お客様導入事例 品川区役所様

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概要

業務課題:スピード化のため電子決裁をシステム化するも煩雑になった面も

意思決定のスピードを上げるため電子化を進めていた品川区役所では、2003年より文書管理システム(電子決裁システム)を導入。しかしそのシステムに添付する文書ファイルがWord、Excel、PowerPointなど様々な形式で作成されていることから、処理が煩雑になるという側面がありました。

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取り組み内容:富士ゼロックスの複合機と「出前研修」で利便性を実感

富士ゼロックスの新しい複合機を全庁に導入したこと、情報推進課が実務に則した「出前研修」を展開したことで、DocuWorksの活用が大きく進みました。これにより事務仕事に追われるワークスタイルから、よりよい行政サービスを追求する姿へと変わる職場が増えています。

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将来展望:会議もペーパーレス化を進め、新たな形へ

多くの職場でDocuWorksの活用が進んできた品川区では、会議の資料を電子化しようと試みています。ペーパーレス化が進むと同時に、資料作成の労力や無駄が大幅に削減できると見られます。

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サービス概要:ポータルサイトでより効果的な活用へ情報提供を

DocuWorksでの業務効率化をさらにサポートすべく、富士ゼロックスは品川区向けのポータルサイトを開設します。情報推進課による「出前研修」のように、実務での活用法をご紹介するなど、有用な情報をご提供していく考えです。

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事例詳細

スピード化のため電子決裁をシステム化するも煩雑になった面も

企画部 情報推進課
情報推進担当主査
澤 龍様

品川区(品川区役所)では意思決定のスピードを上げるため、仕組みの電子化を進め、2003年より文書管理システム(電子決裁システム)を導入しました。しかしそのシステムに添付する決裁文書はWord、Excel、PowerPoint など様々な形式で作成されることから、それぞれ異なる形式のファイルとして扱う必要が生じました。その結果、決裁を行うマネージャーたちは、年間で万単位にもなるファイルをひとつひとつ開いて確認しなければならなくなったのです。

また区立の小中学校といった現場では今もなお紙の文化が根強く、例えば区役所などから送られた文書を校長に提出する際、間に立つ職員がそれを印刷することになります。10種類を超える添付文書が圧縮フォルダに入って届くことも少なくないですが、それらのファイルをひとつひとつ開いて印刷しなければならないのです。その中に回答が必要な文書が入っている場合も、すべて開いてみないことには判別できないというのも非効率でした。

決裁システムやメールに何種類ものファイルを添付する運用では添付漏れなどのミスも発生します。紙文書、Accessレポートなど、そもそもメールに添付できないものはどうするのか、という問題もあります。

このように業務を煩雑にする諸問題から、「むしろ紙文書を扱う方が手っ取り早いのでは」といった不満が噴出する恐れがありました。そこで紙の文書と同じように編集できるDocuWorksが導入されることになりました。

別形式のファイルを束ねたり、紙のように付箋や目印を付けたり

例えばDocuWorksの「バインダー」を活用すれば、WordやExcelの文書も、紙をスキャンしてPDF形式にした文書も、JPEGなどのイメージも、またAccessで作成したレポートも、ひとまとめにして送ることができます。これだけで多様な業務が効率化できます。

Docuworksの文書は、DocuWorks Viewerで閲覧します。そこには紙文書のように、読むべきページに付箋を貼り付けたり、強調したい箇所にマーカーを引いたり、「回覧」などの判を押したりと自由に編集できるツールがそろっています。

(図)別形式のファイルを束ねたり、紙のように付箋や目印を付けたりが可能

新型複合機とDocuWorksの連携で「人海戦術」のお便りづくりから解放

また「電子の机」と呼べるものが、DocuWorks文書を並べ、束ねたりバラしたりという作業ができるDocuWorks Deskです。例えばWordやExcel、PowerPoint、PDFといった形式のファイルを、ひとつの冊子にまとめるとします。DocuWorksがなければそれぞれのファイルを印刷し、その印刷物を並べて人の手で束ねて綴じるため多くのリソースが必要になります。

実際に品川区の施設でもそうでした。約200人の園児が通う品川区独自の幼保一体施設「二葉すこやか園」では、月に一度、各家庭向けにお便りを発行しています。以前ならWord文書やExcel文書をそれぞれ印刷してから、束ねて綴じていました。約200部を束ねて綴じる作業は多大なマンパワーを要するもので、7~8人ほどの職員が30分くらいかけて行っていたのです。

それが現在、品川区ではDocuWorksを導入しているため、DocuWorks Deskで文書を束ねることができます。さらに2014年からは全庁(区役所や学校、幼稚園など全機関)で富士ゼロックスの高性能複合機を導入しており、お便りづくりが飛躍的に効率化できました。

【従来】

(図)人海戦術で束ねる・綴じる作業が発生

【DocuWorksおよび高性能複合機導入後】

(図)一つのファイルにまとめてから一括して出力

新しい複合機には自動製本機能が備わっているため、DocuWorks Deskで束ねたDocuWorks文書(お便り)を印刷すれば、あとは一気通貫で完成するのです。もしA4とA3の文書が混在していても自動的に作業は進みます。約200部をパソコン上で束ねてから印刷・製本する段取りになり、従来7~8人で行っていた作業が不要になったのですから、その効率化は非常に大きいですね。

また印刷・製本を手作業で行っていた頃は、その途中で誤りが見つかったり変更が生じたりすれば、また一苦労でした。それがDocuWorks文書なら修正や差し替えも容易。ページ番号もワンクリックで反映できますから、その点でも手軽になったものだと実感します。

現場でのDocuWorks活用を後押しした「出前研修」

二葉すこやか園
品川区立二葉幼稚園
施設長・園長
山﨑 紀子様

ここ数年、品川区役所の内外でDocuWorksを活用する職場が大変多くなりました。その要因となったのが、情報推進課職員による「出前研修」です。幼稚園・保育園など、それぞれの現場に情報推進課職員が赴き、現場で実際に作成される行事のしおり、研修発表資料、卒園文集などのファイルを用いてDocuWorksによる効率化を説明するものです。具体例を示しながら2時間程度の説明会を行うことで、その職場での活用、そして効率化が大幅に進みます。

効率化により本来業務への注力とコミュニケーションの充実が可能に

教育委員会事務局指導課
教職員人事係長
鈴木 成春様

DocuWorksによる事務仕事の効率化がもたらす効果は二つ。本来業務に注力できることと、コミュニケーションの充実です。幼稚園や保育園の例で言えば、その職員たちの本来業務は子どもたちと接することです。DocuWorksを活用することで事務仕事に追われなくなったぶん、いまは効果的な教育について考える余裕が生まれました。個々で考える時間もさることながら、職員間のミーティング時間も確保しやすくなりました。これにより言えるのは、質の高い教育、質の高い行政サービスを提供することにつながるということです。

コミュニケーションの充実は、例えば区役所の職員が効率化により現場へと足を運べるようになり、そこで生まれる効果です。品川区役所の教育委員会事務局指導課 教職員人事係には現在9名の職員がおり、それぞれ担当の学校や幼稚園へと飛び回っています。思えばDocuWorksの活用が進む以前は事務仕事に費やす時間が多く、ほとんど現場に足を運ぶことができていなかったもので、隔世の感があります。

区役所の職員が現場に行ってコミュニケーションを取るメリットといえば、本音で話し合えることです。話し合うことで課題を顕在化させ、解決策を検討できること。これも効率化の恩恵といえます。

会議資料の電子化で無駄の削減が進む

情報推進課長
仁平 悟様

さまざまな形式の文書を束ねることができ、紙の文書と同じ感覚で付箋を貼ったりマーカーを引いたりもできるのがDocuWorksです。その活用が広がってきたところで、いま試みているのは会議のペーパーレス化です。

前項で幼稚園・保育園の例を挙げましたが、区役所で数十人規模の会議を行う際も紙資料の準備に多大なマンパワーを要します。これをDocuWorksで束ねてタブレット端末で閲覧できるようにすれば、ペーパーレス化が可能です。紙そのものの消費を削減できることはもちろん、会議直前の修正やデータ差し替えが容易になり、また修正に伴う刷り直し・綴じ直しといった無駄の削減にもつながります。前述の通り紙の感覚で加工できるため、会議中にデジタル資料へメモを書き込むことも可能です。DocuWorksを用いたペーパーレス化により、会議のあり方も変わるのではないかと期待しています。

他の自治体にも広がれば相乗効果が生まれる

現在、品川区では全庁のパソコンにDocuWorksを導入しており、契約ライセンス数は約4000に上ります。庁舎管理施設等の設計図でも、予算要求書でも、作成する側と添削する側の双方がDocuWorksを用いればお互いの仕事を効率化することができ、相乗効果が生まれます。そうした関係が、今後は他の自治体や各種団体にも広がるといいですね。

既に東京23区の情報部門からマネージャーが集まる「特別区電算主幹課長会」を通じ、活用が進んでいる区があることもわかっています。ぜひ多くの自治体でこのツールが活用され、効率化の相乗効果が生まれ、よりよい行政サービスが提供できるようになれば、と願っています。

プロフィール

古くから交通の拠点として栄えてきた品川。伝統が息づく暮らしと、都心の魅力が共存する街から「わ!しながわ」を合い言葉に、品川区役所では終わらない進化に向けた取り組みを続けています。

品川区ロゴ
名称 品川区役所
住所 〒140-8715 品川区広町2-1-36
URL

ソリューション内容

お客さま向け情報提供サイトでより効果的な活用を支援

DocuWorks約4000ライセンスを導入していただいている品川区様に向け、富士ゼロックスでは年間10回の操作研修を実施しています。各回20~40名様に参加していただき、積極的な活用を促進しているのですが、今後は前出の「出前研修」のように現場での使用に則した情報提供を展開したいと考えています。

その一環として、同区情報推進課にご協力いただきながら進めているのが、富士ゼロックスダイレクトの活用です。品川区ならではの有用な情報を各職員様向けに発信するポータルサイトとしてDocuWorksや複合機の活用法などをご紹介していく予定です。ドキュメント作成に役立つ最新ツール、素材のご提供も行います。

こうして品川区様のさまざまな職場で効果的なご活用が進むよう、ご支援とご提案を続けていきたいと考えています。

 

(左より)
富士ゼロックス株式会社
中央営業事業部 公共営業統括
公共第二営業部 首都圏営業グループ
S&S推進マネジャー
細川 浩

中央営業事業部 公共営業統括
公共第二営業部 首都圏営業グループ
グループ長
榎本 淳

 

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  • 事例の内容は2017年9月時点の情報です。

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