

システムセンター システム課 企画役 大井 博史 様 システムセンター
システム課
企画役
大井 博史 様
審査部 審査企画課 調査役 樋口 則仁 様 審査部
審査企画課
調査役
樋口 則仁 様

将来展望

文書管理保管の合理化や情報のモビリティ向上も期待

今後さらに多くの店舗への導入が進むにつれて、書類保管スペース削減による外部倉庫利用コストの削減や、法令等に基づいた文書保管および破棄管理の厳格化、効率化などの成果も期待されます。また、現在でも徐々に電子化対象の文書や業務を広げつつありますが、さまざまな情報を電子化することで、従来のセキュリティ上では困難だった外部からのデータ閲覧も容易になります。例えば訪問先でさまざまな情報をお客様と共有しながらお話を進めるなど、電子化のメリットをさらに生かせる可能性が出てきます。

文書電子化後の情報の利活用、そしてRPAによってさらなる生産性向上を目指す

今後の直近の目標としては、まずは全店導入を完了することです。次に決算書や融資以外の書類や業務にも電子化の適用範囲を広げ、「業務効率化」を推進したいと考えています。「文書電子化」の範疇からさらに一歩進めて、電子化した後の「文書管理」および「情報の利活用」の部分を拡充することで、当金庫の職員全員がメリットを享受できるような環境を構築することがペーパレス化のゴールだと考えています。

次のステップとして、RPAの導入によって定型業務の自動化、効率化を図り、さらなる生産性向上を目指します。定型業務のフロー見直しを行うことで属人的な作業を大幅に削減し、業務のスピードアップを図ります。RPA導入に関しては富士ゼロックスの得意分野の1つと認識していますので、その知見と的確なサポートによってスムーズに導入から実践へとつなげていきたいと考えています。

システムセンター システム課 課長 三宅 秀親 様 システムセンター
システム課
課長
三宅 秀親 様

サービス概要

金融機関様のペーパレス化をスムーズに進め、様々な業務の効率化を実現する「送達・点検システム」

今回さわやか信用金庫様にご導入いただいた「送達・点検システム」は、営業店舗で発生する様々な紙文書を電子化し、関連部署との文書授受、進捗状況の可視化を可能にする、電子送達の共通基盤となるソリューションです。
業務を問わず専用の表紙やセパレーター用紙を重ねてスキャンするだけで目的に沿って文書を分類し、簡単かつ確実に相手先部署へ文書を送達。紙輸送のために発生していたタイムラグもなくなり、お客様へのサービス向上にも貢献できます。また「送達・点検システム」で確認・承認された文書は、業務ごとに複数の業務システム(財務分析システム、文書管理システムなど)に自動連携されるため、その後の文書の利活用にも繋げることができます。
神経を使う授受管理はシステムが自動的に行い、進捗状況も関係者間で可視化・共有されますので、情報共有が進み業務全体の効率化が実現できます。

スキャン用のデバイスは当社以外のスキャナー/複合機にも対応しており、特にメーカーが混在するケースが多い金融機関様でも、機器の追加・入替なくペーパレス化に取り組んでいただけるのも大きな特長です。また、スペースの有効活用が課題となる店舗様でも、無理なくペーパレス化を進めることができます。多くの書類を取り扱われる金融機関様などが当ソリューションを活用いただくことで、効率良くペーパレス化を進めることが可能になります。

富士ゼロックスでは、ペーパレス化の次のステップとして業務の自動化を見据え、OCRやRPAを活用したソリューションの導入も推進しています。
今後、ドキュメントソリューション企業として富士ゼロックスがこれまで培ってきた「文書管理」のノウハウを生かし、集約された情報の価値向上と利活用を促進することで、さわやか信用金庫様のさらなる業務効率化に貢献してまいります。

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(左から)
富士ゼロックス株式会社
システムエンジニアリング部
金融・公共ソリューショングループ
中野 靖弘

中央営業事業部
  第一営業統括
第五営業部
鈴木 敦久

ソリューション&サービス営業部
ソリューション第二営業部
中間 義人

システムエンジニアリング部
  金融・公共ソリューショングループ
高橋 力也

アドバンスドインダストリアルサービス事業本部
  インプリメンテーション統括グループ
吉岡 拓哉
  • 注記 事例の内容は2019年6月時点の情報です。

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