お客様導入事例 新光商事株式会社様

概要

経営課題:日本版SOX法の適用を前に、迫られる内部統制のための環境整備

経営課題

新光商事様(以下敬称略)では、金融商品取引法(通称:日本版SOX法)の施行にともない、「内部統制」の強化を目指して、膨大な記録やドキュメントの管理を実現する、業務プロセスと連携した効率的な文書管理の仕組みづくりが求められていました。

詳細を読む

取り組み内容:自社の実践事例に基づく富士ゼロックスのソリューションで内部統制を推進

取り組み内容

日本版SOX法に対応して、早くから内部統制の構築に取り組んでいた富士ゼロックスに解決策の提案を依頼。内部統制プロジェクト支援ソフトウエア Apeos PEMaster(アペオス ピーイーマスター)と文書管理・活用ソフトウエアArcSuite Office(アークスイートオフィス)、デジタル複合機ApeosPort(アペオスポート)を導入して内部統制の構築や業務の標準化を推進しました。

詳細を読む

将来展望:構築した仕組みを活かし、継続してコンプライアンスを徹底

将来展望

電子化および文書の一元管理を実現したことにより、日常の業務課題であった「顧客への問い合わせ対応」も迅速になりました。コンプライアンスの徹底に貢献する仕組みを構築したことで、今後も積極的に内部統制の強化に取り組んでいきます。

詳細を読む

サービス概要:内部統制強化支援サービス&ソリューション

Apeos PEMaster、ArcSuite Office、ApeosPortといったハードやソフトにとどまらず、専門スタッフの派遣や、紙文書の電子化業務の受託など、総合的な“サービス”も提供。トータルな視点で内部統制プロジェクトを支援しました。

詳細を読む

事例詳細

内部統制を進めるうえで課題となった「文書管理の仕組みづくり」。

金融商品取引法(通称:日本版SOX法)の適用を前に、現在、対象となる上場企業を中心に、多くの企業が「内部統制」を徹底するための体制構築を進めています。電子部品・機器の専門商社である、私たち新光商事でも、創業の精神である社是「信用を重んじ、勤勉・誠実・奉仕の精神に徹する」、「日常の仕事を通じ、新しい文化の創造に参画し、社会に貢献する」、「事業の限りない発展と、社員の豊かな生活を実現する」という基本理念のもと、内部統制の強化に取り組んでいます。

その中で課題になっていたのが、膨大な記録やドキュメントの管理でした。企業活動の透明性を示し、情報の開示や説明責任など、社会的責任を果たしていくためには、統制文書や評価調書のほか、見積書や発注書といった証憑類など、企業活動の証拠となる「文書」を記録として確実に保管しなければならないからです。そのためには、業務プロセスと連携した効率的な文書管理の仕組みづくりが必要でした。

日常業務においても、文書管理の効率化は従来からの課題。

総務部法務課 課長 松江桂四郎 様

また、内部統制への取り組み以前から文書管理の仕組みづくりは当社にとっての課題でした。というのも、当社では取扱い商品に関する顧客からの問い合わせに対し、仕入れ先から入手した仕様書やデータブックなどの情報を参照して対応しています。問い合わせが入るたび、目的の仕様書やデータブックをキャビネットから探し出し、回答が済んだかどうかを台帳で管理してきました。しかし、これには手間や時間がかかるうえ、回答の忘れや遅れが発生するリスクを抱えていたのです。

内部統制に早くから対応したノウハウに期待し、富士ゼロックスに依頼。

総務部法務課 課長 松江桂四郎 様

効率的な文書管理の仕組みづくりを模索して、内部統制に関するセミナーにもいくつか参加していました。しかし、多くが内部統制の実施基準などを説明するにとどまり、課題解決の糸口をつかめずにいたのです。

そのような状況にあった2006年のはじめ、富士ゼロックスが主催するイベントに参加しました。とても興味をひかれたのは、富士ゼロックスが日本版 SOX法に自ら対応し、その活動過程における課題や、作業内容、さらにシステムなどの構築内容などを紹介していたことです。それらの内容はどれも具体的で、当社にとって参考になるものばかりでした。

そこで、当社が抱えていた内部統制に関する解決策の提案を富士ゼロックスに依頼。内部統制プロジェクト支援ソフトウエアApeos PEMasterと文書管理・活用ソフトウエアArcSuite Office、さらにデジタル複合機ApeosPortを連携させたソリューションの提案を受け、採用することにしたのです。

ノウハウに基づくソリューションが、内部統制を的確に推進。

Apeos PEMasterとArcSuite Officeのシステムの導入によって、内部統制で必要とされる基本4文書(※1)をはじめ、関連文書の一元管理を実現できるようになりました。活動プロセスの可視化が図られたことで、内部統制の構築や業務の標準化を加速することができたのです。

また、システムの導入に合わせて、本社の複合機15台をすべてWebユーザーインターフェイスをもつApeosPortに入れ替えました。その目的は、Apeos PEMasterで作成した統制文書を、日々の業務で発生する証憑と関連付けて電子管理するためです。なお、当社には国内15支店をはじめ複数の拠点がありますが、評価フェーズ(※2)においては、監査の証跡についても電子管理することを目指して、それぞれの拠点にもApeosPortの導入を進めていく予定です。

(※1)「業務記述書」、「業務フロー図」、「リスクコントロールマトリックス」、「職務分離表」
(※2)評価支援はオプションです。

効率的な文書管理の仕組みの構築により、日常業務の質も向上。

効率的な文書管理を実現する仕組みが整ったことで、内部統制以外の課題であった「顧客への問い合わせ対応」についても、業務の質を向上することができました。具体的には、ArcSuite Officeの検索機能を活用し、定期的に未提出文書の検索を行なうことによって、回答の忘れや遅れが発生するリスクを低減したのです。

また、システムの構築にともない、既存の紙文書についても電子化を進めた結果、6段キャビネット23本分の保管スペースを削減することもできました。

継続的な取り組みを行なううえで、今後も富士ゼロックスの提案に期待。

総務部法務課 課長 松江桂四郎 様

当社は商社であり、ものを作っているわけではありません。だからこそ顧客はもちろん、幅広いステークホルダーから信頼されることが大切であると自覚しています。一方で、信用や信頼というものは一瞬で失われ、回復するために長い年月を要することは、昨今報じられる企業の不祥事の例をみても明らかです。

今回、Apeos PEMaster、ArcSuite Office、ApeosPortが連携したシステムの導入によって、コンプライアンスの徹底に貢献する仕組みを構築することができました。しかし、内部統制への取り組みは一過性のものではありません。社会への責任を果たし、さらにビジネスを発展させていけるよう、今後も積極的に内部統制の強化に取り組み、何よりも大切な「信用」を確保していきたいと思います。そのためにも、富士ゼロックスにこれからもさまざまな提案を期待しています。

カンパニープロフィール

家電、自動車、OA機器、産業機器、情報通信、ゲーム・娯楽など、幅広い分野にわたり、半導体や電子部品、電子機器類の提案販売をグローバルに展開するエレクトロニクスの専門商社です。輸出入のほか、半導体デバイスの設計・開発業務も行なっています。

新光商事株式会社様ロゴ
会社名 新光商事株式会社
本社所在地 東京都品川区大崎1-2-2
アートヴィレッジ大崎セントラルタワー13F
設立 1953(昭和28)年11月
資本金 95億193万円
従業員 628名 連結(2007年9月)
URL http://www.shinko-sj.co.jp/ [外部サイト]

ソリューション内容

システムに加え、人員派遣・アウトソーシングなどの総合的な“サービス”も提供。

Apeos PEMasterは、富士ゼロックスの内部統制プロジェクトで培ったノウハウを活かして開発された内部統制支援ソフトウエアです。ArcSuite Officeと連携することにより、内部統制で必要な基本4文書をはじめ、関連文書の一元管理を実現します。また、財務プロセスにかかわる活動・資源・知識・情報の俯瞰をクライアントPCから可能とすることで、各種資源や活動の全社での共有や有効利用を促します。

今回、富士ゼロックスでは、新光商事様でのプロジェクトの実施内容を踏まえてシステムを提案する中で、ハードやソフトといった商品にとどまらず、内部統制の推進に必要なさまざまなノウハウや資源を、“サービス”として提供しました。

まず、内部統制については、ノウハウを有したスタッフを派遣し、各担当者へのヒアリングに基づいて内部統制文書の作成を進めるなど、業務プロセスに合った仕組みづくりをサポートしています。

また、仕様書やデータブックなど、既存の膨大な紙文書の電子化については、「ドキュメント・アウトソーシング・サービス」が一括して受託し、お客様の業務効率の向上に寄与しています。

自らの経験を背景に、トータルな視点で内部統制プロジェクトを支援できること。それが富士ゼロックスの強みなのです。

(左)営業本部 東京支社サービス営業推部サービス&ソリューショングループ清水 芳充(右)営業本部 東京支社 城南支店システムメジャーグループ 今川智之
(左)営業本部 東京支社
サービス営業推部 サービス&ソリューショングループ 清水 芳充
(右)営業本部 東京支社 城南支店
システムメジャーグループ 今川智之

関連ソリューション/商品

ダウンロード

印刷用ファイルダウンロード

PDF

XDW

PDFをご覧になるためには、Adobe® Reader®が必要になります。

Adobe® Reader®ダウンロードページ

DocuWork文書(.xdw)をご覧になるためには、DocuWorks Viewer Lightが必要になります。

DocuWorks Viewer Lightダウンロードページ

事例・ソリューションに関するお問い合わせはこちら

お問い合わせ

流通・サービス業向け その他の事例